對煤礦業(yè)綜合辦公室工作的若干思考

劉燕敏

山東里能魯西礦業(yè)有限公司 山東濟寧 272116

在我國“十三五” 規(guī)劃進程中，煤炭企業(yè)在去產(chǎn)能、綠色發(fā)展、多元化發(fā)展方面已取得了階段性成果，煤炭企業(yè)的發(fā)展向智能化、集約化產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟更近一步[1]。這就要求辦公室的從業(yè)人員隨著企業(yè)轉型而轉變工作形態(tài)，不斷提升對自我要求，以適應未來企業(yè)及國家產(chǎn)業(yè)改革發(fā)展的需求。

1 煤炭企業(yè)辦公室職能與定位

煤炭企業(yè)辦公室工作主要體現(xiàn)在參謀助手、綜合協(xié)調、督查督辦、服務保障四個方面。這就要求其辦公室人員具備綜合的辦公能力與敏銳的政治思維，在高度協(xié)調配合的工作過程中，為企業(yè)的運行與發(fā)展提供新動能。由于煤炭企業(yè)自身的行業(yè)特殊性，這就要求辦公室人員更要充分彰顯其在企業(yè)運行、生產(chǎn)中的關鍵地位，積極統(tǒng)籌協(xié)調企業(yè)內部相關政策實施、做好部門之間、領導與員工之間的溝通紐帶，為企業(yè)的良好運營與發(fā)展保駕護航。從辦公室工作人員角度來講，需要充分認知辦公室職能的重要性，樹立創(chuàng)新思維意識，定位崗位需求，制定并優(yōu)化工作計劃，在工作中為企業(yè)站好每一班崗。

2 煤炭企業(yè)辦公室工作現(xiàn)狀

辦公室內部人員缺乏創(chuàng)新與轉型意識：由于煤炭企業(yè)自身缺乏先進管理制度作為改革的有力支撐，內部體制長期僵化并造成企業(yè)內部人員改革創(chuàng)新意識較差，有種“溫水青蛙” 的穩(wěn)定感覺，突出暴露了企業(yè)體制與員工思維固化，成為了企業(yè)改革轉型的一大難點。

3 優(yōu)化改造的實施體現(xiàn)切合實際的原則

3.1 新增功能

系統(tǒng)以建立內部控制大數(shù)據(jù)為目標，以信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通為途徑，探索新增功能。①增加公共資源管理查詢、多流程混合檢索、單個文件的關聯(lián)查詢以及增加可查詢條目和模糊查詢。公文、人事檔案實現(xiàn)了歸檔、搜索查詢。②細化審批流程會簽、協(xié)同功能，繼續(xù)提升流程的自由度。③申請人對審批流程執(zhí)行撤銷、修改的審核功能達到全覆蓋，既保證內控要求又兼顧了自由度。④為流程增加新規(guī)則。當流程判斷條件不適用于一些特殊情況，在原有頁面中增加多選項條件或特殊情況判斷列表，以實現(xiàn)不打破原有流程基礎上系統(tǒng)可對多種復雜情況進行自動判斷，并以此原則解決同類問題。⑤將待辦事項自動生成會議議程。⑥電話簿功能可查看單位人員所需基本信息，由本人或系統(tǒng)管理員雙向維護信息，增強群組信息交互，提高需求兼顧自由度指標。

3.2 創(chuàng)新工作模式

企業(yè)未來發(fā)展需要實現(xiàn)產(chǎn)業(yè)高效運轉，以結果為導向的發(fā)展更為明顯。而煤炭企業(yè)辦公室的特殊性要求辦公室工作人員需具備清晰的工作思路，較強的綜合工作能力，以避免在工作中出現(xiàn)不必要的失誤，為企業(yè)造成損失[2]。因此，作為企業(yè)辦公室工作人員踐行工作的同時，需要逐漸轉變工作思維，樹立創(chuàng)新發(fā)展、創(chuàng)新工作的意識，在工作的進程中不斷探索。當然，企業(yè)辦公室的工作模式改革與創(chuàng)新也不是一蹴而就的，需要在企業(yè)領導的關心下，工作人員積極深入工作中去，扎根工作，在多年經(jīng)驗的基礎之上，跟隨時代發(fā)展趨勢，不斷進行創(chuàng)新

3.3 提高辦公室人員信息化水平

企業(yè)發(fā)展的根本在于人的發(fā)展，優(yōu)質人才的培養(yǎng)，可以促進企業(yè)的不斷進步發(fā)展。隨著信息技術與機電一體化技術的高速發(fā)展，讓煤炭企業(yè)辦公室的改革與發(fā)展具備了客觀的輔助條件，積極運用計算機信息技術進行工作，可大幅減少人工，提升工作效率。例如：可通過計算機建立煤炭生產(chǎn)及環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)系統(tǒng)，對生產(chǎn)管理進行全面監(jiān)督，其在提高工作效率減少人工的同時，也促進了企業(yè)辦公室工作模式的變革。或者，可以在電腦上建立企業(yè)網(wǎng)站，對于企業(yè)內部的會議、資料進行統(tǒng)一管理，對于內部政策信息進行站內發(fā)布，提升其在工作方面的信息化水平。

3.4 優(yōu)化功能

①建立功能關聯(lián)，拓展流程選項，添加設置指令執(zhí)行時間并由單個設置轉為批量處理，增加系統(tǒng)消息自定義自動回復功能。②界面優(yōu)化。包括優(yōu)化自動適應顯示和增加指導性提示語，提高了OA 優(yōu)化途徑的效率和需求標準。③安全升級。主要完成了數(shù)據(jù)加密，數(shù)據(jù)庫中存儲的重要數(shù)據(jù)均利用了md5 加密技術，增強了系統(tǒng)的安全指標。④性能優(yōu)化。優(yōu)化耗時較長的功能，做到即點即用。

3.5 遠程升級途徑的實現(xiàn)

基于移動端設備開發(fā)遠程和異地訪問系統(tǒng)，實現(xiàn)遠程、異地辦公。通過移動端即時收到待辦事項和系統(tǒng)消息，并保障數(shù)據(jù)通信安全和服務器安全。遠程優(yōu)化在網(wǎng)頁、APP、微信小程序等方案中利用層次分析法對6 項權重指標進行評估，著重考慮用戶在遠程特別是移動設備上使用的便捷性、遠程訪問安全性和實現(xiàn)難易程度等。通過各項指標的對比結果，總結出采用開發(fā)遠程APP的優(yōu)化途徑為最佳選擇，即能快速解決需求和效率問題，還保證滿足事業(yè)單位重視的內控要求，也不存在苛刻的開發(fā)技術條件，具有較高的可行性。

3.6 安全升級

安全升級優(yōu)化主要以安全訪問和容災備份為主要訴求。通過搭建和配置硬件防火墻，對遠程和異地請求設置訪問規(guī)則、數(shù)據(jù)加密以實現(xiàn)安全訪問。通過搭建災備服務器，使系統(tǒng)在意外停止工作時，可以切換到災備服務器繼續(xù)正常運行。安全升級主要受內控、安全、可行性指標影響，實施前需考慮單位在設備采購、資金預算方面的因素，設備是否符合安全要求以及實施優(yōu)化后的增益效果。升級后可改變之前因簡單過濾訪問措施、沒有災備能力而造成的數(shù)據(jù)損失風險。安全升級具體方案的防護效果和購買的設備質量也有關[3]。

4 結語

隨著我國信息化、智能化建設的發(fā)展普及，事業(yè)單位辦公輔助系統(tǒng)通過網(wǎng)絡、信息技術和先進的OA 系統(tǒng)管理思想，形成高效便捷的操作平臺。各單位根據(jù)自身運行特點也派生出各具特色的系統(tǒng)構建思路。