當(dāng)前基層檔案工作存在問題及對(duì)策研究

譚延良

淄博市交通運(yùn)輸事業(yè)服務(wù)中心 山東淄博 255000

1 基層檔案工作存在的問題

基層單位對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案工作的重視程度不夠。社會(huì)的檔案意識(shí)由各行各業(yè)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)共同構(gòu)成。社會(huì)的檔案意識(shí)越強(qiáng)，對(duì)檔案工作就越重視，反之亦然。近年來，檔案部門通過報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)、電臺(tái)等媒體，不斷開展《檔案法》及其配套相關(guān)法律法規(guī)宣傳，同時(shí)積極與各部門單位聯(lián)動(dòng)，開展檔案行政執(zhí)法檢查。但是，有的單位對(duì)檔案工作一知半解或全然不知《檔案法》，認(rèn)為《檔案法》是部軟法，與本部門、本單位的工作職能無關(guān)，片面的認(rèn)為檔案工作是檔案行政部門的事，因此對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不足。有的單位認(rèn)為檔案管理科室的設(shè)立與否無關(guān)緊要，對(duì)檔案管理工作不重視，致使相關(guān)人員配備不齊、設(shè)施配置不到位、工作開展困難。以上在主觀層面的認(rèn)識(shí)不到位和對(duì)檔案工作的片面理解，影響了基層單位檔案工作的正常開展和不斷發(fā)展[1]。

基層單位檔案專業(yè)人才缺乏，人員整體素質(zhì)有待提高。人是檔案管理工作中最重要的因素。建設(shè)一支高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍，是做好檔案管理工作的首要條件，更是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。在基層單位，檔案管理人員的數(shù)量和質(zhì)量直接影響著檔案工作的水平。目前基層檔案工作中普遍存在工作人員專業(yè)知識(shí)不足，專業(yè)人員隊(duì)伍不健全等問題。許多基層的機(jī)關(guān)、事業(yè)單位檔案工作人員身兼多職、事務(wù)繁雜，人員變換頻繁，工作交接不到位，缺乏系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作缺少系統(tǒng)性，出現(xiàn)資料收集不齊全不完整、劃分保管期限混亂等突出問題，嚴(yán)重影響了檔案管理和工作正常開展。

基層檔案工作經(jīng)費(fèi)投入少，信息化管理水平不夠高。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和無紙化辦公應(yīng)用技術(shù)不斷普及，傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前要求。許多基層單位的檔案工作受資金的限制，設(shè)施配備不到位、不完善，檔案資料保管條件不符合要求，不具備檔案“八防”的要求[2]。

2 加強(qiáng)基層檔案工作的對(duì)策及建議

在新形勢(shì)下，如何進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作，切實(shí)解決當(dāng)前檔案工作中存在的問題，使檔案事業(yè)健康發(fā)展。

提高思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。切實(shí)加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，依法依規(guī)把檔案事業(yè)發(fā)展列入發(fā)展規(guī)劃中，納入目標(biāo)管理，列入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，提高檔案工作在各單位的地位，與其他工作同部署、同考核、同獎(jiǎng)罰，切實(shí)解決檔案工作中所必需的人力、物力、財(cái)力等實(shí)際問題。在思想觀念上提高對(duì)檔案工作重視程度，行動(dòng)上主動(dòng)作為、積極作為，由邊緣性工作向常規(guī)性工作轉(zhuǎn)變，確保檔案工作步入正常發(fā)展軌道。要經(jīng)常進(jìn)行檔案知識(shí)的宣傳和普及，加快檔案工作的信息傳播，提高基層單位領(lǐng)導(dǎo)和職工的檔案意識(shí)，提高檔案工作的透明度。檔案管理部門可以采取多種形式，通過多種渠道傳播國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針、政策和法規(guī)、本單位檔案工作的經(jīng)驗(yàn)和其他兄弟單位對(duì)檔案工作的好做法，促使人們都來查閱和利用檔案資料信息，在使用上讓人們直接受益，從而關(guān)心和支持檔案事業(yè)的發(fā)展。

建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有章可循。應(yīng)根據(jù)檔案工作的原則、性質(zhì)和要求，結(jié)合本單位的實(shí)際，制定各項(xiàng)相應(yīng)的規(guī)章制度，包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)，使檔案工作有章可循、有法可依，實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)。政治上要堅(jiān)定不移的堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，自覺與黨中央保持一致，堅(jiān)決貫徹黨的路線、方針、政策及國(guó)家的法律、法規(guī)。自覺的貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的一系列方針、政策。把堅(jiān)持正確的政治方向方在首位，不斷提高政治修養(yǎng)；要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任心，要有為檔案事業(yè)忠誠(chéng)獻(xiàn)身的精神，要有甘為人梯的奉獻(xiàn)精神，不為名利，勤奮工作，熱情周到的為利用者提供服務(wù)。要尊重檔案、尊重歷史，維護(hù)檔案原貌和歷史事實(shí)的原貌，既不能任意篡改和歪曲檔案的內(nèi)容和外形特征，也不能以個(gè)人的臆斷隨心所欲的鑒別檔案，要據(jù)實(shí)立檔、據(jù)實(shí)用檔、實(shí)事求是[3]。

加強(qiáng)培訓(xùn)教育。檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)是檔案工作的一個(gè)重要組成部分，在整個(gè)檔案管理中有著舉足輕重的作用。根據(jù)檔案工作新的規(guī)定和要求，檔案行政管理部門和業(yè)務(wù)部門可以因地制宜，因人施教，通過舉辦各種檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班等方式，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。檔案工作人員也要發(fā)揚(yáng)與時(shí)俱進(jìn)的精神，探討和摸索新形勢(shì)下基層檔案工作變化的特點(diǎn)，從我做起，不斷充電，本著缺什么補(bǔ)什么的原則，不斷學(xué)習(xí)、不斷充實(shí)，樹立科學(xué)的思維方式，更新觀念，更新知識(shí)，在新的實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，掌握新規(guī)律、新方法、新理論，不斷提高自身水平，以適應(yīng)新時(shí)代的要求。

依靠科技手段，著力推進(jìn)檔案工作的現(xiàn)代化。目前，我國(guó)檔案工作的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用水平還比較低，為適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的需求，應(yīng)高度重視和著力推進(jìn)計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用。檔案工作現(xiàn)代化和自動(dòng)化水平的高低，取決于計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用程度。要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)的發(fā)展，要從計(jì)算機(jī)技術(shù)的角度來重新審視檔案工作的傳統(tǒng)技術(shù)、做法，乃至理論，把傳統(tǒng)時(shí)代的劣勢(shì)扭轉(zhuǎn)為信息時(shí)代的優(yōu)勢(shì)，要在互聯(lián)網(wǎng)信息洪流中體現(xiàn)“檔案特色”。應(yīng)當(dāng)根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展水平、特點(diǎn)、要求，改革原有的工作方式和工作原理。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用，解決檔案管理中存在的問題。同時(shí)按照《檔案法》的要求，配置檔案密集架、計(jì)算機(jī)、空調(diào)、復(fù)印機(jī)、除濕器、滅火器等重要設(shè)施，明確相關(guān)的職責(zé)、范圍、權(quán)利、義務(wù)、方式，建立和完善檔案制度和程序，保障檔案事業(yè)科學(xué)化、規(guī)范化、制度化建設(shè)。