檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策思考

劉燕

衡東縣吳集鎮(zhèn)人民政府 湖南衡陽(yáng) 421400

1 檔案信息化建設(shè)基本內(nèi)容概述

檔案信息化建設(shè)，是指對(duì)檔案資源進(jìn)行信息化管理和利用的一種新方式。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包含的內(nèi)容較多，主要分為檔案信息資源建設(shè)、檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)三個(gè)方面的內(nèi)容。檔案資源建設(shè)，主要是對(duì)檔案信息整理歸檔形式和內(nèi)容等做出的要求。檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要是開展檔案信息化軟件和硬件設(shè)施配置，從而更好地提高檔案信息資源開發(fā)利用效率，實(shí)現(xiàn)高度共享。檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，主要是對(duì)檔案信息化建設(shè)提出的一些具體要求和規(guī)范，從而更好的便于電子檔案規(guī)范化管理[1]。

2 檔案信息化建設(shè)方面存在的問(wèn)題分析

2.1 對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性認(rèn)識(shí)不到位，缺乏科學(xué)全面的認(rèn)知

檔案信息化建設(shè)，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的一種創(chuàng)新，是新形勢(shì)下順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的一項(xiàng)重要應(yīng)用技術(shù)，長(zhǎng)期受到思維、環(huán)境等影響，檔案管理人員對(duì)信息化建設(shè)重要程度認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)信息化建設(shè)基本認(rèn)識(shí)缺乏全面的了解，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到開展檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，從而影響了檔案信息化工作的有序開展。

2.2 對(duì)檔案信息化建設(shè)資源利用方面存在錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)

檔案信息化建設(shè)最終目的是為了加強(qiáng)檔案信息的利用，提高檔案管理規(guī)范化水平，將有價(jià)值的資料進(jìn)行分類整理，運(yùn)用電子化的形式進(jìn)行保存，從而提高保存的規(guī)范性，更好地幫助應(yīng)用。但是目前在檔案信息化建設(shè)方面往往比較注重檔案資料的管理和保存，對(duì)檔案資料如何進(jìn)行深度應(yīng)用等方面缺乏積極探索，從而影響了檔案信息資源的有效利用，難以體現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的實(shí)質(zhì)意義。

3 完善檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的對(duì)策

3.1 健全檔案信息化的工作系統(tǒng)

第一，管理機(jī)制需要具有明確性，并且在運(yùn)行中需要進(jìn)行持續(xù)的完善工作。在實(shí)行有關(guān)的檔案管理辦法的前提下，還需要建立不同部門相互配合的電子型的檔案管理制度，保證電子檔案的全面管理工作。另外，在我國(guó)規(guī)定的有關(guān)法律法規(guī)的同時(shí)，還需要給予檔案部門一部分的行政方面的管理職能，采取有效的方法，在檔案管理的工作中加強(qiáng)信息化方法的運(yùn)用，并促進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的協(xié)調(diào)配合，促進(jìn)和諧的合作系統(tǒng)的形成。同時(shí)，應(yīng)該注意檔案信息化建設(shè)工作在電子化政務(wù)工作中的安排，通過(guò)這種方式促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與政府的電子政務(wù)工作，同時(shí)進(jìn)行；第二，需要深入的完善和規(guī)范有關(guān)的法律和法規(guī)，以此使檔案工作更加科學(xué)。有關(guān)的工作人員應(yīng)該策劃?rùn)n案信息化建設(shè)工作的具體方案，制作日常工作的職責(zé)列表，同時(shí)還應(yīng)該明確規(guī)定任務(wù)型的工作目標(biāo)，工作的時(shí)間以及負(fù)責(zé)的企業(yè)等。另外，需要構(gòu)建健全的績(jī)效評(píng)價(jià)系統(tǒng)，應(yīng)用評(píng)價(jià)促發(fā)展的方法促進(jìn)檔案信息化工作的順利進(jìn)行。立足于績(jī)效評(píng)價(jià)系統(tǒng)，進(jìn)一步的完善現(xiàn)階段的法規(guī)、條文以及相關(guān)的制度，加大監(jiān)督與檢查力度，以此保障檔案信息化的工作步入正軌[2]。

3.2 促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)資源的共享

第一，需要逐漸的促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化工作。按照有關(guān)的原則，制定適宜的工作方案，并且需要加大監(jiān)督的力度，保證檔案工作的數(shù)字化。另外，還需要在滿足人們?nèi)粘Ｊ褂靡蟮那疤嵯?，制作一套完善的檔案數(shù)字化的文件目錄，投入大量的人力、物力、財(cái)力予以支持。同時(shí)，還應(yīng)該實(shí)施紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的管理機(jī)制，采用二者雙歸檔的形式進(jìn)行檔案的管理工作。值得注意的一點(diǎn)是，有具體規(guī)定的文件與圖片類文件需要遵循關(guān)聯(lián)儲(chǔ)存的制度，以此來(lái)達(dá)到全文檢索的目的。第二，應(yīng)該逐漸的促進(jìn)檔案資源的共享工作。按照國(guó)家新近頒布的有關(guān)規(guī)定，建立一套完整的檔案信息管理體系，并且采取有效的措施促進(jìn)這套管理體系能夠與辦公使用體系之間完美的結(jié)合，這種做法有利于促進(jìn)信息的生成、分類整理與歸檔的工作，并且一系列的操作是在網(wǎng)上進(jìn)行的。應(yīng)該按照先易后難的順序，制作檔案信息系統(tǒng)的文件目錄，并注意利用好檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)內(nèi)容，采用條塊結(jié)合的方法，確保檔案資料的實(shí)時(shí)性，進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的工作。

3.3 完善技術(shù)支持與資金保障

第一，應(yīng)該采取措施完善有關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)備。建議把檔案的信息化建設(shè)中投入的資金算在財(cái)政方面的預(yù)算里，并按照年度加入基本建設(shè)和維護(hù)的費(fèi)用。同時(shí)，還應(yīng)該利用合作開發(fā)與服務(wù)外包相結(jié)合的方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息化物質(zhì)支持機(jī)制的創(chuàng)新，并大力支持不同的檔案機(jī)關(guān)研究管理技術(shù)；第二，更新應(yīng)用的硬件與軟件設(shè)施。不僅需要配置有關(guān)的設(shè)備，還需要不斷的更新正在使用的有關(guān)設(shè)施，給檔案信息化的工作創(chuàng)造足夠的工作條件。對(duì)于檔案信息化管理與應(yīng)用軟件，應(yīng)加大相關(guān)軟件的研發(fā)力度，在全國(guó)構(gòu)建統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

3.4 創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段

檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是提高檔案的利用效率，為此，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案信息服務(wù)手段不斷創(chuàng)新。提升檔案信息遠(yuǎn)程查閱利用服務(wù)能力。建立檔案信息資源網(wǎng)上公開評(píng)估體系。各級(jí)檔案部門可以采取鏈接的方式對(duì)相關(guān)資源進(jìn)行整合，逐步完善檔案信息資源網(wǎng)，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)一站式的檔案信息網(wǎng)上查閱。

4 結(jié)語(yǔ)

在現(xiàn)代化的建設(shè)過(guò)程中，檔案管理部門應(yīng)該加大對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的重視度，采用改進(jìn)檔案管理的方法和檔案處理的步驟，擴(kuò)展檔案信息資源的開發(fā)領(lǐng)域，合理的利用檔案信息資源，積極主動(dòng)地促進(jìn)檔案信息化建設(shè)中應(yīng)用的各種硬件和軟件的建設(shè)工作，不斷地更新檔案信息化管理的方法等有效的方法，逐漸地促進(jìn)檔案管理工作的數(shù)字化和信息化的發(fā)展[3]。