可視化技術(shù)在高校檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用

文/谷惠敏

傳統(tǒng)檔案管理在現(xiàn)有大數(shù)據(jù)沖擊之下，面臨深刻變革，新技術(shù)引進(jìn)就成為進(jìn)行高校檔案工作的主要著力點(diǎn)，可視化技術(shù)作為一種選項(xiàng)，由于其獨(dú)有的立體化信息呈現(xiàn)的特點(diǎn)，日益受到高校檔案管理者與使用者的青睞，故而對(duì)可視化技術(shù)在高校檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用進(jìn)行分析。

1 當(dāng)前的可視化技術(shù)與高校雙軌制檔案管理系統(tǒng)

1.1 何為可視化技術(shù)

所謂可視化指的是在人腦面臨大數(shù)據(jù)境況時(shí)將數(shù)據(jù)從一維向二維三維轉(zhuǎn)化，經(jīng)單純的紙面數(shù)據(jù)立體化，尤其是一部分復(fù)雜數(shù)據(jù)將其統(tǒng)一于一個(gè)人腦產(chǎn)生意識(shí)體當(dāng)中。將此類比于技術(shù)就是進(jìn)行個(gè)體信息整體整理，將個(gè)人存在于信息社會(huì)的大數(shù)據(jù)與個(gè)人相結(jié)合形成數(shù)字化的個(gè)人存在。此類型數(shù)據(jù)處理方式由美國(guó)最初開(kāi)始使用，剛開(kāi)始針對(duì)科學(xué)實(shí)驗(yàn)中大數(shù)據(jù)的處理，之后由科學(xué)實(shí)驗(yàn)逐步向深層次社會(huì)信息過(guò)渡，在社會(huì)信息處理中也嶄露頭角，隨著信息全球流動(dòng)其基本存在也由美國(guó)向世界傳播，漸進(jìn)式的影響世界信息處理與發(fā)展方向。對(duì)于我國(guó)而言處在新科技革命與社會(huì)轉(zhuǎn)型時(shí)期，信息量大，信息分類雜亂也開(kāi)始利用此類技術(shù)進(jìn)行必要的信息處理提升信息處理效力，完善信息處理方式。在可視化技術(shù)應(yīng)用中主要分為兩部分，首先是建模，將單個(gè)數(shù)據(jù)體幾何化，其次是渲染即通過(guò)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)將建模進(jìn)行數(shù)據(jù)性填充，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)整合。

1.2 可視化技術(shù)在相關(guān)領(lǐng)域的應(yīng)用

可視化技術(shù)在信息處理相關(guān)領(lǐng)域已經(jīng)有了一定應(yīng)用。首先，需要關(guān)注的是科學(xué)研究領(lǐng)域。此領(lǐng)域信息專業(yè)化程度高，同時(shí)信息數(shù)量龐雜，傳統(tǒng)的信息處理方式下，多依靠人力進(jìn)行技術(shù)統(tǒng)計(jì)或者以人力為中心進(jìn)行技術(shù)統(tǒng)計(jì)，但是跨學(xué)科研究的興起與大數(shù)據(jù)的興盛讓傳統(tǒng)信息處理方式捉襟見(jiàn)肘，由此可視化技術(shù)在學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域逐漸得到擴(kuò)展。其次，可視化技術(shù)在社會(huì)領(lǐng)域也有廣泛應(yīng)用，主要涉及領(lǐng)域：數(shù)據(jù)挖掘可視化、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)可視化、社交可視化、交通可視化、文本可視化、生物醫(yī)藥可視化等等。在這些領(lǐng)域之內(nèi)可視化技術(shù)將傳統(tǒng)單個(gè)數(shù)據(jù)整體化、立體化，數(shù)據(jù)處理更有效率。

1.3 高校紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌制管理的利與弊

現(xiàn)有高校檔案主要采取雙軌制的處理方案，即為作為高校儲(chǔ)存檔案分兩部分，一部分為實(shí)體檔案，主要是紙質(zhì)檔案形式而存在；另一部分則是電子檔案，主要以電子信息方式，儲(chǔ)存于數(shù)據(jù)庫(kù)中。雙軌制的檔案管理各有利弊。先就利而言，雙軌制檔案管理下，檔案信息雙重復(fù)制，彼此之間有效協(xié)調(diào)與制約，有效避免檔案丟失以及信息錯(cuò)漏。單軌制檔案管理于上世紀(jì)九十年代形成特有檔案權(quán)利尋租，在近幾年來(lái)集中爆發(fā)的檔案問(wèn)題很大一部分就是屬于檔案單軌制年代下，檔案管理手段粗略缺乏系統(tǒng)性管理與方案雙重印證，有一部分人員利用漏洞進(jìn)行檔案非法改動(dòng)。此部分在教育系統(tǒng)尤為普遍，問(wèn)題的集中爆發(fā)也成為時(shí)代癥結(jié)。由此在進(jìn)入信息時(shí)代后進(jìn)行雙軌制改革將紙質(zhì)檔案與電子檔案融為一體，互相驗(yàn)證。提升檔案準(zhǔn)確率，保護(hù)檔案完整性，傳統(tǒng)單軌制的檔案保存方式在多次傳遞后可能出現(xiàn)檔案丟失，對(duì)檔案所有人造成嚴(yán)重影響，但是雙軌制檔案可以有效適應(yīng)社會(huì)交往復(fù)雜化而且在此基礎(chǔ)上還可以實(shí)現(xiàn)檔案準(zhǔn)確化。雙軌制檔案管理方式也存在一定不足即檔案管理仍舊是以點(diǎn)為主，并未形成有效的檔案面，對(duì)于檔案系統(tǒng)而言僅有傳達(dá)作用，對(duì)于傳達(dá)過(guò)程中信息準(zhǔn)確化保證則不負(fù)有責(zé)任。綜上所述，需要可視化技術(shù)對(duì)現(xiàn)有的雙軌制檔案管理進(jìn)行改造，化點(diǎn)為面，以一維為三維，形成整體化的檔案管理模式。

2 可視化技術(shù)實(shí)現(xiàn)形式

2.1 技術(shù)融入現(xiàn)存檔案管理形式

在進(jìn)行可視化技術(shù)檔案管理方式操作時(shí)，在最初情況之下，就現(xiàn)有雙軌制系統(tǒng)而言，將可視化技術(shù)融入到信息接收、處理、儲(chǔ)存、應(yīng)用過(guò)程中。通過(guò)過(guò)程實(shí)現(xiàn)技術(shù)手段的應(yīng)用，在不同過(guò)程中都存在技術(shù)因子的具體滲透，在技術(shù)因子滲透過(guò)程中，收集獲取、分析處理、傳遞服務(wù)三者內(nèi)部融合可視化技術(shù)。技術(shù)手段成為系統(tǒng)運(yùn)行必要條件，在系統(tǒng)中發(fā)揮技術(shù)的作用。

2.2 技術(shù)作為有機(jī)體引導(dǎo)檔案管理形式改進(jìn)

實(shí)現(xiàn)的第二層次就是技術(shù)有意識(shí)的促進(jìn)系統(tǒng)改進(jìn)。在技術(shù)進(jìn)入系統(tǒng)之后系統(tǒng)進(jìn)行必要的組織化構(gòu)建，類似的組織化構(gòu)建是系統(tǒng)引導(dǎo)下的形式改進(jìn)。在使用技術(shù)過(guò)程中，傳統(tǒng)系統(tǒng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代技術(shù)，如雙軌檔案管理下，雙重檔案構(gòu)建中都是以個(gè)體為核心進(jìn)行扁平化檔案信息整理，在紙質(zhì)檔案中表現(xiàn)尤甚。而可視化技術(shù)進(jìn)入系統(tǒng)后，其引導(dǎo)系統(tǒng)從扁平化信息處理向立體化信息處理進(jìn)步。系統(tǒng)中原本線性的輸入輸出模式轉(zhuǎn)型立體化輸入輸出模式。通過(guò)輸入輸出模式的改進(jìn)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)優(yōu)化與適應(yīng)可視化技術(shù)。在信息搜集中，不僅要搜集個(gè)人本身信息還需要將其放入整體信息當(dāng)中實(shí)現(xiàn)信息發(fā)展與信息全聯(lián)系，讓個(gè)人信息整體進(jìn)入信息庫(kù)中。通過(guò)信息庫(kù)進(jìn)行信息分類與利用。實(shí)現(xiàn)信息庫(kù)下的信息整體建設(shè)，一方面減輕信息處理難度，另一方面也為紙質(zhì)檔案被代替做準(zhǔn)備。在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)中，對(duì)字段進(jìn)行有效選擇，選擇原則在于采取簡(jiǎn)單字段處理，以此提升程序編寫(xiě)效率，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤。

2.3 以技術(shù)為支點(diǎn)重塑檔案管理形式

在實(shí)現(xiàn)可視化技術(shù)引導(dǎo)檔案管理形式改進(jìn)后，需要的就是在可視化技術(shù)基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案管理形式的重塑。采用B/S架構(gòu)系統(tǒng)，首先需要進(jìn)行系統(tǒng)信息輸入構(gòu)建與內(nèi)部整理構(gòu)建，即一方面將信息系統(tǒng)化從建模中進(jìn)行單位個(gè)人信息充實(shí)，之后每個(gè)人信息再發(fā)展中不斷進(jìn)行填充完善。完善后將信息建立小型數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)化，而此類型數(shù)據(jù)庫(kù)不同于以往學(xué)校個(gè)體式數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)在可視化技術(shù)基礎(chǔ)上建立三維動(dòng)態(tài)整體數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)入檔案網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行有效分類與整理。分類與整理完成后，學(xué)校檔案系統(tǒng)可鏈接互聯(lián)網(wǎng)，就信息安全而言，每個(gè)人信息總用共通之處，何況檔案信息本身相互管理帶有很強(qiáng)的敏感性，牽一發(fā)而動(dòng)全身，反而更容易進(jìn)行信息安全工作，而且一份檔案可以作為有效個(gè)人行為與基本作為，由此避免了相互之間調(diào)檔存在的問(wèn)題。最后信息輸出采取整體性輸出而不是采取個(gè)別信息輸出。

3 基于可視化技術(shù)的高校檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)方法

3.1 整體技術(shù)實(shí)現(xiàn)法

整體技術(shù)實(shí)現(xiàn)是在系統(tǒng)中提供相配合的技術(shù)與可視化技術(shù)相互作用實(shí)現(xiàn)基本能力的進(jìn)步與發(fā)展。首先是進(jìn)行現(xiàn)有技術(shù)改良。在現(xiàn)有技術(shù)中對(duì)于信息化技術(shù)，如數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)以及現(xiàn)存數(shù)據(jù)庫(kù)等可以進(jìn)行必要的改良。有些學(xué)校本身就擁有后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)而這些數(shù)據(jù)庫(kù)需要進(jìn)行必要的完善設(shè)計(jì)，即高校檔案管理系統(tǒng)作為綜合性系統(tǒng)要有綜合性思維，在該系統(tǒng)設(shè)計(jì)中基礎(chǔ)在于B/S架構(gòu)系統(tǒng)和C/S架構(gòu)系統(tǒng)。系統(tǒng)設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)的主要方式則是Delphi和Myeclipse，并且選擇SQL Server來(lái)實(shí)現(xiàn)用戶信息的管理和學(xué)生學(xué)籍相關(guān)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與查閱。在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息整體化并以此為基礎(chǔ)進(jìn)行數(shù)據(jù)多樣化，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)完整化要求內(nèi)部包括學(xué)生基本信息、工作人員基本信息、班級(jí)信息、專業(yè)信息、課程信息、成績(jī)信息、學(xué)籍檔案信息等等。這些信息的存在就是技術(shù)輸入完善化的表征。以信息為主的技術(shù)輸入特征可以有效的實(shí)現(xiàn)基本存在的有效整合與整理，讓檔案信息完善化為可視化技術(shù)提供基本技術(shù)支撐。

3.2 相關(guān)技術(shù)在高校檔案中具體使用

在現(xiàn)有技術(shù)當(dāng)中，要實(shí)現(xiàn)可視化高校檔案管理系統(tǒng)，正如上文所述需要必要的技術(shù)依賴。B/S架構(gòu)則成為技術(shù)支撐的重中之重。在此構(gòu)架中主要包括管理者和使用者兩部分。其二者各自有不同的系統(tǒng)定位，就繳檔部門來(lái)說(shuō)其主要負(fù)責(zé)進(jìn)行系統(tǒng)信息傳輸，向系統(tǒng)內(nèi)傳輸信息，查閱資料并下載。作為管理者在系統(tǒng)中可以進(jìn)行信息查詢修改管理，尤其是作為管理員可以使用服務(wù)器（Microsoft SQL sever）進(jìn)行管理，完成內(nèi)部字典設(shè)置與系統(tǒng)管理。除此之外，在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中該系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)安裝于Windows NT平臺(tái)上服務(wù)器（Microsoft SQL sever），C/S架構(gòu)客戶端使用Delphi作為軟件開(kāi)發(fā)工具，可以在Windows平臺(tái)上使用。在數(shù)據(jù)庫(kù)中可以進(jìn)行表備份工作，但是其備份責(zé)任在于管理員。

對(duì)于系統(tǒng)構(gòu)架而言，亦可采用JAVE程序進(jìn)行信息搜集后的具體編程。具體操作上，用編程程序或者Eclipse、MyEclipse等程序進(jìn)行數(shù)據(jù)具體定義，通過(guò)調(diào)用類（這些類實(shí)現(xiàn)了Java API）中的方法來(lái)訪問(wèn)資源系統(tǒng)，并且將其中存在的檔案件進(jìn)行必要的二進(jìn)制編譯，并將其放置于class檔案文件中，通過(guò)程序模擬器進(jìn)行運(yùn)行、編譯、改建檔案文件。

4 小結(jié)

本文通過(guò)可視化技術(shù)在高校檔案工程中的運(yùn)用研究，認(rèn)為在設(shè)計(jì)中需要關(guān)注技術(shù)與檔案的相互關(guān)系，通過(guò)技術(shù)與檔案管理的相互協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)作為檔案管理系統(tǒng)骨架，檔案系統(tǒng)作為技術(shù)發(fā)揮平臺(tái)，提升管理人員素質(zhì)更要有效的提升檔案管理效率與安全性，建設(shè)高校檔案管理新局面。