石油企業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的存在問題及對策研究

李巖 海洋石油工程股份有限公司海洋工程技術(shù)服務(wù)分公司

石油化工本身就性質(zhì)就十分特殊，在具體運(yùn)營過程中會(huì)受到各項(xiàng)因素的影響，在實(shí)際生產(chǎn)過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種事故，這也更加突出了建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要性，因此，必要做好對建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作的分析。

1 分析建設(shè)檔案管理存在的問題

1.1 意識(shí)差，責(zé)任不明

建設(shè)基建過程中，存在重建設(shè)，輕管理現(xiàn)象。因?yàn)楣ぷ魅藛T對于項(xiàng)目建設(shè)管理重要性的認(rèn)識(shí)不足，沒有對職責(zé)進(jìn)行詳細(xì)劃分，施工人員的流動(dòng)性大，單位中的管理人員通常都是通過兼職的方式對相應(yīng)的工作進(jìn)行處理，無法及時(shí)對工程施工期間產(chǎn)生的各項(xiàng)文件歸檔。同時(shí)，因?yàn)閰⑴c工程建設(shè)的單位較多，每個(gè)單位在實(shí)際施工中都會(huì)形成工程檔案，無法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。

1.2 檔案處理與工程建設(shè)無法同步進(jìn)行

由于石油基建工程的規(guī)模較大，這就導(dǎo)致工程的建設(shè)中期較差，在漫長的工程建設(shè)過程中，經(jīng)常會(huì)與遇到各種問題。工程實(shí)際建設(shè)過程中，由于檔案管理人員對于基本建設(shè)程序的了解有限，而檔案管理人員又不懂得工程的基本建設(shè)程序，無法對工程的建設(shè)進(jìn)行合理指導(dǎo)，這將會(huì)導(dǎo)致工程建設(shè)中的施工圖紙、關(guān)鍵文件材料等各項(xiàng)變更，以上問題的存在，會(huì)導(dǎo)致檔案處理與工程建設(shè)無法同步進(jìn)行，導(dǎo)致工程檔案管理工作無法發(fā)揮出應(yīng)有的作用，進(jìn)而會(huì)引發(fā)工程質(zhì)量偏低、無法按期竣工等各項(xiàng)問題。

1.3 數(shù)字化水平偏低

受歷史遺留因素影響，我國石油基建項(xiàng)目檔案資料庫存中的數(shù)據(jù)量較大，同時(shí)，基礎(chǔ)項(xiàng)目建設(shè)期間會(huì)經(jīng)歷多次的修改，建筑物的具體結(jié)構(gòu)，以及內(nèi)部的設(shè)備都會(huì)發(fā)生不同程度改變，形成的工程的文件數(shù)量不斷增多，這就加大了工程檔案數(shù)字的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，由于基本建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)字化內(nèi)容本身具有不確定性，圖紙幅大，在具體保存過程中需要的時(shí)間較長，數(shù)字化過程中面臨著一定的難度，這都對基建項(xiàng)目檔案水化造成了不同程度的制約。

2 解決項(xiàng)目檔案管理問題的有效措施

2.1 增強(qiáng)意識(shí)，明確責(zé)任

石油基建單位在基建項(xiàng)目建設(shè)前，就應(yīng)當(dāng)指派專人對檔案管理相關(guān)的知識(shí)內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)，提高相應(yīng)工作人員對檔案管理工作內(nèi)容的重視。同時(shí)，要明確各個(gè)部門在具體工作中的具體職責(zé)。在實(shí)際工作過程中，要將基本建設(shè)項(xiàng)目管理工的具體質(zhì)量情況納入到領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任制中，對相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)人員的具體工作責(zé)任進(jìn)行明確。施工單位和監(jiān)理單位在具體工作過程中，要及時(shí)的將資料列入到職責(zé)范圍內(nèi)，并且內(nèi)容要完整、準(zhǔn)確，對檔案收集人員進(jìn)行明確，指定其完成對項(xiàng)目文件內(nèi)容的收集，以及做好相應(yīng)的歸檔工作。建設(shè)檔案管理人員在實(shí)際工作中要不斷加強(qiáng)自身的責(zé)任感，在具體作業(yè)過程中，針對基礎(chǔ)項(xiàng)目設(shè)計(jì)單位多，收集工作人員繁重情況，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與不同部門的溝通，做好相應(yīng)的協(xié)調(diào)工作，利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，對工程的實(shí)際施工進(jìn)度進(jìn)行全程溝通，主動(dòng)參與到工程項(xiàng)目的建設(shè)中，在對工程項(xiàng)目有一個(gè)全面了解的基礎(chǔ)上，完成相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。

2.2 合理利用制度使檔案收集和工程項(xiàng)目建設(shè)可以同步進(jìn)行

在項(xiàng)目檔案管理過程中，對企業(yè)內(nèi)控流程和管理制度的合理應(yīng)用，將基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作合理的納入到基建工程項(xiàng)目的劇吐管理中，從而使基建檔案和工作建設(shè)兩者可以同步進(jìn)行，由源頭提高項(xiàng)目檔案管理工作的最終質(zhì)量。在基建工程計(jì)劃中，將項(xiàng)目檔案工作作為整個(gè)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，使檔案管理工作與基礎(chǔ)工程的整體建設(shè)能夠同步進(jìn)行[3]。也就說，在申請項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，就要對基建文件進(jìn)行收集，整理，并且要需做好對各項(xiàng)內(nèi)容的審查；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，對項(xiàng)目文件進(jìn)行歸檔驗(yàn)收。通過監(jiān)理工程合同簽訂、工程監(jiān)理等法律約束機(jī)制，構(gòu)建檔案歸檔準(zhǔn)備金制制度等，確保檔案監(jiān)理工作的質(zhì)量能夠達(dá)到人們期望的標(biāo)準(zhǔn)。與此同時(shí)，作為檔案部門在實(shí)際工作過程中，要與企業(yè)的計(jì)劃部門和建設(shè)部門做好管理流程的銜接工作，進(jìn)而完成對檔案歸檔各項(xiàng)工作的合理控制。

2.3 加強(qiáng)現(xiàn)代化管理水平建設(shè)

油田數(shù)字化，檔案信息化建設(shè)的，以及人們在對各項(xiàng)檔案信息內(nèi)容的合理應(yīng)用都對檔案數(shù)字化提出了更高的要求。在實(shí)際工作期間，相應(yīng)的工作人員應(yīng)當(dāng)對項(xiàng)目檔案數(shù)字化內(nèi)容進(jìn)行合理的論證，并且要做好相應(yīng)調(diào)研工作，依據(jù)相應(yīng)的工作結(jié)果，對數(shù)字化范圍進(jìn)行確定，針對重點(diǎn)項(xiàng)目并且改造、使用頻繁，同時(shí)，需要通過合理的措施進(jìn)行保護(hù)的基建項(xiàng)目檔案應(yīng)當(dāng)優(yōu)先實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。在充分考慮實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，構(gòu)建項(xiàng)目電子檔案數(shù)據(jù)庫，對涉及到的各項(xiàng)數(shù)據(jù)內(nèi)容要做好相應(yīng)的備份工作，并且要對各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行安全管理，對于無涉密項(xiàng)目檔案，可以通過電子文件的方式進(jìn)行上傳，逐步實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目檔案的遠(yuǎn)程閱覽、查詢，從而使檔案的利用效率能夠得到進(jìn)一步提升。

3 結(jié)束語

石油行業(yè)是一項(xiàng)危險(xiǎn)性較高的行業(yè)，基建項(xiàng)目檔案在工程項(xiàng)目的建設(shè)、應(yīng)用、改建過程中都發(fā)揮著重要作用。在基本項(xiàng)目檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)通過增強(qiáng)意識(shí)，明確責(zé)任；合理利用制度使檔案收集和工程項(xiàng)目建設(shè)可以同步進(jìn)行；加強(qiáng)現(xiàn)代化管理水平建設(shè)幾個(gè)方面入手，使項(xiàng)目檔案管理水平可以得到進(jìn)一步提高，提高項(xiàng)目工程的最終質(zhì)量。