基于信息技術(shù)支持的事業(yè)單位檔案信息化管理探析

許波，譚思亮，王晉榮

基于信息技術(shù)支持的事業(yè)單位檔案信息化管理探析

許波，譚思亮，王晉榮

（中國電子科技集團(tuán)公司第二十六研究所，重慶 400060）

基于對信息技術(shù)支持下事業(yè)單位檔案信息化管理的研究，闡述了基于信息技術(shù)支持的事業(yè)單位檔案信息化管理，具有提高檔案管理工作效率、保證檔案信息安全的重要作用。分析了事業(yè)單位檔案信息化管理中，存在管理理念有待完善、投入力度有待加強(qiáng)等問題。為更好實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理，提出創(chuàng)新管理理念、加大投入力度、加強(qiáng)工作人員培養(yǎng)等措施。

信息技術(shù)；事業(yè)單位；檔案；信息化管理

事業(yè)單位在促進(jìn)中國更好發(fā)展的過程中，發(fā)揮著不可替代的作用，因此，為更好實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的發(fā)展，需要做好檔案管理工作。尤其是在信息技術(shù)快速發(fā)展背景下，更需要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，這樣檔案的管理水平將會在很大程度上得到提升，同時提升檔案資源利用率，從而增強(qiáng)事業(yè)單位在社會市場中的競爭地位。所以，本文將針對基于信息技術(shù)支持的事業(yè)單位檔案信息化管理相應(yīng)內(nèi)容進(jìn)行闡述。

1 基于信息技術(shù)支持事業(yè)單位檔案信息化管理的重要作用

1.1 提高檔案管理工作效率

在如今信息技術(shù)的支持下，事業(yè)單位檔案信息化管理，可以在很大程度上提升檔案管理工作效率。傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理工作的開展過程中，需要采用人工的方式，對紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行管理。比如，在檔案信息的收集、檔案的整理以及檔案的查詢中，都需要通過人工的方式。采用人工方式進(jìn)行檔案管理，在事業(yè)單位傳統(tǒng)發(fā)展過程中確實(shí)起到一定積極作用[1]。但是，在如今信息化的社會中，很大程度上制約了事業(yè)單位檔案管理工作的更好發(fā)展。因此，通過信息化的管理方式，將人工工作存在的誤差與問題在最大程度上避免，從而提升管理工作效率。

1.2 保證檔案信息安全

在信息化管理工作開展過程中，不僅可以提升工作效率，同時使檔案信息安全得到保障。事業(yè)單位檔案中記錄的許多內(nèi)容存在一定保密性，一旦信息被泄漏，那么不僅會影響事業(yè)單位的進(jìn)步，嚴(yán)重情況下會影響社會的穩(wěn)定。因此，通過信息化管理，對檔案信息進(jìn)行加密，使檔案信息安全得到保障。

2 事業(yè)單位檔案信息化管理中存在的問題

2.1 管理理念有待完善

目前，事業(yè)單位檔案信息化管理工作中存在管理理念有待完善的問題，許多工作人員并沒有從根本上意識到信息化管理的重要作用。在檔案管理工作過程中，仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理理念[2]。這一問題對于檔案資源的利用，以及事業(yè)單位的更好發(fā)展都會產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

2.2 投入力度有待加強(qiáng)

為促使事業(yè)單位檔案信息化管理工作能夠順利展開，需要單位加大投入力度。但是，事業(yè)單位很容易疏忽檔案信息化管理工作，缺乏相應(yīng)的硬件支持與軟件支持。缺乏資金的投入，將會制約信息化管理工作的開展。

3 基于信息技術(shù)支持的事業(yè)單位檔案信息化管理措施

3.1 創(chuàng)新管理理念

在如今信息技術(shù)支持與保障背景下，事業(yè)單位檔案信息化管理工作的展開，需要保證各個工作人員都能夠具備較強(qiáng)的信息化管理意識與管理理念。因此，在管理理念的創(chuàng)新過程中，要注意以下幾方面：①將電子檔案特點(diǎn)與網(wǎng)絡(luò)化管理特點(diǎn)作為工作的主要出發(fā)點(diǎn)，同時對于新時期工作重點(diǎn)需要明確把握。將“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”工作理念，應(yīng)用到信息化管理過程中，對管理模式的創(chuàng)新會產(chǎn)生積極影響[3]。構(gòu)建出更加標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理模式，這樣可以將傳統(tǒng)檔案管理中的時空局限性問題更好避免，同時可以實(shí)現(xiàn)對資源的合理配置與整合。②在創(chuàng)新工作人員管理理念的過程中，領(lǐng)導(dǎo)者與管理者需要在這一過程中將自身的作用與價值充分發(fā)揮，在企業(yè)中可以采取開展會議的方式，使工作人員能夠?qū)π畔⒒瘷n案管理工作能夠有正確認(rèn)識。從而端正工作態(tài)度，積極主動參與到檔案信息化管理工作中。在企業(yè)中形成良好的工作氛圍，這樣工作人員將會在潛移默化中受到影響，使自身的管理理念得到創(chuàng)新與完善。進(jìn)而在檔案的信息化管理工作中，將自身的作用與價值充分發(fā)揮。

3.2 加大投入力度

事業(yè)單位檔案信息化管理工作的順利展開，需要一定的資金保障。因此，事業(yè)單位需要對檔案信息化管理有正確認(rèn)識，從而加大投入力度，使各項(xiàng)管理工作能夠有序進(jìn)行。在管理工作開展過程中，雖然能夠意識到檔案管理信息化工作的重要作用，同時在信息化管理過程中，進(jìn)行一定的投入[4]。但是，投入一次性現(xiàn)象較為嚴(yán)重。但是因?yàn)樾畔⒒O(shè)備更新?lián)Q代較快，需要能夠隨著社會與時代的發(fā)展而逐漸更新，這樣才能保證檔案管理工作的實(shí)效性。設(shè)備的落后以及技術(shù)的落后會對事業(yè)單位的更好發(fā)展產(chǎn)生制約。

基于此，需要事業(yè)單位能夠加大投入力度，具體可以從以下幾方面展開：①事業(yè)單位應(yīng)該將檔案信息化管理的投入納入到單位的管理工作中，將其作為正式工作，從而做出科學(xué)合理規(guī)劃，保證資金投入的有效性。構(gòu)建投資計(jì)劃的長效機(jī)制，這樣使軟件與硬件的更新能夠及時。②通過科學(xué)合理的資金規(guī)劃投入，可以在很大程度上降低事業(yè)單位在檔案信息化管理中的投入。比如，可以通過租用云端服務(wù)器的方式，使硬件設(shè)備投入以及設(shè)備維修投入費(fèi)用降低。③加大投入力度，設(shè)計(jì)更加智能化系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)對檔案的智能化與信息化管理，從而降低人工成本投入力度。使檔案管理工作質(zhì)量與工作效率得到提升，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的更好發(fā)展。

3.3 加強(qiáng)工作人員培養(yǎng)

在事業(yè)單位檔案信息化管理工作中的開展過程中，工作人員在其中發(fā)揮著不可替代的作用，如果在這一過程中，工作人員能夠具備較強(qiáng)的綜合能力與專業(yè)素養(yǎng)，可以促使信息化管理工作的有序進(jìn)行。反之，如果工作人員的專業(yè)能力與管理能力相對較差，那么將會對信息化管理工作的順利展開造成嚴(yán)重影響。因此，需要加強(qiáng)對工作人員的培養(yǎng)[5]。在強(qiáng)化對檔案管理工作人員的培養(yǎng)過程中，可以從以下幾方面展開：①加強(qiáng)對檔案管理工作人員先進(jìn)技術(shù)的培訓(xùn)，因?yàn)樵谌缃裥畔⒓夹g(shù)的支持下，檔案信息化管理中涉及許多先進(jìn)技術(shù)。因此，需要保證各個工作人員能夠掌握先進(jìn)技術(shù)，比如計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等。②加強(qiáng)對工作人員管理技巧的培訓(xùn)，在檔案信息化管理中，要采取有效的方式，才能使管理工作能夠有序進(jìn)行。促使各個工作人員在不斷培訓(xùn)與實(shí)踐過程中，能夠?qū)ψ陨砉芾砟Ｊ脚c管理內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新與完善。③加強(qiáng)對工作人員的安全知識培訓(xùn)，因?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理工作涉及到許多保密內(nèi)容，因此，通過加強(qiáng)對工作人員安全知識培訓(xùn)，使工作人員能夠在保證檔案信息安全中充分發(fā)揮自身價值?？偠灾?，要做好工作人員的教育培訓(xùn)工作，提升工作人員專業(yè)能力與管理水平。

3.4 構(gòu)建信息考核機(jī)制

在事業(yè)單位檔案信息化管理過程中，可以通過構(gòu)建信息化考核機(jī)制的方式，促進(jìn)各個部門之間的有效溝通，實(shí)現(xiàn)各工作之前的有效銜接。基于此，應(yīng)該將構(gòu)建信息考核機(jī)制與信息反饋機(jī)制作為重點(diǎn)與關(guān)鍵，使信息化管理工作能夠逐漸朝著標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化方向發(fā)展。在信息考核機(jī)制的構(gòu)建過程中，需要在其中明確各個工作人員的工作內(nèi)容與責(zé)任，使工作人員能夠?qū)ψ陨砉ぷ饔姓_認(rèn)識，檔案信息化管理工作能夠有專門工作人員負(fù)責(zé)[6]。這樣在檔案信息化管理工作的過程中，一旦出現(xiàn)問題，可以及時聯(lián)系到相應(yīng)責(zé)任人進(jìn)行處理。在信息考核及時的構(gòu)建過程中，不僅要領(lǐng)導(dǎo)者與管理者參與其中，同時也要鼓勵工作人員的積極參與。這樣可以使考核機(jī)制更加完善，將其落到實(shí)處。針對在檔案信息化管理工作中表現(xiàn)較好的工作人員進(jìn)行獎勵，提升工作人員的工作積極性與工作效率；反之，針對在工作中表現(xiàn)較差的工作人員，進(jìn)行相應(yīng)懲罰，從而對其他工作人員起到一定警示作用。在這一過程中，還需要各個工作人員之間能夠?qū)ぷ鬟M(jìn)行溝通與交流，實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)工作間的有效銜接，實(shí)現(xiàn)信息交換，不斷提升檔案信息化管理水平。

4 結(jié)束語

綜上所述，信息技術(shù)的快速發(fā)展，不僅對人們的工作與生活帶來積極作用與影響，同時在很大程度上影響著事業(yè)單位檔案信息化管理工作的展開。因此，為保證在如今信息技術(shù)的支持下，事業(yè)單位檔案信息化管理工作能夠有序進(jìn)行，需要相關(guān)工作人員能夠掌握不同的先進(jìn)技術(shù)與管理技巧，將其應(yīng)用在信息化管理中。使事業(yè)單位的檔案信息化管理水平得到提升，同時提高檔案資源利用率，這對于事業(yè)單位的發(fā)展而言具有積極影響。

［1］徐燕.大數(shù)據(jù)時代加強(qiáng)合同檔案信息化管理的有效措施［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2019（16）：93-94.

［2］劉艷輝.機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理問題及策略研究［J］.佳木斯職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2019（8）：299-300.

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［4］紀(jì)煒.芻議信息化發(fā)展對行政事業(yè)單位檔案管理的影響［J］.商訊，2019（20）：170.

［5］李彥.機(jī)關(guān)事業(yè)單位離退休人員檔案的管理與服務(wù)工作［J］.中外企業(yè)家，2019（19）：140-141.

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D630.3

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10.15913/j.cnki.kjycx.2019.22.045

2095－6835（2019）22－0114－02

許波（1987—），男，碩士，工程師，研究方向?yàn)殡娮釉骷夹g(shù)狀態(tài)管理。

國家自然科學(xué)基金項(xiàng)目（編號：61662063）；促進(jìn)與美大地區(qū)科研合作與高層次人才培養(yǎng)項(xiàng)目“基于智能優(yōu)化控制的滴灌施肥技術(shù)研究”；石河子大學(xué)混合式教學(xué)改革專項(xiàng)（編號：BL2017032）；石河子大學(xué)研究生教育教學(xué)改革項(xiàng)目（編號：2019Y-JGFF03）

〔編輯：嚴(yán)麗琴〕