人事檔案管理在人力資源管理中的重要作用

王勵著

東遼縣人力資源和社會保障局 吉林遼源 136600

人事檔案是存儲員工個人信息的單元。再通過收集、整理后儲存起來，為以后的察做備用資料。人事部門必須準(zhǔn)確選拔人才，合理安排員工的職位。人力資源管理的一個關(guān)鍵組成部分是人事檔案的管理和運作。不可分割的是，人事檔案提供的信息對人力源管理非常重要。并保持高質(zhì)量的人事檔案工作。

1 人事檔案與人力資源管理的關(guān)系

人事檔案可以提供有關(guān)人力資源管理的最基本信息。人力資源管理是通過使用現(xiàn)代科學(xué)方法組織、協(xié)調(diào)、培訓(xùn)和部署與物質(zhì)資源有關(guān)的人力資源。在最合理的狀態(tài)下保持人力和物力資源，同時適當(dāng)?shù)丶詈捅O(jiān)督人們的思想、心理和行為。使員工充分發(fā)揮主觀能動性和創(chuàng)造性，充分發(fā)揮自身能力，從而使人力資源管理更加合理。最后，使公司的發(fā)展和個人能力的發(fā)展相適應(yīng)。人力資源管理活動，即人力資源規(guī)劃、招聘和部署、培訓(xùn)和發(fā)展、績效管理、薪酬和福利管理以及勞動關(guān)系管理一體化。所以，人事檔案與人力資源管理的關(guān)是分不開的，是緊密聯(lián)系的。人力資源管理中信息的載體就是人事檔案，人力資源在各個領(lǐng)域應(yīng)用能使人事檔案的發(fā)展越來越往走，同時人事檔案的管理，又會使人力資的使用更加準(zhǔn)確[1]。

2 人事檔案在人力資源管理中的作用

（1）為企業(yè)選拔人才提供真實有效的信息。人事檔案最重要的一點作用就是能夠提供真實有效的信息。企業(yè)在招聘之初，可以根據(jù)人事檔案，來判斷它是否符合公司的需要。根據(jù)他所處的學(xué)校，他的工作經(jīng)歷、人生經(jīng)歷來判斷他是否真正適合自己這個崗位。對企業(yè)來說，人事檔案的作用，就是給企業(yè)提供有效的信息，人力資源部門可以根據(jù)這個檔案，選拔相關(guān)的人才。然后可以根據(jù)相關(guān)的信息，來發(fā)掘他的發(fā)展?jié)撃?，進行相關(guān)的培訓(xùn)，促使其在專業(yè)領(lǐng)域取得成功，實現(xiàn)人與公司的雙贏。（2）提高人力資源管理的水平。人事檔案的管理與人力資源的管理，二者之間是相輔相成、相互促進的。人事檔案中記錄的人的活動對于人力資源管理來說是十分重要的，這也說明人力資源管理的相關(guān)活動，必須通過人事檔案來進行。隨著經(jīng)濟以及科技的發(fā)展，人事檔案的管理也開始逐漸向著信息化的方向發(fā)展。錄入人事信息是一項十分繁瑣的工作，而找尋人事檔案的相關(guān)信息，也是十分麻煩的，必須通過信息網(wǎng)絡(luò)來進行，才能減緩相關(guān)的負(fù)擔(dān)。人事檔案的信息讓企業(yè)能夠清晰地了解員工本身，實現(xiàn)企業(yè)管理者對于整個公司的掌控。進而進行相關(guān)的操作，選拔人才進行相關(guān)的培訓(xùn)。這樣一來，也就提升了人力資源管理的水平，實現(xiàn)了共同發(fā)展[2]。

3 提高人事檔案在人力資源管理中的作用

3.1 切實提高人事管理人員素質(zhì)

由于現(xiàn)代社會的發(fā)展和不斷完善，舊的管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代人力資源管理的需要。要將高素質(zhì)的員工引入人事檔案管理部門，加強檔案管理人員對現(xiàn)代信息技術(shù)的培訓(xùn)，不能只依靠舊的檔案管理措施。要使用新的管理措施，逐步實現(xiàn)文檔管理的信息管理和自動化，更好地為整個組織服務(wù)人力資源管理和解決問題。

3.2 完善人事檔案內(nèi)容

從人事檔案的集合中，我們可以看到每個文件中提到的材料幾乎相同。如果可以增加個人數(shù)據(jù)的有效補充，并能夠反映權(quán)威部門發(fā)布的個人綜合能力、質(zhì)量或評估數(shù)據(jù)，個人特征，能力，興趣等信息，我們就可以通過具體的信息明確的了解職員的綜合素質(zhì)，因此完善人事檔案內(nèi)容對人事檔案的有效使用具有重要影響。

3.3 加強人事檔案的及時收集和識別

首先，人事檔案的歸檔過程是一個整體，它們是相互關(guān)聯(lián)的。在長期文檔管理工作中，通常存在不可避免的情況，例如文件的缺失部分。因此，文件管理員應(yīng)及時組織員工文件信息的上交，以確保完整的收集和準(zhǔn)確的信息。為整個業(yè)務(wù)部門的工作順利開展創(chuàng)建條件，并以此來準(zhǔn)確的掌握每個員工的狀態(tài)。其次嚴(yán)格對待上交的個人資料，對于不符合要求的及時給予返回，改正后再收入檔案，做到人事檔案管理的有序性[3]。

4 人力資源管理中人事檔案管理的應(yīng)用與發(fā)展

（1）完善相關(guān)的管理制度。人的個人信息是在不斷發(fā)展變化的，進行人事檔案的管理，及時更新人事信息，為企業(yè)的發(fā)展提供真實可靠的信息，促進企業(yè)的進步與發(fā)展。建立健全檔案管理制度，不僅是針對人事檔案的更新管理，而且對于工作人員本身也有著一種約束作用。這樣一來，工作人員就會按照相關(guān)的要求進行工作，不會做出逾矩的事情，盡心工作，將進一步促進公司的發(fā)展。人事檔案具有真實性與保密性，所以人事檔案的管理與保密工作一定要做好，為企業(yè)選拔人才提供真實有效的信息。（2）建設(shè)信息管理系統(tǒng)。時代不斷發(fā)展變化，人事檔案信息逐漸從紙質(zhì)轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡(luò)之上，實現(xiàn)了信息化。對于企業(yè)來說，建立信息管理系統(tǒng)和信息網(wǎng)絡(luò)是十分必要的。擁有一個專屬的信息網(wǎng)絡(luò)，公司可以快捷查詢到屬于自己員工的相關(guān)的信息，同時信息的錄入也將會十分便捷。甚至于不用建立一個專屬的網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將自己公司的信息網(wǎng)絡(luò)融入其中，查閱相關(guān)的信息時，可以在全國范圍內(nèi)搜索，無所遺漏、無所遁形，保障信息的真實性。

5 結(jié)語

人事檔案為人力資源管理提供了真實可靠的信息，促進了人才的合理配置，有助于避免人力資源需求的預(yù)測。更好地為員工提供更好的職業(yè)規(guī)劃并促進有效的激勵。并且內(nèi)容簡單且類似，這降低了人事檔案的參考價值。在此問題的基礎(chǔ)上，再提出我們可以通過提高人事檔案的質(zhì)量，提高人事檔案的內(nèi)容。提高人事檔案的針對性和真實性，提高人事檔案的及時性，建立健全科學(xué)的人事檔案管理制度等途徑來加強人事檔案的作用。