現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策研究

徐國(guó)棟

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現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策研究

徐國(guó)棟

（泰安市婦幼保健院，山東 泰安 271000）

檔案管理是醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，對(duì)提高醫(yī)療水平、科研水平和工作效率具有重要作用。醫(yī)院檔案管理工作展現(xiàn)了一所醫(yī)院的發(fā)展軌跡，然而現(xiàn)實(shí)中醫(yī)院檔案管理工作存在許多問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的正常開(kāi)展。以此為題，探討醫(yī)院檔案管理工作存在的問(wèn)題，提出可參考的建議與對(duì)策。

現(xiàn)代醫(yī)院；檔案管理；管理理念；專業(yè)素養(yǎng)

檔案是在日常的各種工作中逐漸形成的，是對(duì)歷史事實(shí)記錄的首要材料，利用價(jià)值較高[1]。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分[2]，在現(xiàn)代醫(yī)院管理中具有重要地位，是建立健全現(xiàn)代化醫(yī)療體制不可或缺的環(huán)節(jié)，對(duì)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有促進(jìn)作用。醫(yī)院檔案范疇較廣，涉及病歷、文書檔案、人事檔案、設(shè)施設(shè)備檔案、基礎(chǔ)建設(shè)檔案和科學(xué)研究成果等。近幾年，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的范圍也逐步擴(kuò)大，逐步擴(kuò)展到醫(yī)院影像、B超、病歷分析等業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的圖片、影像、文檔、文本、視頻、音頻等，另外也包括醫(yī)院日常工作中的行政辦公郵件、超文本標(biāo)記語(yǔ)言、報(bào)表、資源等數(shù)據(jù)[3]。由于醫(yī)院的發(fā)展，檔案管理的范疇不斷擴(kuò)大，醫(yī)院檔案管理的問(wèn)題也隨之增多。

1 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 管理理念落后

大多數(shù)醫(yī)院比較重視自身業(yè)務(wù)的發(fā)展和新技術(shù)的運(yùn)用，但對(duì)于檔案資源管理的重要作用并未充分認(rèn)識(shí)，只停留在資料查閱階段，并未認(rèn)識(shí)到檔案資源能夠幫助醫(yī)院工作得到更高的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。醫(yī)院在長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中形成了重醫(yī)療、輕管理的現(xiàn)狀，對(duì)于檔案管理工作更是放任自流，毫無(wú)規(guī)劃。管理理念的落后導(dǎo)致了檔案管理工作長(zhǎng)期不受重視，管理人員、設(shè)備設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等嚴(yán)重短缺。

1.2 檔案管理失范

分析我院的檔案管理現(xiàn)狀可以看到，目前的檔案管理模式為分散管理，醫(yī)院發(fā)展檔案、人事檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等分別由院辦、人事科、基建科、設(shè)備科負(fù)責(zé)，臨床醫(yī)學(xué)檔案由醫(yī)務(wù)科、病案室等負(fù)責(zé)，檔案管理工作相對(duì)分散，對(duì)醫(yī)療管理工作的綜合分析與判斷造成不利影響，失范情況經(jīng)常出現(xiàn)。

1.3 檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)較低

由于檔案管理工作在醫(yī)院管理中不受重視，一定程度上導(dǎo)致醫(yī)院從事該項(xiàng)工作的工作人員專業(yè)素養(yǎng)差、專業(yè)能力低，檔案管理崗位成為無(wú)足輕重的養(yǎng)老崗位。不少不具備檔案管理專業(yè)知識(shí)的人員由于各種原因進(jìn)入醫(yī)院檔案管理部門，這部分人員由于不具備專業(yè)素養(yǎng)，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作沒(méi)有深入了解，安于現(xiàn)狀，只進(jìn)行表面工作，從來(lái)不考慮醫(yī)院檔案管理的未來(lái)發(fā)展。近幾年來(lái)，信息化水平大幅提高要求檔案管理人員具有更高的專業(yè)素養(yǎng)，這些人員不僅要有較高的知識(shí)水平，還要有一定的專業(yè)能力。現(xiàn)階段，醫(yī)院內(nèi)從事檔案管理人員素質(zhì)較低，絕大多數(shù)未經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，檔案管理的相關(guān)專業(yè)知識(shí)嚴(yán)重缺乏。另外，部分工作人員對(duì)醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中新開(kāi)發(fā)的項(xiàng)目或全新體系缺乏了解，僅僅會(huì)從事單一的管理工作，這不利于推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的信息化進(jìn)程[4]。然而，目前各大醫(yī)院從事醫(yī)院檔案管理工作的人才較少，且這些人員學(xué)歷不高，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)相關(guān)知識(shí)缺乏。高層次、高水平的檔案管理專業(yè)人才的缺乏，影響了絕大多數(shù)醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展。

1.4 醫(yī)院檔案管理不受重視，投入較少

檔案管理工作具備服務(wù)性，是檔案資料與查閱使用者相互間的橋梁，無(wú)私地工作成為這一工種的特點(diǎn)，并且由于工作環(huán)境較差而不受人重視[1]。檔案管理工作的特殊性導(dǎo)致在醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中檔案管理并未受到充分重視，資金投入較少。以我院為例，2013—2017年醫(yī)院用于檔案管理的投入為51萬(wàn)，主要用于檔案室、病案室密集架等檔案設(shè)施、用具的購(gòu)買，而對(duì)于檔案管理人員的繼續(xù)教育等投入幾乎沒(méi)有。由于重視程度低、資金受限，檔案檢索工具較為落后，導(dǎo)致檔案檢索效率較低，同時(shí)在醫(yī)院電腦系統(tǒng)中無(wú)法找到全部最為原始的資料。由于檔案管理工作滯后，導(dǎo)致不能很好地為臨床科研提供便利條件，這在一定程度上影響了醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員的科研積極性，導(dǎo)致醫(yī)院科研水平落后。

1.5 缺乏科學(xué)有效的管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理工作要真正為臨床服務(wù)就必須實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)，為了實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的有效性，醫(yī)院就必須在建設(shè)中制訂并遵循統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。但是實(shí)際情況往往卻是，醫(yī)院以部門或科室為單位，將各自工作經(jīng)驗(yàn)作為管理規(guī)范，同時(shí)還存在部門單獨(dú)開(kāi)發(fā)或者引進(jìn)的模式，使得各部門管理系統(tǒng)呈現(xiàn)分散、獨(dú)立狀態(tài)。分散管理不僅消耗了較多的資金，更不利于醫(yī)院檔案管理工作集中有效開(kāi)展。

1.6 利用率較低

檔案存在的價(jià)值是最終實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。檔案工作的服務(wù)性決定了檔案只有被充分利用，才能體現(xiàn)檔案的服務(wù)性。目前的檔案管理主要以提供實(shí)體檔案服務(wù)為主，檔案主要以紙張為載體，歸檔方式以紙質(zhì)化形式存在，以數(shù)據(jù)化形式存儲(chǔ)的檔案資料并未被大范圍使用，這種形式的檔案管理成本較高，借閱者必須親自到檔案室進(jìn)行借閱或復(fù)印，不利于資料的查閱和檢索，且導(dǎo)致檔案的利用率較低。另外，由于觀念、技術(shù)、資金等多方面的原因，檔案目前只限于內(nèi)部使用，并未實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)的共享及利用。

2 醫(yī)院檔案管理的對(duì)策

2.1 樹(shù)立正確的管理理念

醫(yī)院檔案管理工作的良性發(fā)展，離不開(kāi)正確管理理念的引導(dǎo)。管理層在實(shí)際工作中要建立現(xiàn)代化的管控機(jī)制，指導(dǎo)檔案工作人員及其他人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，進(jìn)而一步步建立健全檔案管理機(jī)制。相關(guān)部門要將現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)引入到檔案管理工作中，充分利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等技術(shù)，提高工作科學(xué)性，滿足科研對(duì)檔案數(shù)據(jù)的要求，達(dá)到預(yù)期的管理目的。加強(qiáng)宣傳，轉(zhuǎn)變員工對(duì)檔案管理工作的看法，通過(guò)參觀、會(huì)議強(qiáng)調(diào)、實(shí)例講解等活動(dòng)，使員工充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作，了解檔案管理工作的實(shí)際狀態(tài)。

2.2 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)及繼續(xù)教育

醫(yī)院檔案管理部門的工作質(zhì)量直接關(guān)系著管理水平的提升，一支高素質(zhì)檔案管理服務(wù)隊(duì)伍可以利用先進(jìn)技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和使用，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作持續(xù)、快速發(fā)展。因此加強(qiáng)對(duì)專業(yè)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，采取進(jìn)修學(xué)習(xí)、繼續(xù)教育、專業(yè)培訓(xùn)等方式對(duì)其進(jìn)行專業(yè)知識(shí)與技能的培訓(xùn)尤為重要。要對(duì)工作人員進(jìn)行思想政治知識(shí)方面培訓(xùn)，提高職業(yè)道德素養(yǎng)，使其在工作中養(yǎng)成良好的習(xí)慣，摒除消極工作的思想，轉(zhuǎn)變思維，提升自身檔案服務(wù)能力與水平。建立現(xiàn)代化的分析機(jī)制，通過(guò)分析與管理方式，建立現(xiàn)代化的管控體系。

2.3 增加投入

增加對(duì)檔案管理工作的資金投入，資金投入不僅限于對(duì)檔案設(shè)施、檔案用具的投入，更應(yīng)包括對(duì)檔案管理人員繼續(xù)教育等的投入。資金的投入可以改善檔案管理工作軟硬件條件——不僅可以改善檔案管理工作的工作條件，還可以提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。

2.4 正確應(yīng)對(duì)信息化給檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

檔案信息化是在檔案管理活動(dòng)中充分利用現(xiàn)代化的信息手段和處理技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處理、分析和管理。信息化對(duì)于檔案管理是一把雙刃劍，帶來(lái)了機(jī)遇同時(shí)也提出了挑戰(zhàn)。檔案管理工作人員要勇于接受信息化帶來(lái)的機(jī)遇，充分利用信息化給檔案管理保存、歸檔方式、服務(wù)模式、共享與利用等方面帶來(lái)的機(jī)遇，同時(shí)也要積極應(yīng)對(duì)信息化對(duì)檔案安全、人員素質(zhì)提出的挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案管理信息化是大勢(shì)所趨，是提高醫(yī)院整體競(jìng)爭(zhēng)力的歷史必然，只有充分利用好信息化這一把雙刃劍，使檔案管理向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，才能提高醫(yī)院整體競(jìng)爭(zhēng)水平，保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

3 結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院的檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，對(duì)醫(yī)院的日常運(yùn)營(yíng)和可持續(xù)發(fā)展具有重要意義，分析現(xiàn)代醫(yī)院在檔案管理工作中存在的問(wèn)題，總結(jié)提高醫(yī)院檔案管理工作的對(duì)策，對(duì)于加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，提高醫(yī)院醫(yī)療、科研水平，保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，建立健全現(xiàn)代化醫(yī)療體制具有一定作用。

［1］李倩.簡(jiǎn)述提高醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)的途徑［J］.管理科學(xué)，2017（1）：97.

［2］王茂法.檔案管理理論與實(shí)踐［M］.浙江：浙江工商大學(xué)出版社，2014.

［3］胡靜.大數(shù)據(jù)對(duì)醫(yī)院檔案管理發(fā)展的影響分析［J］.管理觀察，2017（2）：108.

［4］于亮.基于信息化環(huán)境的醫(yī)院電子檔案管理研究［J］.中國(guó)市場(chǎng)，2017（36）：124-125.

2095－6835（2019）03－0094－02

R197.3

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2019.03.094

徐國(guó)棟，男，山東泰安人，本科，研究方向?yàn)獒t(yī)院檔案管理。

〔編輯：嚴(yán)麗琴〕