大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新舉措

江秋燕 焦德華

1.國(guó)網(wǎng)甘肅省電力公司蘭州供電公司 甘肅蘭州 730050

2.國(guó)網(wǎng)甘肅省電力公司電力科學(xué)研究院 甘肅蘭州 730050

1 大數(shù)據(jù)發(fā)展對(duì)企業(yè)檔案管理工作的影響

1.1 有利于提升檔案工作效率

對(duì)于某些企業(yè)來(lái)說(shuō)，目前檔案查詢還是人工的方式進(jìn)行目錄檢索，實(shí)體利用主要還是以紙質(zhì)版的為主，這就存在一些弊端，當(dāng)需要去查閱一些資料的時(shí)候，因?yàn)槿说木τ邢?，只能一點(diǎn)點(diǎn)的查閱，從每一張紙頭上獲取自己所需要的信息，大大的浪費(fèi)了時(shí)間，而大數(shù)據(jù)可以把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，而且電腦會(huì)自動(dòng)將檔案進(jìn)行分類，那么在查找的時(shí)候就十分的方便和快捷，可以通過(guò)查詢幾個(gè)關(guān)鍵字就能把所需要的資料找出來(lái)，提升了檔案工作效率[1]。

1.2 對(duì)檔案工作者的素質(zhì)要求更高

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作內(nèi)容發(fā)生改變，從對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，變?yōu)閿?shù)字化檔案管理，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及現(xiàn)代化設(shè)備的使用，對(duì)于檔案工作者的素質(zhì)有了更高的要求。不僅要求具有檔案管理的專業(yè)知識(shí)，還要能夠接受新鮮事物、理念，擁有良好的創(chuàng)新能力和服務(wù)意識(shí)，要建設(shè)一支適應(yīng)新形勢(shì)新任務(wù)新要求的高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案干部隊(duì)伍。

1.3 檔案管理方式將會(huì)發(fā)生變化

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案管理的目的是紙質(zhì)檔案，工作重點(diǎn)是歸檔和存儲(chǔ)文件實(shí)體，在主動(dòng)提供利用上較為欠缺。從檔案工作流程的角度來(lái)看，收集是檔案管理的實(shí)際起點(diǎn)，而整理是檔案管理的核心。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理正逐漸從紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)管理，要求注重對(duì)檔案資源的整合，注重對(duì)檔案價(jià)值的挖掘開(kāi)發(fā)，使檔案成為一種信息資源，檔案利用上從被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，檔案工作的內(nèi)容就表現(xiàn)為重收集、輕整理的特點(diǎn)，數(shù)據(jù)收集逐漸增多，但整個(gè)歸檔工作流程的完成不如以前那么重要，這是管理對(duì)象的改變所帶來(lái)的變化。

2 大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理策略研究

2.1 做好數(shù)字檔案資源建設(shè)

企業(yè)檔案資源不僅是企業(yè)發(fā)展的歷史記錄，也是企業(yè)轉(zhuǎn)型的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，具有重要的參考價(jià)值。根據(jù)企業(yè)檔案的實(shí)際使用情況，首先將具有重要價(jià)值的文件數(shù)字化，并逐步推進(jìn)逐步完成企業(yè)庫(kù)存文件的數(shù)字化。同時(shí)，要按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范加強(qiáng)對(duì)數(shù)字文件的檢查，做好數(shù)字化工作的質(zhì)量控制，確保數(shù)字文件資源的可識(shí)別性和可用性[2]。

2.2 提高檔案信息服務(wù)水平

一方面，加強(qiáng)數(shù)字檔案資源的整合和組織。通過(guò)相關(guān)技術(shù)，將同一或關(guān)聯(lián)工程項(xiàng)目的數(shù)字檔案進(jìn)行整合，并根據(jù)不同用戶群的利用需求，采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)組織開(kāi)發(fā)數(shù)字檔案資源，并建立專門(mén)的檔案資源庫(kù)。另一方面，優(yōu)化檔案信息服務(wù)方法。通過(guò)建立統(tǒng)一的云服務(wù)平臺(tái)，我們可以隨時(shí)隨地訪問(wèn)檔案資源，建立可視化平臺(tái)，集中展示一個(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到驗(yàn)收的整個(gè)工程周期，為用戶提供全方位的項(xiàng)目信息。

2.3 不斷更新檔案工作者的知識(shí)儲(chǔ)備

檔案工作者在企業(yè)文件管理過(guò)程中扮演從業(yè)者和推動(dòng)者的雙重角色。面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案工作的新變化，檔案工作者應(yīng)積極提高信息處理和處理能力，積極服務(wù)意識(shí)，全面提升理解，獲取和使用信息的能力。企業(yè)也應(yīng)多組織崗位培訓(xùn)、專題講座、合作研究、訪問(wèn)交流、操作演練等，加強(qiáng)檔案管理人員的知識(shí)和技能培訓(xùn)，不斷提高檔案管理水平，逐步形成一支技術(shù)精、能力強(qiáng)、效率高的信息化檔案人才隊(duì)伍。

2.4 優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下實(shí)施檔案管理落實(shí)工作，企業(yè)可以采取的首要措施是優(yōu)化檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，并負(fù)責(zé)檔案管理?；诳?cè)萘康钠髽I(yè)檔案管理獲得高質(zhì)量的發(fā)展。大數(shù)據(jù)環(huán)境中的檔案管理任務(wù)不僅要求檔案管理人員具備豐富的檔案管理知識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)的管理理念，還需要各種存儲(chǔ)信息技術(shù)的技能。因此，通過(guò)結(jié)合技能和相應(yīng)的管理專業(yè)知識(shí)，可以為檔案管理人員采取以下措施，以使檔案管理人員在企業(yè)檔案管理工作中的能力更好。在招聘過(guò)程中，公司不僅擴(kuò)大了從外部招聘人員的渠道，還提高了從外部招聘人員的門(mén)檻，并滿足了外部招聘流程中的檔案管理工作要求。我們將努力雇用高質(zhì)量的人力資源。這為檔案管理功能奠定了基礎(chǔ)。在公司人事管理流程中加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，并在培訓(xùn)活動(dòng)的影響下更新檔案管理人員的管理理念，同時(shí)負(fù)責(zé)檔案管理不僅可以提高人們的專業(yè)技能，還可以促進(jìn)檔案管理。各種個(gè)人存儲(chǔ)信息技術(shù)技能，使檔案管理工作者能夠在大數(shù)據(jù)環(huán)境中的檔案管理環(huán)境中適應(yīng)和滿足人力資源管理要求，以此來(lái)更好的勝任企業(yè)的檔案管理工作[3]。

2.5 著力加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作

注重加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，拓展各門(mén)類、各載體檔案收集途徑，重視數(shù)據(jù)收集，不僅全而且準(zhǔn)，任何微小的數(shù)據(jù)都可能產(chǎn)生不可思議的價(jià)值。要加大先進(jìn)科技的引進(jìn)、研究、應(yīng)用力度，探索更加科學(xué)有效的管理方法。要加大對(duì)館藏檔案的研究力度，挖掘數(shù)據(jù)背后的價(jià)值，做好編研，為現(xiàn)實(shí)工作提供有益的參考，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

3 結(jié)語(yǔ)

企業(yè)大數(shù)據(jù)應(yīng)用應(yīng)基于專業(yè)的數(shù)據(jù)管理團(tuán)隊(duì)和技術(shù)平臺(tái)，檔案管理作為一項(xiàng)具體業(yè)務(wù)，基于大數(shù)據(jù)理論的管理提升只是應(yīng)用的具體體現(xiàn)之一，檔案資源為大數(shù)據(jù)應(yīng)用提供數(shù)據(jù)來(lái)源，大數(shù)據(jù)應(yīng)用為檔案管理提升提供技術(shù)支持，二者相互促進(jìn)，相互依賴，大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理應(yīng)遵從這一理念來(lái)不斷創(chuàng)新業(yè)務(wù)開(kāi)展模式，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)效率和工作深度的共同提升。