建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施

李紅

【摘要】在新常態(tài)背景下，建筑施工企業(yè)項目的開展必須要以高效的檔案資料管理工作為前提。對于建筑項目而言，由于其具有非常強(qiáng)的系統(tǒng)性和復(fù)雜性，因此實(shí)際的檔案資料管理工作存在較大的難度，不但涉及到工程圖紙、建設(shè)記錄等資料，還要對工程項目的驗(yàn)收報告進(jìn)行整理。但如果能對這些工程建設(shè)項目的檔案和資料進(jìn)行有效的整理和分類，就能夠?yàn)轫椖拷ㄔO(shè)過程中各種問題的處理和決策的制定提供有效的數(shù)據(jù)參考，對提升建筑項目的建設(shè)質(zhì)量和推動建筑施工企業(yè)的發(fā)展有著極其重要的意義。鑒于此，本文對建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施進(jìn)行分析，以供參考。

【關(guān)鍵詞】建筑工程;檔案資料管理;處理措施

通過完善檔案管理制度，控制資料編寫過程，重視工作人員專業(yè)素養(yǎng)，科學(xué)應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)能夠確保建筑企業(yè)在進(jìn)行工程建設(shè)過程中，有效管理檔案資料，對其工作過程中存在的各項問題進(jìn)行有效解決，進(jìn)一步保障工程質(zhì)量，使其能夠更好地滿足現(xiàn)代建筑行業(yè)發(fā)展需求。

1、工程建設(shè)項目檔案資料管理工作的內(nèi)容

1.1對工程建設(shè)項目的綜合類文件和資料進(jìn)行管理

建筑工程項目中的綜合資料主要是指項目施工的各種圖紙、項目變更的相關(guān)文件、工程建設(shè)過程中的各種合同、招投標(biāo)文件等，除此之外還包括工程建設(shè)過程中的圖片、視頻以及錄音資料等。綜合類文件的管理工作是建設(shè)項目檔案資料管理工作的主要內(nèi)容，對工程項目的順利開展和質(zhì)量保障都有著非常重要的意義。

1.2工程項目后期的資料管理工作

工程項目后期的資料管理工作主要是對項目的驗(yàn)收文件進(jìn)行管理，項目的驗(yàn)收文件不僅是工程項目安全性的重要保障，也是判定工程建設(shè)質(zhì)量的重要憑據(jù)。項目后期的檔案資料管理對象主要包括工程質(zhì)量檢測報告、質(zhì)量勘察單位的檢查報告、施工單位的質(zhì)量檢測報告以及設(shè)計單位的質(zhì)量檢測報告等。

2、存在問題

首先，相關(guān)工作人員在具體工程建設(shè)過程中進(jìn)行工程檔案管理作業(yè)時，一般存在大量檔案資料，同時涉及多個方面，尤其是在完成施工作業(yè)之后需要檢查的檔案資料涉及更為廣泛的內(nèi)容。如果在完成施工作業(yè)之后進(jìn)行質(zhì)量檢查作業(yè)時，沒有對其工程建設(shè)過程中所存在的相關(guān)質(zhì)量問題及時發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致工程在具體投入應(yīng)用之后出現(xiàn)不同問題，會在很大程度那家大修復(fù)難度，同時，為相關(guān)工作人員管理工程檔案資料造成很大程度的不利影響[1]。與此同時，在具體進(jìn)行建筑施工作業(yè)時，工程檔案具體包括施工前期需要準(zhǔn)備的相關(guān)資料，施工過程中產(chǎn)生的各項數(shù)據(jù)以及完成施工作業(yè)之后的相關(guān)驗(yàn)收資料，但是在我國目前企業(yè)建設(shè)過程中，很難做到全面監(jiān)督檔案資料質(zhì)量，導(dǎo)致在工程建設(shè)過程中存在大量無用資料，進(jìn)一步干擾工程檔案管理工作質(zhì)量。除此之外，在我國目前建筑企業(yè)發(fā)展過程中，管理人員缺乏充分的管理意識，將管理工作主要落實(shí)于施工內(nèi)容，部分企業(yè)不能正確認(rèn)識檔案管理工作，為了進(jìn)一步縮減企業(yè)成本，在進(jìn)行檔案管理作業(yè)時，不斷縮減資金投入，同時認(rèn)為工程檔案管理作業(yè)不會對經(jīng)濟(jì)效益造成較大影響，從而在具體作業(yè)時，不能對其進(jìn)行管理體質(zhì)的科學(xué)制定，影響工程建設(shè)。

3、處理策略

3.1控制資料編寫過程

在管理檔案資料時，相關(guān)工作人員首先需要確保工程技術(shù)資料具有統(tǒng)一的表格樣式，在準(zhǔn)備籌建項目時，相關(guān)工作人員需要嚴(yán)格基于工程具體特點(diǎn)進(jìn)行竣工資料表格的科學(xué)制定，確保能夠最大程度滿足檔案管理部門以及當(dāng)?shù)匦姓块T管理規(guī)定。有效統(tǒng)一表格樣式能夠在一定程度內(nèi)簡化工程資料整理和編輯作業(yè)，他從而有效避免資料格式出現(xiàn)不規(guī)范和多樣化的現(xiàn)象。其次，還需要全面收集整理施工物質(zhì)資料，在進(jìn)行建筑項目施工作業(yè)時，受到時間以及其他因素的不良影響現(xiàn)場施工物質(zhì)，材料檢驗(yàn)報告和出廠合格證通常很難與相關(guān)材料同步到達(dá)施工現(xiàn)場?；诖?，現(xiàn)場管理人員必須確保及時收集復(fù)試資料，避免出現(xiàn)材料先用后試，對其工程進(jìn)度和工程質(zhì)量進(jìn)行更高程度的保障。在此過程中，企業(yè)需要設(shè)置專業(yè)人員跟蹤收集和整理相關(guān)資料，在進(jìn)行具體作業(yè)時，第一步需要嚴(yán)格檢查到達(dá)施工現(xiàn)場的構(gòu)配件和原材料，同時，對其實(shí)驗(yàn)報告和材料合格證進(jìn)行及時收集和有效整理。在具體應(yīng)用相關(guān)材料之前需要審核廠家提供的實(shí)驗(yàn)報告和合格證書。在此過程中，還需要進(jìn)一步確保技術(shù)資料具有更高的完整度，只有確保具有完整的技術(shù)資料才能更為系統(tǒng)的呈現(xiàn)工程質(zhì)量和施工過程，因此，在進(jìn)行具體工作過程中，必須全面升級施工過程中產(chǎn)生的技術(shù)資料，確保能夠更為有效的控制工程投資問題，進(jìn)度問題和質(zhì)量問題。

3.2科學(xué)應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)

現(xiàn)代科技的高速發(fā)展為我國建筑單位管理工程檔案資料提供了新的技術(shù)，管理技術(shù)逐步實(shí)現(xiàn)更高程度的信息化，在具體進(jìn)行管理作業(yè)時，相公，工作人員可以利用信息技術(shù)和計算機(jī)設(shè)備管理檔案資料，通過科學(xué)構(gòu)建管理平臺，在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建信息庫，確保企業(yè)管理逐步實(shí)現(xiàn)更高程度的信息化，滿足企業(yè)發(fā)展大趨勢。通過應(yīng)用信息化技術(shù)和計算機(jī)設(shè)備的編制建筑工程施工作業(yè)中各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的具體數(shù)據(jù)和資料，確保管理人員能夠更為便捷的查詢相關(guān)資料，進(jìn)而使管理人員具有更高的工作效率和工作質(zhì)量，有效推進(jìn)企業(yè)建設(shè)。

3.3深化檔案管理意識，提高工作效率

深化檔案管理意識可以提高企業(yè)工程建設(shè)檔案管理工作的水平，是做好企業(yè)工程建設(shè)檔案管理工作的前提。要將檔案管理的重要性上升到思想意識層面，將工作落實(shí)到位。對此，企業(yè)要加強(qiáng)思想教育建設(shè)。加強(qiáng)企業(yè)文化宣傳，增強(qiáng)員工認(rèn)同感。建立工程檔案管理體系，提升工程建設(shè)中檔案管理的地位。建立適當(dāng)?shù)莫剳蜋C(jī)制提高檔案管理人員的工作積極性，從而提高工作效率。

3.4夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)，提高管理水平

夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)，提高檔案管理工作人員的專業(yè)化水平，可以推動管理水平的提高。首先，建設(shè)單位在項目建設(shè)初期必須要按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，根據(jù)自身實(shí)際情況制定相應(yīng)的檔案管理制度和措施。歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、完整、規(guī)范是工程建設(shè)各階段檔案資料管理過程中必須達(dá)到的。與此同時，要促進(jìn)主體責(zé)任與監(jiān)督責(zé)任意識建設(shè)，提高檔案管理人員的責(zé)任意識。明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案管理人員在工程檔案全過程中各自承擔(dān)的職責(zé)。完善檔案資料歸檔制度，建立項目建檔跟蹤機(jī)制，保證檔案收集整理等過程的連續(xù)性。

結(jié)語：

近幾年來，城鎮(zhèn)化步伐加快，經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，致使建筑工程規(guī)模和數(shù)量都在增加，由此，建筑檔案的作用和價值日益凸顯。一般來說，建筑檔案是按照一定方式保存的具有價值的文字、圖片、聲像等材料，在建筑工程建設(shè)的過程中，其檔案能夠真實(shí)記錄施工狀況和建筑的全貌，對于國家來說，是非常寶貴的資料。而且對于建筑人員來說，建筑檔案是最直接、最有效獲取相關(guān)資料的途經(jīng)，所以加強(qiáng)建筑檔案的管理對于建筑業(yè)的發(fā)展有重要的意義。

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