關(guān)于企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)中存在問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施

謝志園 顧楠 閔仕慧

揚(yáng)子江藥業(yè)集團(tuán)有限公司 江蘇泰州 225321

對(duì)一個(gè)企業(yè)而言，財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)工作是企業(yè)財(cái)務(wù)管理中一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容，直接影響著企業(yè)的利潤(rùn)及未來(lái)發(fā)展。目前我國(guó)絕大部分企業(yè)都十分重視財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)工作，而費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中涉及到的原始憑證等由于各種原因存在著不少問(wèn)題，這會(huì)直接關(guān)系到費(fèi)用審核的準(zhǔn)確性。

1 企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)工作中存在的問(wèn)題

1.1 費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證填制不規(guī)范

在進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)時(shí)， 對(duì)于報(bào)銷(xiāo)的單據(jù)有著嚴(yán)格的要求，如報(bào)銷(xiāo)單填制須字跡清晰、完整，不允許以任何方式進(jìn)行涂改、變動(dòng)，必須按照企業(yè)一定的要求進(jìn)行逐項(xiàng)填寫(xiě)，不可以漏填或不填。我國(guó)企業(yè)最常出現(xiàn)的問(wèn)題就是報(bào)銷(xiāo)單填制不規(guī)范，填寫(xiě)時(shí)較為隨意，憑證上的相關(guān)內(nèi)容例如，金額、摘要、費(fèi)用項(xiàng)目以及收款單位信息等表述較為模糊或直接不填，有的甚至出現(xiàn)了涂抹的痕跡[1]。這些問(wèn)題一定會(huì)影響到財(cái)務(wù)報(bào)賬的工作質(zhì)量，會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性也會(huì)大打折扣。

1.2 憑證信息缺乏真實(shí)性

報(bào)銷(xiāo)的原始憑證不真實(shí)，這一點(diǎn)是我國(guó)很多企業(yè)在報(bào)銷(xiāo)中都會(huì)存在的問(wèn)題。這跟企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)管理缺失存在相當(dāng)大的關(guān)系。有些企業(yè)的員工在報(bào)銷(xiāo)時(shí)，由自身利益出發(fā)，會(huì)在報(bào)銷(xiāo)憑證上虛填一些與實(shí)際支出不符的業(yè)務(wù)項(xiàng)目，偽造相關(guān)憑證，編造相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容以獲取個(gè)人利益，這是企業(yè)報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中普遍存在的問(wèn)題，甚至有些員工會(huì)將個(gè)人的消費(fèi)計(jì)入到財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)中去，并對(duì)憑證進(jìn)行偽造，將這些支出列入辦公用品或差旅費(fèi)等項(xiàng)目中[2]。也會(huì)有一些員工利用私人關(guān)系在外虛開(kāi)發(fā)票，利用這些票據(jù)給自己帶來(lái)額外收益，這會(huì)給企業(yè)帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)損失。這就要求企業(yè)必須嚴(yán)格要求報(bào)銷(xiāo)的憑證具備真實(shí)性，消費(fèi)的時(shí)間地點(diǎn)都要確切可取，絕不可存在假冒，偽造的情況發(fā)生。

1.3 報(bào)銷(xiāo)的憑證不合法

報(bào)銷(xiāo)的憑證不合法是指報(bào)銷(xiāo)所描述的事項(xiàng)與實(shí)際的業(yè)務(wù)相符，但報(bào)銷(xiāo)時(shí)所附的單據(jù)不符合法律規(guī)定。這主要體現(xiàn)在利用一些過(guò)期作廢的發(fā)票、假發(fā)票、收據(jù)等進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)，這是屬于嚴(yán)重的違法行為，不僅會(huì)給企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，同時(shí)也會(huì)讓員工個(gè)人信譽(yù)受損甚至可能面臨牢獄之災(zāi)，更會(huì)造成國(guó)家稅款流失。

1.4 管理機(jī)制不夠健全

當(dāng)前我國(guó)很多企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)工作重視度并不高，認(rèn)為它只是財(cái)務(wù)部門(mén)管理工作的一部分，忽視了它會(huì)對(duì)整個(gè)企業(yè)帶來(lái)的影響，從而非常片面的制定相關(guān)的財(cái)務(wù)部門(mén)管理規(guī)范及相關(guān)的報(bào)銷(xiāo)制度，并未將其列入到公司日常的監(jiān)管工作中去。這就使得企業(yè)有一些員工有機(jī)會(huì)渾水摸魚(yú)，通過(guò)虛假的報(bào)銷(xiāo)憑證得到額外的收益。有些企業(yè)的財(cái)務(wù)部門(mén)管理人員只對(duì)報(bào)銷(xiāo)的單據(jù)進(jìn)行表面的核對(duì)，并未真正仔細(xì)逐項(xiàng)核實(shí)，從而使得財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)工作真實(shí)性低，導(dǎo)致企業(yè)大量資金外流[3]。

2 解決方法和應(yīng)對(duì)措施

2.1 制定操作性更強(qiáng)的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度

在運(yùn)轉(zhuǎn)高效的財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，每一個(gè)環(huán)節(jié)都不能脫離制度。費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度是公司上下使用頻率最高、使用人員最廣的制度之一，如果內(nèi)容不詳實(shí)、不具體，那就對(duì)日常報(bào)銷(xiāo)工作無(wú)指導(dǎo)意義。可以采取流程圖的形式明確審批人、審批步驟和審批內(nèi)容，以工作清單的形式明確各費(fèi)用所需原始單據(jù)類(lèi)型等。明確財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)所涉及工作人員的責(zé)任和義務(wù)，嚴(yán)格規(guī)范工作流程，強(qiáng)化財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)工作的管理力度。

2.2 優(yōu)化網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，增強(qiáng)用戶(hù)的體驗(yàn)感

開(kāi)通網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的會(huì)計(jì)科目的自動(dòng)匹配功能。在財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的相關(guān)會(huì)計(jì)科目出現(xiàn)變化和新增時(shí)，自動(dòng)更新網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)相關(guān)費(fèi)用大類(lèi)及小類(lèi)，減少財(cái)務(wù)人員維護(hù)系統(tǒng)的工作。增加“拍照上傳附件” 功能。網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)最煩繁瑣的工作是需要掃描上傳所有原始憑證。若可以外置拍照工具與網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)連接，拍照后自動(dòng)上傳至系統(tǒng)，必將節(jié)約大量人工成本，提高工作效率。隨著制度更新及時(shí)調(diào)整網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的界面和窗口。如《差旅費(fèi)管理辦法》多次調(diào)整補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)，增加“乘坐公共交通補(bǔ)助” 項(xiàng)目，刪除“超長(zhǎng)乘車(chē)補(bǔ)助” 項(xiàng)目等，網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)中“差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)” 卻并未按照制度及時(shí)更新，報(bào)銷(xiāo)人在填寫(xiě)系統(tǒng)時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤，費(fèi)用會(huì)計(jì)需要手動(dòng)修改并向報(bào)銷(xiāo)人做出解答，增加了費(fèi)用會(huì)計(jì)的工作量。增加“模糊查詢(xún)” 功能。費(fèi)用會(huì)計(jì)在應(yīng)對(duì)各類(lèi)審計(jì)、監(jiān)察、巡視時(shí)，需要翻閱大量原始憑證，網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)可以利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，對(duì)關(guān)鍵字進(jìn)行查詢(xún)和整理，節(jié)省翻閱憑證的時(shí)間，提高工作效率。網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)與OA 系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，有未完成單據(jù)郵件通知審批人，以便及時(shí)完成審批，避免單據(jù)積壓。

2.3 加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)

財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)知識(shí)、稅法知識(shí)以及相關(guān)制度的掌握程度影響著費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)質(zhì)量。應(yīng)定期對(duì)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)會(huì)計(jì)進(jìn)行培訓(xùn)，及時(shí)學(xué)習(xí)最新的稅務(wù)政策、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和政策法規(guī)，提高工作人員的業(yè)務(wù)能力，并進(jìn)行職業(yè)技能的培訓(xùn)和考核，使工作人員在實(shí)際的工作過(guò)程中時(shí)刻以制度標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩，提高工作質(zhì)量。向沒(méi)有專(zhuān)業(yè)財(cái)務(wù)知識(shí)的報(bào)銷(xiāo)人定期講解報(bào)銷(xiāo)管理制度中的具體條款，使其了解、熟悉應(yīng)該注意的事項(xiàng)。

2.4 加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督體系的構(gòu)建和完善

加強(qiáng)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的事前、事中審批力度，并不是要延長(zhǎng)審批流的長(zhǎng)度，而是提升審批人的審批質(zhì)量和審批效果。企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人以及財(cái)務(wù)人員要在工作中做到各司其職，加強(qiáng)對(duì)報(bào)銷(xiāo)內(nèi)容、原始單據(jù)等內(nèi)容的審核，提升自我監(jiān)督與互相監(jiān)督的能力。財(cái)務(wù)部門(mén)可采取內(nèi)部定期交叉互查的方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并整改，降低糾錯(cuò)成本，提高工作質(zhì)量。

3 結(jié)語(yǔ)

費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理工作于企業(yè)而言極為重要。建立健全財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度，規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審核流程，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)，改進(jìn)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)方式方法，一方面，它能夠有效解決在報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中出現(xiàn)的一系列問(wèn)題，加強(qiáng)依法治企工作力度，建立費(fèi)用管控長(zhǎng)效機(jī)制；另一方面，通過(guò)這些報(bào)銷(xiāo)的憑證數(shù)據(jù)可以對(duì)現(xiàn)階段企業(yè)的財(cái)務(wù)管理狀況進(jìn)行一個(gè)大致的了解，讓企業(yè)能夠提升財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作管理水平，進(jìn)一步防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，從而做出正確的經(jīng)營(yíng)決策，實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化的目標(biāo)。