新時(shí)代背景下檔案管理面臨的問題及改進(jìn)措施

王民

濟(jì)寧市技師學(xué)院 山東濟(jì)寧 272000

檔案在單位中的作用是顯而易見的，能夠?qū)挝坏陌l(fā)展過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，對領(lǐng)導(dǎo)制定決策、對單位的有序發(fā)展提供有益的借鑒和參考。檔案管理工作是復(fù)雜的，在實(shí)際管理的過程中，需要將各種數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類，并借助相關(guān)方法進(jìn)行整合，使有限的數(shù)據(jù)信息能夠發(fā)揮出內(nèi)在的價(jià)值和作用，為單位的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)[1]。必須充分重視檔案管理中存在的問題，在整合各種資源的基礎(chǔ)上，采取科學(xué)有效的方法，使單位能夠朝著制度化、科學(xué)化和健康化方向發(fā)展。

1 檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理制度需要進(jìn)一步完善

當(dāng)前，我國檔案管理過程中，對于檔案的利用效率較為低下，在收集和整理檔案的過程中，由于方法的不正確和相關(guān)人員操作不當(dāng)，在很大程度上降低了檔案管理工作的準(zhǔn)確性與科學(xué)性。在使用檔案管理的時(shí)候，往往存在著收集片面、管理不嚴(yán)、借閱信息記錄不完整等現(xiàn)象，這些情況在很大程度上影響了檔案管理的有效性，造成檔案管理出現(xiàn)比較明顯的漏洞[2]。當(dāng)前，很多單位缺乏完善的檔案管理制度，或者有些單位雖然設(shè)置了相關(guān)制度，但是并沒有得到嚴(yán)格落實(shí)，在實(shí)際工作中并沒有發(fā)揮出自身應(yīng)有的作用，檔案管理的整體情況依然比較片面和松散。由于缺乏制度上的保障，檔案管理工作在執(zhí)行的過程中，將會出現(xiàn)人員分配不合理、職責(zé)不明確、工作效率低下等問題，檔案資源無法在內(nèi)部得到共享，影響了資源本身價(jià)值和潛在價(jià)值的有效發(fā)揮。

1.2 檔案管理工作得不到重視

在以往的檔案管理工作中，對檔案管理工作的重要性缺少認(rèn)識，將工作下達(dá)給檔案管理部門，之后便不再過問。在長期的發(fā)展中，形成不良的循環(huán)，檔案部門的檔案管理工作人員缺乏工作積極性。

1.3 管理人員素質(zhì)有待提高

在傳統(tǒng)思想下，檔案管理的主要任務(wù)是記錄、歸類、整理相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，沒有太多的技術(shù)含量，只是一些簡單的重復(fù)性工作，所以檔案管理工作人員的年齡都相對較大，能夠完成日常的基本檔案管理工作。但是，在時(shí)代發(fā)展的過程中，陳舊的管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)新的檔案管理工作，這些人員缺乏基本的學(xué)習(xí)能力，接收新鮮事物的能力較差，不能使用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)等進(jìn)行日常的檔案管理工作，在篩選和審查數(shù)據(jù)信息的過程中出現(xiàn)比較明顯的失誤，或者時(shí)間較慢，大大增加了人力和時(shí)間成本，在一定程度上壓縮了單位內(nèi)部的盈利空間。另外，有些管理人員對于檔案管理工作的理解存在問題，在歸類不準(zhǔn)確的情況下，造成信息資料的雜亂現(xiàn)象。在自身待遇得不到有效保障的情況下，檔案管理人員極其容易流失，對檔案管理工作的完整性和有序性造成了明顯干擾。

2 做好新時(shí)代檔案管理工作的措施

2.1 加強(qiáng)制度建設(shè)

檔案管理工作量較大，并且手段比較復(fù)雜，涉及很多的部門和很廣的范圍，各個(gè)部門需要充分重視檔案管理工作，相互協(xié)調(diào)各個(gè)部門之前的關(guān)系，在相互配合的過程中，高效檔案的收集、整理、歸類及管理工作，使檔案能夠充分發(fā)揮出自身的價(jià)值和作用。同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理，在日常管理工作中將檔案管理工作放在一個(gè)重要位置，在部門考核的時(shí)候，將檔案管理作為其中的一項(xiàng)關(guān)鍵性內(nèi)容，增強(qiáng)全體員工的重視程度，對檔案信息進(jìn)行充分挖掘，使檔案信息能夠在有效的時(shí)間內(nèi)發(fā)揮出巨大的作用。

2.2 加強(qiáng)對檔案管理工作的重視

從某一個(gè)角度分析，因?yàn)槿狈n案管理工作的重視，所以導(dǎo)致檔案管理工作效能未得到有效發(fā)揮，所以在新時(shí)期需要對其加以重視。其一要積極學(xué)習(xí)與檔案管理相關(guān)的信息，對檔案管理工作的內(nèi)容加以了解。其二是需要進(jìn)一步明確檔案管理工作在重視與未重視之前的變化，真正做到心中有數(shù)。其三是不僅檔案管理工作者要加以重視，其他部門的工作人員同樣需要加以重視，配合檔案部門積極完成各項(xiàng)任務(wù)與工作。

2.3 強(qiáng)化檔案管理人員素質(zhì)的提升

檔案管理人員是檔案管理質(zhì)量提升的關(guān)鍵，要強(qiáng)化檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)。通過強(qiáng)化檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，可以使其具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，通過對檔案相關(guān)知識的掌握，可以較好的運(yùn)用規(guī)范化的檔案管理手段，來提高檔案管理質(zhì)量；要引導(dǎo)檔案管理人員樹立責(zé)任意識，全身心地投入到檔案管理工作中；檔案管理人員要有大局觀，規(guī)范管理，保證工作有序，使檔案管理工作能夠滿足企業(yè)發(fā)展需要[3]。

2.4 制定激勵(lì)制度與績效考核制度

為發(fā)揮出檔案管理工作效能，需要增強(qiáng)工作人員的積極性，其中可以利用激勵(lì)機(jī)制，其中管理者需要對員工的具體需求加以了解，并且結(jié)合物質(zhì)激勵(lì)與精神激勵(lì)，實(shí)現(xiàn)互補(bǔ)，發(fā)揮其功效。此外，還需要調(diào)整激勵(lì)內(nèi)容，結(jié)合實(shí)際發(fā)展的情況，簡而言之，激勵(lì)機(jī)制便是激勵(lì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，對失誤的員工給予處罰?？冃Э己酥贫刃枰裱焦幕驹瓌t，嚴(yán)格按照實(shí)際情況明確績效考核指標(biāo)，尤其在選擇績效考核指標(biāo)的時(shí)候需要選擇量化指標(biāo)，以此實(shí)現(xiàn)考核的直觀性。當(dāng)然還需要做好結(jié)果的公示。

3 結(jié)語

在信息化時(shí)代背景下，給檔案管理工作帶來機(jī)遇的同時(shí)，也給檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)。借助信息化技術(shù)開展檔案管理工作，可以保證檔案管理工作效率和質(zhì)量，解決檔案管理中的安全問題。因此，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，應(yīng)當(dāng)深入了解檔案管理工作中的問題，采取針對性的管理措施，促進(jìn)檔案管理工作模式的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設(shè)。通過管理模式、服務(wù)方式等內(nèi)容的創(chuàng)新，完善檔案管理模式，加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新。