計算機信息技術(shù)在機關(guān)檔案管理中的應(yīng)用

孫曉杰

榮成市社會保險服務(wù)中心 山東榮成 264300

機關(guān)檔案是一項基礎(chǔ)性工作，用科學的合理的方法管理機關(guān)檔案，為構(gòu)建和諧社會提供了巨大的幫助。由于機關(guān)檔案比較復雜和繁瑣，所以，對管理方面的要求比較高。在當今社會，用傳統(tǒng)的機關(guān)檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當前的機關(guān)檔案管理工作，因為現(xiàn)在的信息比以前的多出了數(shù)多倍，已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)在的巨大資源，因此在機關(guān)檔案管理方面的難度不斷增加[1]。而運用計算機信息技術(shù)就可以解決這個問題，不僅可以提高工作效率，也可以把資料整理的條理清晰。

1 計算機信息技術(shù)在機關(guān)檔案管理中的作用

1.1 有利于拓展資源范圍

因為受到傳統(tǒng)的檔案管理模式的影響，阻礙了資源范圍的擴大。當前機關(guān)單位主要關(guān)注的對象就是資源管理和計算機技術(shù)知識，這幾個對象是隨時可以開展的一些相應(yīng)的服務(wù)和工作，并且可以提高單位內(nèi)部的工作效率，保障了機關(guān)檔案的高效管理。

1.2 有利于細分機關(guān)檔案信息

在當前的機關(guān)檔案管理中，如果合理的運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，那么，可以保障機關(guān)檔案精細化管理，也可以保障機關(guān)檔案資源的安全性。科學合理的使用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以擴大機關(guān)檔案信息容量，也可以保障信息來源的可靠性和準確性，讓機關(guān)檔案的信息資源更加的全面。

1.3 可以提高工作人員的工作水平

在機關(guān)檔案管理的工作中，合理的運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以提高工作人員的工作效率，并且可以讓管理工作人員嚴格執(zhí)行機關(guān)檔案的管理工作。在機關(guān)檔案管理工作中，使用先進的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅可以提高工作人員對計算機的運用，也可以將機關(guān)檔案的資源和信息進行高效率的劃分和整理，給人們帶來了閱讀和查閱上的便捷[2]。

2 計算機信息技術(shù)在機關(guān)檔案管理中出現(xiàn)的問題

2.1 機關(guān)檔案的真實性存在問題

在進行機關(guān)檔案管理的過程中，機關(guān)檔案所有的信息和資源都容易被刪除，保存性不高，并且不會自動的留下相關(guān)得跡象，這樣使一些資源丟失了原來的一些信息，讓資源變得不夠完整，導致一些資源失去了相關(guān)的依據(jù)。這件問題，讓一些資源沒有辦法通過簽發(fā)標準，這樣會對這些資源產(chǎn)生懷疑的態(tài)度。

2.2 機關(guān)檔案的保密性和安全性存在問題

在當今的時代，雖然可以通過網(wǎng)絡(luò)獲取到各種各樣的資源和信息，并且可以從多個網(wǎng)絡(luò)收到同一個文件資源，所以，部分需要保密的資源和信息會存在很大泄露的風險，這使機關(guān)單位必須重視的問題，這關(guān)系著機關(guān)檔案的保密性和安全性是否嚴格管理。

2.3 機關(guān)檔案的保留性存在問題

當前，我國的科技技術(shù)不斷發(fā)展和提高，把計算機信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普及了行業(yè)的各個鄰域，讓我國的企業(yè)基本實現(xiàn)了信息化建設(shè)，讓一些企業(yè)從有紙化辦公轉(zhuǎn)變成了無紙化辦公。無紙化的辦公需要合理的應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的1力量，這種信息化的技術(shù)給人們和企業(yè)帶來了許多的便捷，只要通過計算機就可以查閱不同的信息和資源，但是，這種方式不一定全是好處，也有弊端。如果工作人員在工作時，計算機的網(wǎng)絡(luò)突然被中斷了，那么就可能被病毒和黑客的攻擊，導致整個辦公系統(tǒng)癱瘓，使用任何辦法都不能挽救，并且還會導致一些信息和資源的丟失[3]。

3 完善機關(guān)檔案管理中計算機信息技術(shù)應(yīng)用的措施

3.1 改變對機關(guān)檔案管理工作的工作觀念

目前，我國企業(yè)和單位受到傳統(tǒng)管理模式的影響，企業(yè)和單位對機關(guān)檔案管理這方面存在著很多的誤區(qū)。一些企業(yè)單位的工作人員對機關(guān)檔案的專業(yè)化和信息化不夠重視，這些工作人員認為將機關(guān)檔案專業(yè)化、信息化是沒有技術(shù)含量的，認為機關(guān)檔案管理工作只是純粹的事務(wù)性工作，因此認為機關(guān)檔案管理工作沒多大的價值。這樣嚴重的影響了管理工作的效率，因此，要改變對機關(guān)檔案管理工作的工作觀念，要沖破傳統(tǒng)的思想束縛，要認識到機關(guān)檔案工作的重要性，并且引進先進的科學技術(shù)與設(shè)備，提高機關(guān)檔案管理工作信息化、專業(yè)化水平。

3.2 加強工作人員對計算機信息技術(shù)的培訓

企業(yè)和單位想要加強機關(guān)檔案管理，那么就必須要加強工作人員對計算機技術(shù)的培訓，定期的讓工作人員參加專業(yè)性比較強的培訓，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，同時提高工作人員的計算機信息化技術(shù)水平，并且加強工作人員對信息風險的認識和處理風險的能力，這樣可以提高機關(guān)檔案管理工資的效率和質(zhì)量[4]。

3.3 提高機關(guān)檔案信息的保存性

在機關(guān)檔案的管理過程中，機關(guān)檔案中的信息和資源是用化學磁性材料保存的，按理論上來說是可以長期保存的，但由于機關(guān)檔案信息在計算機網(wǎng)絡(luò)上出現(xiàn)的時間比較短，導致在保存的過程中出現(xiàn)不存儲的信息，因此，管理工作人員應(yīng)深入的研究解決措施。如果是長期保存的信息和資源，管路工作人員應(yīng)定時的進行檢查，并且將信息和資源進行備份，這樣有利于提高機關(guān)檔案的信息和資源的安全性和保存性[5]。

4 結(jié)語

綜上所訴，在我國的機關(guān)檔案的管理中，合理的運用計算機信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以拓展資源范圍、可以細分機關(guān)檔案信息、也可以提高工作人員的工作水平。想要更好的完善機關(guān)檔案管理中計算機信息技術(shù)的應(yīng)用，那么就必須要改變對機關(guān)檔案管理工作的工作觀念、加強工作人員對計算機信息技術(shù)的培訓和提高機關(guān)檔案信息的保存性，并且在管理的過程中要不斷的沖破傳統(tǒng)思想的束縛，不能被它左右。這樣不僅提高了機關(guān)檔案管理的工作效率，也提高了信息和資源的保存性和安全性，并且為機關(guān)檔案管理工作開啟了新的道路。