淺談如何做好疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作

孟強(qiáng) 山東省日照市疾病預(yù)防控制中心

引言：疾病預(yù)防控制中心的疾病防治、疾病監(jiān)測(cè)、疾病分析等各項(xiàng)工作都離不開檔案資料所提供的數(shù)據(jù)，我國(guó)目前的疾控中心檔案管理存在很多問題，因此對(duì)加強(qiáng)疾控中心檔案管理工作的研究有著非?，F(xiàn)實(shí)的意義。

1 疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理的重要性

現(xiàn)階段，疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理工作仍然存在著諸多問題，許多內(nèi)部檔案管理人員不能認(rèn)清自己崗位的重要性，而疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)亦是忽視檔案管理的發(fā)展，導(dǎo)致檔案管理工作仍不能取得突破性進(jìn)展，嚴(yán)重影響疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理的有效落實(shí)。檔案管理工作任重而道遠(yuǎn)，它需要整個(gè)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)各系統(tǒng)間的相互配合，更需要各部門間的相互支持和協(xié)作，只有具備完善的硬件設(shè)備，才能做好日后對(duì)檔案資料的有效利用，并真正將檔案管理工作落到實(shí)處，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。如若疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)不能較好地對(duì)檔案實(shí)施科學(xué)合理的管理手段，檔案就只能成為疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)發(fā)展的附屬品，其也無法將疾病預(yù)防控制工作做到最好。因此，加強(qiáng)對(duì)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)中檔案管理工作的重視，才能有效地實(shí)現(xiàn)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案的現(xiàn)代信息化管理。

2 疾病預(yù)防控制中心檔案管理現(xiàn)狀

2.1 未能轉(zhuǎn)變檔案管理認(rèn)識(shí)

由于部分檔案管理人員在信息化管理過程中未能轉(zhuǎn)變管理理念，對(duì)檔案管理工作存在明顯的認(rèn)知差距，加之檔案管理部門不屬于疾病預(yù)防控制中心的核心部門，檔案管理人員的話語權(quán)較弱，也降低了管理人員對(duì)干部檔案和疫情檔案管理工作的重視程度。同時(shí)部分地市級(jí)以下疾病預(yù)防控制中心并未成立專門的檔案管理部門，干部檔案和疫情檔案管理工作十分混亂。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不夠完善

受發(fā)展資金的限制，部分疾病預(yù)防控制中心未能夠投入大量的資金用于檔案管理硬件設(shè)施的信息化建設(shè)，不能夠積極引進(jìn)新型的信息化管理系統(tǒng)。隨著疾病預(yù)防控制中心檔案類型的不斷增加，受管理設(shè)備功能的限制，使得干部檔案和疫情檔案遺失現(xiàn)象屢見不鮮。同時(shí)，部分疾病預(yù)防控制中心不能夠?qū)Ω刹繖n案和疫情檔案進(jìn)行合理歸檔和分類，加劇了查看各類檔案信息的難度。

2.3 檔案管理安全問題頻發(fā)

由于疾病預(yù)防控制中心的檔案類型多種多樣，既包含傳染病、艾滋病、地方病、職業(yè)病、慢性非傳染性疾病等防控監(jiān)測(cè)檔案信息，又包含流行病學(xué)調(diào)查、公共衛(wèi)生突發(fā)事件處置、免疫規(guī)劃預(yù)防接種等監(jiān)測(cè)檔案信息，其中干部檔案和疫情檔案具有較強(qiáng)的保密性質(zhì)，一旦遭遇外部攻擊，會(huì)嚴(yán)重降低檔案信息的安全性。

3 加強(qiáng)疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作的措施

3.1 明確檔案管理制度

想要提高疾控中心的檔案管理水平，首先應(yīng)建立更加完善的檔案管理工作制度，對(duì)檔案信息的記錄標(biāo)準(zhǔn)、信息的分類整理標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，這樣檔案管理人員在工作中就能夠統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)開展工作，確保檔案材料的齊全，將檔案信息的錯(cuò)誤率降到最低。另外，還要定期進(jìn)行檔案資料的審核，建立責(zé)任承擔(dān)制度，明確工作職責(zé)，將檔案的丟失、錯(cuò)誤等工作失誤追究到個(gè)人，從而對(duì)檔案管理人員的工作行為起到有效的約束作用。

3.2 增強(qiáng)檔案信息化管理的重視程度，構(gòu)建檔案信息化管理體系

運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)開展檔案管理工作時(shí)，信息化管理人員要努力爭(zhēng)取單位和同事的大力支持，不斷加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)的交流，將檔案信息化管理的重要性與便利性深入人心，積極推進(jìn)信息化進(jìn)程，讓全員達(dá)成共識(shí)。同時(shí)，與傳統(tǒng)的人工管理不同，信息化管理是采用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，并處理各種檔案信息。為了確保檔案管理信息化順利發(fā)展，要構(gòu)建檔案信息化管理體系，完善加強(qiáng)檔案信息化管理的制度，從而為疾控事業(yè)的發(fā)展提供有力的信息保障，提升檔案資源共享的便捷性，盡量以準(zhǔn)確性較高的選項(xiàng)形式進(jìn)行檔案的填寫。同時(shí)，要制定以規(guī)范化、科學(xué)化和嚴(yán)謹(jǐn)化的檔案管理制度，采用信息化系統(tǒng)來管理檔案，記錄不規(guī)范的問題，規(guī)定必填項(xiàng)的填寫格式與內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)等。在信息系統(tǒng)中明確規(guī)定可讀權(quán)限，規(guī)定對(duì)病人重要信息的安全性和保密性，要專人嚴(yán)格審查提交的信息，對(duì)信息記錄不全面、不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，要駁回不符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案，然后進(jìn)行重新填寫。

3.3 培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才

在日常工作中，為了讓檔案管理人員能夠具備信息化管理的計(jì)算機(jī)操作能力，復(fù)合型檔案管理人才的培養(yǎng)需采用集中培訓(xùn)的方式，在計(jì)算機(jī)專業(yè)人才的輔導(dǎo)下，對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，通過專業(yè)化培訓(xùn)，使其掌握專業(yè)的信息化操作能力和檔案管理知識(shí)，熟練地將知識(shí)運(yùn)用到檔案管理工作中，進(jìn)而幫助疾控中心不斷地儲(chǔ)備和積累復(fù)合型檔案管理人才，為后期的檔案信息化管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

結(jié)束語：總而言之，疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理是促進(jìn)疾病預(yù)防控制工作不斷進(jìn)步的核心，是疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理工作有效落實(shí)的重要保障，同時(shí)又可提高疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)在社會(huì)中的價(jià)值。因此，加強(qiáng)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理工作刻不容緩。雖然我國(guó)的科技水平在不斷地創(chuàng)新和提升，但現(xiàn)階段我國(guó)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理工作中依然存在諸多問題和弊端，特別是信息化管理程度的不足。因此，應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作的重視，不斷完善檔案管理模式，提高檔案管理信息化程度，并對(duì)檔案管理進(jìn)行合理規(guī)劃，以提高疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理水平的整體工作效率，使檔案資料能夠高效地服務(wù)于疾病預(yù)防控制工作。