工程項(xiàng)目設(shè)備文件管理現(xiàn)狀及對(duì)策

董麗凡

中核四0四有限公司工程建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理部 甘肅嘉峪關(guān) 732850

設(shè)備檔案是竣工項(xiàng)目檔案的重要組成部分，它真實(shí)地反映了工程項(xiàng)目從設(shè)備合同的簽訂、到貨驗(yàn)收、安裝、調(diào)試、竣工的整個(gè)過(guò)程，是記錄設(shè)備移交、調(diào)試、使用、維護(hù)、檢修的原始依據(jù)，對(duì)于提高設(shè)備的完好率和利用率具有重要的作用，同時(shí)，在工程項(xiàng)目竣工投運(yùn)后的生產(chǎn)運(yùn)行、維護(hù)、檢修等工作中也起著重要作用[1]。

1 工程項(xiàng)目設(shè)備文件管理工作的現(xiàn)狀

由于承建的工程項(xiàng)目大部分建設(shè)規(guī)模較大、工期長(zhǎng)、參與的建設(shè)單位較多，形成的設(shè)備文件數(shù)量龐大、種類繁多。由于種種原因，在工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，項(xiàng)目設(shè)備文件的收集、整理、歸檔等工作還存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

1.1 設(shè)備文件的收集缺乏原始性、完整性

工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，各參建單位對(duì)設(shè)備文件的收集缺乏統(tǒng)一有效的管理，只注重工程的進(jìn)度，而忽略了對(duì)設(shè)備文件的收集。在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段，致使大量設(shè)備文件收集不全或遺失，不得不采取資料后補(bǔ)的補(bǔ)救方法，導(dǎo)致竣工設(shè)備資料失去它的真實(shí)性和完整性[2]。

1.2 設(shè)備文件的整理缺乏專業(yè)性、系統(tǒng)性

設(shè)備文件的整理工作，沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，有的設(shè)備文件按單臺(tái)（套）進(jìn)行整理，有的設(shè)備文件按專業(yè)子項(xiàng)進(jìn)行整理，由于每個(gè)施工單位資料人員對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)的掌握程度不同，在資料的分類、整理上存在很大差異，這樣就造成同一工程項(xiàng)目設(shè)備文件資料分類不統(tǒng)一，整理不規(guī)范的現(xiàn)象，致使工程項(xiàng)目設(shè)備文件資料缺乏專業(yè)性、系統(tǒng)性。

1.3 設(shè)備安裝、試車過(guò)程文件資料缺乏

無(wú)論是設(shè)備安裝調(diào)試人員還是設(shè)備使用維護(hù)人員，注重的只是設(shè)備的質(zhì)量好壞與否，而對(duì)于在安裝調(diào)試過(guò)程中產(chǎn)生的各種原始記錄的重要性卻缺乏必要的認(rèn)識(shí)，而設(shè)備檔案人員又不能及時(shí)收集追蹤，因而這部分過(guò)程資料是缺失不全的，這使今后設(shè)備的運(yùn)行、維修、維護(hù)工作將缺乏第一手原始記錄憑證，同時(shí)也造成工程項(xiàng)目設(shè)備文件的不完整。

1.4 缺乏對(duì)設(shè)備文件的全過(guò)程管理

在工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，設(shè)備文件始終處在頻繁使用狀態(tài)中，而設(shè)備檔案管理人員缺乏對(duì)設(shè)備文件的全過(guò)程跟蹤管理，與使用人員之間借閱手續(xù)不清，致使部分設(shè)備文件資料在安裝、調(diào)試過(guò)程中原件損壞或遺失。

1.5 監(jiān)理單位對(duì)設(shè)備文件監(jiān)管力度不夠

因監(jiān)理單位承擔(dān)的監(jiān)理工程多，施工現(xiàn)場(chǎng)分散，施工過(guò)程文件量大，監(jiān)理單位主要的精力都投放在了施工現(xiàn)場(chǎng)，加上部分監(jiān)理人員缺乏必要的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)施工過(guò)程中設(shè)備文件收集整理的監(jiān)督力度不夠，影響了竣工資料的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。

2 設(shè)備檔案管理存在問(wèn)題的原因

2.1 設(shè)備檔案管理意識(shí)薄弱

不論是建設(shè)單位還是施工單位，都缺乏對(duì)設(shè)備檔案重要性的認(rèn)識(shí)，設(shè)備檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)為設(shè)備隨機(jī)文件不需要?dú)w檔保存，有的用完之后就歸為已有或是下落不明，造成設(shè)備檔案的流失，致使部分設(shè)備檔案長(zhǎng)期在個(gè)人手中或部門內(nèi)部保存，沒(méi)有按規(guī)定移交檔案部門統(tǒng)一保存使用。

2.2 設(shè)備檔案缺乏有效管理

針對(duì)設(shè)備檔案雖然有相應(yīng)的管理制度，但執(zhí)行落實(shí)不到位，缺乏必要的行政約束力，設(shè)備檔案缺乏有效的管理。一方面，設(shè)備文件有的散存在設(shè)備管理部門、科室，有的散存在個(gè)人手中，設(shè)備檔案缺乏集中統(tǒng)一管理。另一方面，一些單位、部門對(duì)形成的設(shè)備檔案不能及時(shí)歸檔，造成設(shè)備檔案不完整，給日后查找利用帶來(lái)不便。

2.3 設(shè)備檔案管理缺乏考核機(jī)制

在工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，存在著只注重工程項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度、質(zhì)量，卻忽視對(duì)檔案資料的收集、整理。在量化考核方面，往往只注重對(duì)工程項(xiàng)目的計(jì)劃、投資、進(jìn)度、安全、質(zhì)量、招投標(biāo)、合同、預(yù)算等方面的考核，而對(duì)于伴隨工程項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程產(chǎn)生的檔案各類資料卻缺乏必要的考核機(jī)制。

3 加強(qiáng)工程項(xiàng)目設(shè)備文件管理工作的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)設(shè)備檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)

檔案管理人員必須具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)，同時(shí)，還須具備工程項(xiàng)目建設(shè)中各相關(guān)專業(yè)技術(shù)知識(shí)，加強(qiáng)設(shè)備檔案人員的業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，以提高設(shè)備檔案管理人員整體業(yè)務(wù)素質(zhì)。并且還要定期組織施工單位和監(jiān)理單位資料員進(jìn)行有關(guān)竣工資料規(guī)范的培訓(xùn)，及時(shí)傳達(dá)上級(jí)部門對(duì)檔案工作的新要求、新規(guī)范、新思路。

3.2 加強(qiáng)設(shè)備過(guò)程資料的管理

為了確保設(shè)備檔案資料的完整、系統(tǒng)，必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)設(shè)備過(guò)程資料的收集，不忽視任何一個(gè)環(huán)節(jié)。設(shè)備驗(yàn)收單、裝箱單、說(shuō)明書、使用手冊(cè)、商檢證書、設(shè)備原理圖、線路圖、維修保養(yǎng)說(shuō)明書等設(shè)備文件資料是設(shè)備檔案的重要組成部分，而設(shè)備在安裝調(diào)試階段形成的安裝調(diào)試記錄等也同樣是不可缺少的，其在今后設(shè)備運(yùn)行、檢修、維護(hù)過(guò)程中起著重要原始憑證依據(jù)的作用。

3.3 督促監(jiān)理單位加強(qiáng)對(duì)設(shè)備文件的監(jiān)管力度

針對(duì)監(jiān)理單位對(duì)設(shè)備檔案文件管理過(guò)程中監(jiān)管不嚴(yán)的現(xiàn)象，及時(shí)對(duì)監(jiān)理單位日常工作中出現(xiàn)的問(wèn)題提出意見(jiàn)和建議，在實(shí)際工作中規(guī)范設(shè)備檔案的具體要求，有效的提高設(shè)備文件的歸檔質(zhì)量，保證竣工文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

總之，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，生產(chǎn)的不斷擴(kuò)大，設(shè)備不斷更新?lián)Q代，設(shè)備檔案管理在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中起著舉足輕重的作用，而設(shè)備檔案質(zhì)量的好壞直接影響到工程建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案的質(zhì)量。因此，必須采取健全設(shè)備檔案管理規(guī)章制度，加強(qiáng)設(shè)備檔案過(guò)程管理，增強(qiáng)設(shè)備檔案監(jiān)管力度，提高設(shè)備檔案管理人員業(yè)務(wù)水平等措施，以確保工程建設(shè)項(xiàng)目設(shè)備文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、完整性[3]。