淺析實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策

張高鋒

摘要：在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中，辦公室扮演著重要的角色，辦公室行政管理效率對(duì)企業(yè)的管理具有重要的影響，但是在辦公室行政管理中存在著一些問題，降低了行政效率。本文對(duì)辦公室行政管理中的問題進(jìn)行研究，提出行政管理精細(xì)化的思路理念，并給出相關(guān)的建議，從而推動(dòng)辦公室行政管理的改善，進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公室行政管理;精細(xì)化;對(duì)策

目前，我國(guó)的辦公室行政管理理念比較的粗放、簡(jiǎn)陋，四川路橋集團(tuán)作為工程類企業(yè)，在辦公室行政的管理方面，本身就比較缺失，但是，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，這種粗放、簡(jiǎn)陋的管理理念漸漸地不再符合企業(yè)發(fā)展的需要，變得不合時(shí)宜，辦公室行政精細(xì)化管理理念應(yīng)運(yùn)而生，這種科學(xué)化、合理化、精細(xì)化的管理理念能夠更好地降低管理成本、提高管理效率，更好地發(fā)揮資源的配置作用，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

一、辦公室行政管理中的問題

（一）辦公行政制度不完善

沒有規(guī)矩，不成方圓。國(guó)家尚且需要法律法規(guī)來維持社會(huì)秩序，企業(yè)也需要制定相應(yīng)的辦公室管理制度，來保障辦公室行政制度的有效實(shí)施與管理。目前，一些企業(yè)在辦公室行政管理制度方面比較缺失，缺乏完善的制度體系，或者辦公室的行政管理套用其他部門的管理方式，不能適應(yīng)辦公室管理的實(shí)際需要，嚴(yán)重影響辦公室的行政工作效率。此外，企業(yè)在辦公室管理制度的實(shí)際實(shí)施過程中，因?yàn)槿藛T素質(zhì)等一些因素，不能完全落實(shí)制度，無法實(shí)現(xiàn)明確責(zé)任，責(zé)任到人，工作中一旦發(fā)生問題，相互推諉，互相踢皮球，無法具體追究責(zé)任到人，導(dǎo)致行政效率嚴(yán)重降低。

（二）團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力缺乏

辦公室是一個(gè)團(tuán)隊(duì)，很多事情都需要進(jìn)行團(tuán)隊(duì)合作才能完成，一個(gè)人單槍匹馬不可能完成，但是，由于員工自身的原因，一些員工團(tuán)隊(duì)合作的意識(shí)比較薄弱，缺乏團(tuán)隊(duì)合作的能力。在實(shí)際工作中，在團(tuán)隊(duì)合作出現(xiàn)問題時(shí)，相互之間很難進(jìn)行有效的交流與溝通，甚至?xí)a(chǎn)生一些無法避免的矛盾，最終導(dǎo)致降低工作效率，不僅無法保證工作的質(zhì)量，也會(huì)增加企業(yè)的成本。

（三）員工素質(zhì)不夠

辦公室的工作本身具有特殊性，因此需要辦公室的工作人員具有更高的協(xié)調(diào)能力、共情能力以及主人翁意識(shí)。但是在實(shí)際工作中，由于對(duì)辦公室工作的不重視，在招聘時(shí)的要求不夠或者員工自身缺乏對(duì)自身工作的重視程度，工作積極性不高，導(dǎo)致工作中出現(xiàn)問題時(shí)，不能及時(shí)加以解決，甚至無法找到這類問題的負(fù)責(zé)人，拉低整個(gè)企業(yè)的工作效率與質(zhì)量。

因此，為了更好地進(jìn)行辦公室行政管理，需要對(duì)管理制度進(jìn)行變革，實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化。

二、實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路

（一）細(xì)化與量化管理科目

企業(yè)的辦公室行政效率低的主要原因之一在于沒有將工作進(jìn)行細(xì)化管理，而是直接將整個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行打包管理，使得在工作過程中，員工的責(zé)任明確不清晰，缺乏時(shí)效性。因此，為了更好地對(duì)辦公室工作進(jìn)行管理，要根據(jù)工作本身的邏輯性將工作進(jìn)行科學(xué)地劃分，把工作的每一部分都能分配到人，明確各自的責(zé)任，既有利于工作的精細(xì)化完成，提高工作的效率與質(zhì)量，也能夠便于企業(yè)管理者對(duì)工作的進(jìn)展情況進(jìn)行監(jiān)督，掌控工作的進(jìn)度，出現(xiàn)問題時(shí)能夠追究責(zé)任到人。此外，為了提高整體的工作效率，可以將辦公室行政管理這一工作進(jìn)行量化管理，用數(shù)量來測(cè)量工作，進(jìn)行工作上的安排。

（二）引入流程化、標(biāo)準(zhǔn)化理念

流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的概念一直應(yīng)用于生產(chǎn)領(lǐng)域，對(duì)于生產(chǎn)效率有著明顯的提升，因此，我們也可以將這一概念進(jìn)行借鑒，運(yùn)用到企業(yè)辦公室行政管理的精細(xì)化中來，將工作視為生產(chǎn)的流水線，把工作進(jìn)行分解，細(xì)化到每一個(gè)環(huán)節(jié)，再結(jié)合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況，按照順序進(jìn)行分工。同時(shí)，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展實(shí)際情況與發(fā)展規(guī)律，建立起科學(xué)、合理的工作標(biāo)準(zhǔn)，并且在實(shí)際工作中，不斷地加以調(diào)整，最后完善成一套標(biāo)準(zhǔn)的縝密的管理工作流程，將辦公室工作進(jìn)行高效、正確的流程化標(biāo)準(zhǔn)化處理，提高行政工作的效率，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。

（三）強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)化協(xié)同意識(shí)

經(jīng)濟(jì)人理念最基本的要求就是實(shí)現(xiàn)利益的最大化，企業(yè)不是單槍匹馬就能形成的團(tuán)體，任何事情都需要團(tuán)隊(duì)的協(xié)作，需要經(jīng)過多個(gè)步驟、環(huán)節(jié)、大家合作才能完成，因此，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)化是需要團(tuán)隊(duì)協(xié)同的經(jīng)濟(jì)化，要提高員工們的團(tuán)隊(duì)經(jīng)濟(jì)化協(xié)同意識(shí)，改善管理模式，在工作中，通過最經(jīng)濟(jì)化的工作流程，來減少成本的投入，提高工作的效率與質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益的最大化，同時(shí)，也能夠保證企業(yè)與員工之間的雙贏，既能促進(jìn)辦公室行政管理的精細(xì)化，也能保障員工的利益。

三、實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的對(duì)策

（一）建設(shè)精細(xì)化辦公室文化

要想實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理的精細(xì)化，首先要提高員工的精細(xì)化管理意識(shí)，建立起相應(yīng)的辦公室文化，在循序漸進(jìn)的過程中慢慢實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的目標(biāo)。建設(shè)精細(xì)化辦公室文化，首先要樹立起員工們的信心，任何一種文化的建立都是需要時(shí)間慢慢累積、沉淀的，絕不可能一蹴而就，慢慢建立起辦公室精細(xì)化文化。同時(shí)，也要對(duì)員工加強(qiáng)培訓(xùn)，通過科學(xué)合理的方式（下轉(zhuǎn)第86頁）（上接第84頁）對(duì)員工進(jìn)行引導(dǎo)，比如制定詳細(xì)的目標(biāo)，將辦公室工作進(jìn)行精細(xì)化的劃分，如此一來，既能夠完美地完成工作，提升工作的質(zhì)量與效率，改善辦公室行政管理模式，也能夠逐漸培養(yǎng)起員工的精細(xì)化管理意識(shí)，慢慢講精細(xì)化辦公室文化深入人心。

（二）完善精細(xì)化管理制度

完善辦公室精細(xì)化行政管理制度最重要就是要將辦公室的工作進(jìn)行劃分，不能模糊設(shè)置，而是應(yīng)該明確每一個(gè)崗位負(fù)責(zé)的工作，將職責(zé)落實(shí)到人，優(yōu)化辦公室的管理制度，同時(shí)也可以避免責(zé)任不清晰帶來的互相推諉的踢皮球現(xiàn)象，在出現(xiàn)問題時(shí)，能夠第一時(shí)間進(jìn)行解決，提高管理的效率與質(zhì)量。此外，如此一來，還可以避免出現(xiàn)冗工的現(xiàn)象，在一定程度上避免工作職責(zé)交叉的人力浪費(fèi)現(xiàn)象，既節(jié)約了人力資源，也降低了企業(yè)的管理成本，還便于對(duì)辦公室工作進(jìn)行監(jiān)督，強(qiáng)化監(jiān)督體系在制度中的作用，推動(dòng)辦公室行政管理精細(xì)化的進(jìn)程。

（三）提高員工自身素質(zhì)

不論是傳統(tǒng)管理模式還是精細(xì)化管理模式，最后都必須將重點(diǎn)落實(shí)到人的身上，員工自身的素質(zhì)對(duì)于整個(gè)精細(xì)化管理工作的推進(jìn)具有非常重要的影響，必須要對(duì)員工進(jìn)行一系列綜合培訓(xùn)，提高員工的專業(yè)知識(shí)水平和綜合素質(zhì)。但是員工的素質(zhì)如果僅僅通過培訓(xùn)，不對(duì)其進(jìn)行檢查監(jiān)督，便無法對(duì)員工進(jìn)行考核，無法真正提高員工的素質(zhì)。因此，必須建立起行之有效的績(jī)效考評(píng)和激勵(lì)機(jī)制。在進(jìn)行考評(píng)的時(shí)候，要結(jié)合實(shí)際情況，選取合適的考核標(biāo)準(zhǔn)，定量與定性相結(jié)合，避免主觀性評(píng)價(jià)以及寬嚴(yán)不一的現(xiàn)象的發(fā)生，保證考評(píng)的客觀性、客觀性以及合理性。在進(jìn)行激勵(lì)時(shí)，在將重點(diǎn)落實(shí)到激勵(lì)上時(shí)，也要適當(dāng)對(duì)績(jī)效考評(píng)不合格的員工給予一定的處罰。激勵(lì)的手段也要多元化，不能一味只采取物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)手段，要結(jié)合精神激勵(lì)手段，物質(zhì)與精神同時(shí)并重，構(gòu)建起完善的激勵(lì)制度，從而激發(fā)員工的積極性與創(chuàng)造性，提高工作的效率與質(zhì)量。

（四）引進(jìn)信息化管理手段

辦公室行政管理精細(xì)化需要依托信息化管理手段為載體，引進(jìn)先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)，對(duì)辦公室管理的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和分析，從而提高辦公的效率，也便于對(duì)辦公室的管理流程進(jìn)行監(jiān)督，做到公平、公正和公開，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)費(fèi)用的精細(xì)化管理。

辦公室行政管理在企業(yè)管理中具有重要的意義，推進(jìn)辦公室行政管理精細(xì)化，不僅可以提高員工的工作效率，也可以實(shí)現(xiàn)員工的可持續(xù)發(fā)展。

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