建設(shè)工程招標(biāo)檔案的管理分析

劉安冬

摘要：建設(shè)工程招標(biāo)檔案的管理是建筑工程中不可或缺的重要部分，對進(jìn)一步推進(jìn)招標(biāo)檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化，完善招標(biāo)檔案管理制度，規(guī)范招標(biāo)行為，維護(hù)市場的公平性，提高建設(shè)工程的經(jīng)濟(jì)效益都具有重要意義。

關(guān)鍵詞：建筑工程;招標(biāo)檔案;檔案管理

建設(shè)工程招標(biāo)檔案是在建設(shè)工程企業(yè)招標(biāo)活動中按照歸檔內(nèi)容分類保存起來的各種資料，是建設(shè)工程招標(biāo)流程的重要資料，也是建設(shè)項(xiàng)目的永久性技術(shù)文件和法律文書。招標(biāo)檔案并非保存全部的招標(biāo)文件，而是必須具有一定的利用價值，保證檔案資料的真實(shí)性、完整性和精確性。

一、建設(shè)工程招標(biāo)檔案的特點(diǎn)

（一）項(xiàng)目成套性

建筑工程招標(biāo)檔案是有機(jī)聯(lián)系的整體，以建設(shè)項(xiàng)目為單位，劃分具體的內(nèi)容分類。建設(shè)工程的項(xiàng)目是各類檔案文件歷史聯(lián)系的客觀標(biāo)準(zhǔn)，在進(jìn)行整理和鑒定工作時，要做好建設(shè)工程所涵蓋的全部檔案的歷史聯(lián)系，保證檔案的完整性和真實(shí)性。

（二）多來源性

參與招標(biāo)活動的主體眾多，完整的招標(biāo)檔案要包括各主體、各單位、組織在參加招標(biāo)活動中行使各自職能所形成的全部文件，導(dǎo)致檔案內(nèi)容來源多且分散，也給保持檔案的完整性帶來了較大的困難。

（三）保密性

保密性體現(xiàn)在招標(biāo)檔案在檢索利用環(huán)節(jié)不能對社會公共開放。招標(biāo)檔案中一般包含著招標(biāo)人和組織的內(nèi)部資料，對其招標(biāo)成果要提供必要的保護(hù)，對于招標(biāo)活動的監(jiān)督職權(quán)也由政府相關(guān)職能部門擔(dān)任，要對招標(biāo)全過程做好審查工作。

二、建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理的重要性

（一）真實(shí)記錄招標(biāo)活動

通過公平、公正、公開的招標(biāo)活動，可以體現(xiàn)資金的使用效益，維護(hù)社會公共利益，保證招標(biāo)人的合法權(quán)益得以實(shí)現(xiàn)。招標(biāo)檔案可以系統(tǒng)、完整、真實(shí)地記錄招標(biāo)活動全過程，直接反映招標(biāo)工作，為招標(biāo)人提供真實(shí)完整的原始資料，也有利于后續(xù)對資料的參考和利用工作。

（二）防范風(fēng)險，減少法律責(zé)任

完整合規(guī)的招標(biāo)項(xiàng)目檔案對于規(guī)范招標(biāo)代理業(yè)務(wù)人員的工作具有重要的作用，也可以防范風(fēng)險，防止由于招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)操作程序出現(xiàn)問題導(dǎo)致的糾紛，招標(biāo)檔案可以為招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)免除法律責(zé)任，保證其正當(dāng)權(quán)益。

三、建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理中的問題

（一）招標(biāo)檔案數(shù)量較多，管理任務(wù)重

由于工程項(xiàng)目產(chǎn)生的招標(biāo)文件數(shù)量較多，部分沒有中標(biāo)的建設(shè)企業(yè)標(biāo)書總量非常多，給企業(yè)的檔案管理帶來很大的壓力，也對建設(shè)企業(yè)造成了巨大的管理負(fù)擔(dān)，企業(yè)檔案管理成本提高，影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

（二）招標(biāo)檔案管理不完善

招標(biāo)檔案是對工程各個項(xiàng)目的系統(tǒng)化的歷史記載，是建筑工程企業(yè)對招標(biāo)項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、開標(biāo)、評標(biāo)、中標(biāo)等所有業(yè)務(wù)活動的文件材料的系統(tǒng)化，但是建筑工程企業(yè)檔案管理中仍然存在很多不完善的地方。例如缺乏系統(tǒng)性的招標(biāo)檔案管理制度，招標(biāo)檔案缺乏專業(yè)管理人員的管理，在查找檔案時效率低下等等。

（三）招標(biāo)檔案管理模式落后

部分建設(shè)企業(yè)在招標(biāo)檔案管理中仍然使用比較落后的管理模式，缺乏必要的管理工具和技術(shù)，對于檔案管理隨意性較大，在需要使用時僅僅憑借管理人員的記憶查找，效率非常低下。

四、建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理問題的成因

（一）管理制度較為粗放

建筑工程企業(yè)在招標(biāo)過程中形成的文件并不需要全部保存，只需要將有必要保存的檔案文件進(jìn)行妥善保管，否則就會造成大量的檔案材料累積，大大提升了企業(yè)的檔案管理成本，使得企業(yè)的檔案管理效益不斷下降。企業(yè)不能用相同的成本來提升檔案管理質(zhì)量和檔案管理水平，粗放式的規(guī)章制度會給企業(yè)的檔案管理帶來嚴(yán)重的阻礙。

（二）招標(biāo)工作缺乏對檔案的掌控

部分建設(shè)工程存在招標(biāo)檔案問題，主要是企業(yè)缺乏明確的檔案管理理念，沒有掌握好招標(biāo)工作檔案管理的重要性，缺乏對招標(biāo)檔案工作管理的控制，導(dǎo)致招標(biāo)檔案管理工作沒有達(dá)到良好的效果，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)缺乏對招標(biāo)檔案范圍的相關(guān)規(guī)定，也導(dǎo)致招標(biāo)檔案的完善性較低。

（三）招標(biāo)檔案管理缺乏完善的科學(xué)理論指導(dǎo)

在當(dāng)前的檔案學(xué)研究中，通常是業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)介紹以及探究成果。我國的建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理上不規(guī)范，要加強(qiáng)檔案管理理論建設(shè)，豐富指導(dǎo)性招標(biāo)檔案管理內(nèi)容。

五、建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理措施

（一）推動相關(guān)檔案管理規(guī)章制度的制定和完善

國家相關(guān)部門要做好相關(guān)招標(biāo)檔案管理實(shí)施辦法的修訂，借鑒較為成功的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)規(guī)定，切實(shí)規(guī)定各種類型的招標(biāo)檔案管理制度。

（二）實(shí)現(xiàn)對招標(biāo)檔案管理工作的全方位掌控

建設(shè)工程企業(yè)要梳理招標(biāo)業(yè)務(wù)流程，確定招標(biāo)檔案發(fā)展節(jié)點(diǎn)，依據(jù)企業(yè)自身的招標(biāo)業(yè)務(wù)特征，明確各個節(jié)點(diǎn)中形成的檔案文件類型，從而對檔案進(jìn)行全方位的管理，保證招標(biāo)文件的合理歸檔，減少文件缺失的情況出現(xiàn)，確保招標(biāo)檔案的真實(shí)性和完整性。

（三）加強(qiáng)檔案管理成本控制，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化

在建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理過程中，要嚴(yán)格按照國家對于電子文件管理的相關(guān)要求，利用信息化文件管理方式代替原有的手工管理方式，從而提升企業(yè)招標(biāo)檔案管理水平，減少管理成本投入，建立招標(biāo)檔案信息檢索制度，為建設(shè)工程企業(yè)未來的發(fā)展提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支持。

（四）引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念

引進(jìn)先進(jìn)理念，通過對招標(biāo)檔案管理成果經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和歸納，借鑒相關(guān)的檔案管理成功經(jīng)驗(yàn)，彌補(bǔ)建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理的不足，為招標(biāo)檔案管理提供科學(xué)的理論指導(dǎo)。

六、結(jié)語

建設(shè)工程招標(biāo)檔案管理工作對于建設(shè)工程后續(xù)工作具有重要意義。建設(shè)工程企業(yè)要做好招標(biāo)檔案管理，就要建立完善的檔案管理制度，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念和檔案信息化管理制度，加強(qiáng)檔案管理成本控制，從而促進(jìn)建設(shè)工程后續(xù)工作的順利進(jìn)行。

【參考文獻(xiàn)】

[1]鄧少云.建設(shè)工程檔案管理創(chuàng)新策略分析[J].城建檔案，2017（10）：70-71.