大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案工作的轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新

黃梅玲

國網(wǎng)福建省電力有限公司尤溪縣供電公司 福建三明 365100

檔案管理作為信息管理的一部分，隨著計算機技術(shù)的普遍應(yīng)用，接受、整合和處理的信息越來越多，管理的方式和方法同樣也需要與時俱進(jìn)，并不僅僅局限于以前的記錄，整理、擺放的方面，還需要在企業(yè)需要的時候迅速出現(xiàn)，為企業(yè)的決策和方向提供借鑒和依據(jù)。

1 大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理工作的重要作用

1.1 有助于管理效率的提升

以往在進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作的過程中主要是采用紙質(zhì)檔案的方式進(jìn)行管理，但是紙質(zhì)檔案存在著一定的弊端，導(dǎo)致工作人員在進(jìn)行管理的過程中效率比較低下，紙質(zhì)檔案在保存的過程中，如果時間比較長，那么就會出現(xiàn)紙張老化、筆墨不清晰的問題，這樣就會影響到人們的閱讀效果。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中就能夠有效的促進(jìn)檔案管理工作的轉(zhuǎn)變，以各種先進(jìn)的技術(shù)取代人工，能夠降低檔案數(shù)據(jù)信息在收集、處理、整理等方面的質(zhì)量，避免由于人工因素導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息受到影響，并且通過應(yīng)用各種信息化設(shè)備也能夠有效解放部門人員的勞動力，從而更好地開展管理工作。在進(jìn)行檔案查閱的過程中，可以通過相關(guān)的電腦設(shè)備來進(jìn)行檢索查閱[1]。

1.2 對于檔案數(shù)據(jù)資料質(zhì)量提升有著重要的作用

紙質(zhì)檔案在存放的過程中容易受到外界因素的影響，進(jìn)而導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息受損害，如：火災(zāi)、水災(zāi)等都會破壞檔案資料，影響檔案數(shù)據(jù)信息的完整性以及全面性。在大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案管理工作則是可以通過各種技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息，將各種檔案信息保存在電腦設(shè)備中，或者是一些U盤、云盤中，大大提高檔案數(shù)據(jù)資料的安全性，并且對于檔案數(shù)據(jù)保存空間的要求也轉(zhuǎn)為對于設(shè)備的需求上，從而降低房間空間使用程度。

2 大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案工作的轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新

2.1 前端延伸，加快信息數(shù)據(jù)整合

檔案資源建設(shè)要向前端延伸，當(dāng)前各級檔案部門還習(xí)慣于檔案資源建設(shè)的后置工作模式，即等各部門的文件流轉(zhuǎn)完畢后或某一固定時間才進(jìn)行檔案催繳，這容易導(dǎo)致收集的檔案資源雜亂無章，信息重復(fù)，材料殘缺不全。解決這一問題的出路是將檔案工作向前延伸，將檔案資源建設(shè)立足在文件材料的產(chǎn)生之初甚至之前，檔案部門應(yīng)該在信息系統(tǒng)的建設(shè)初期就要及時介入，加快信息化發(fā)展步伐，將內(nèi)部各分子系統(tǒng)進(jìn)行整合，集中存儲，進(jìn)行檔案數(shù)字資源整合與共享[2]。

2.2 強化服務(wù)，提升人員創(chuàng)新意識

服務(wù)是檔案利用的本質(zhì)屬性，檔案工作的全過程都貫穿服務(wù)，在信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，檔案人員要提升服務(wù)創(chuàng)新意識，與時俱進(jìn)，積極采用現(xiàn)代化技術(shù)去創(chuàng)新服務(wù)模式，從服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)理念、服務(wù)方式等方面進(jìn)行提升與改進(jìn)。樹立“以人為本，以需求為本”的服務(wù)理念，進(jìn)一步拓寬服務(wù)方式，將檔案的社會與經(jīng)濟(jì)效益充分發(fā)揮出來，加強檔案資源的開發(fā)，為利用者主動提供服務(wù)，以進(jìn)一步提高檔案工作的質(zhì)量。

2.3 建立電子檔案管理評價體系

目前，企業(yè)的管理評價體系多是基于傳統(tǒng)的檔案管理模式建立的，完善的工作評價體系能夠較好地規(guī)范工作流程，通過橫向?qū)Ρ葴?zhǔn)確查找工作中存在的問題與不足，并通過工作流程的優(yōu)化和突出問題的查擺，進(jìn)一步提高檔案管理水平和工作效率。隨著檔案管理模式的不斷更新與完善，應(yīng)使檔案管理評價體系也隨之完善，不但應(yīng)包含傳統(tǒng)檔案管理模式中，諸如檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案利用等評價標(biāo)準(zhǔn)，在電子檔案管理、檔案集約化管理及電子文件一體化等方面也應(yīng)有比較科學(xué)合理的評價細(xì)則。

2.4 優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)

大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作不同于以往的管理，所以管理人員應(yīng)該要結(jié)合各種信息化技術(shù)進(jìn)行工作模式的調(diào)整創(chuàng)新，優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)，簡化檔案管理步驟，使用信息化設(shè)備替代一部分具有復(fù)雜性以及重復(fù)性的工作人員，從而可以提高相應(yīng)的工作的效率，還能夠提升工作質(zhì)量。同時相關(guān)的管理人員還應(yīng)該要做好各個崗位的責(zé)任劃分工作，明確各個管理人員的工作任務(wù)，確保每一份工作都能夠順利開展。最后就是要重視數(shù)據(jù)信息的安全性[3]。由于網(wǎng)絡(luò)自身具有一定的開放性，所以容易受到各種黑客的攻擊，并且各種信息技術(shù)也在不斷地升級，所以相關(guān)的管理人員應(yīng)該重視這方面的管理工作，要與時俱進(jìn)，做好相應(yīng)的網(wǎng)路安全防護(hù)工作，采用比較先進(jìn)的殺毒軟件，從而提高網(wǎng)絡(luò)安全性。

2.5 瞭望5G，助力騰飛

5G的建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入發(fā)展的快車道，相信在不久的將來，5G必定能普遍化、平民化。那么企業(yè)的檔案管理理念如果能夠搭載5G的順風(fēng)車，無疑會在未來占盡先機，創(chuàng)造不可估量的價值。5G的到來將有實現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)的可能，事實上各大行業(yè)、各個領(lǐng)域、各個企業(yè)在運營和發(fā)展的過程中，所保留的都是獨一無二的資料，也可以說是公司的商業(yè)機密。那么在大數(shù)據(jù)的時代，5G的風(fēng)暴卷集就會有可能造成資料的共享。要知道，企業(yè)的檔案資料是隨時錄入進(jìn)去的，不會憑空的增加，而大數(shù)據(jù)更加注重資料的時效性和完整性。那么為了提升檔案管理的效率。資料的儲存和收集后的分類是一個繁重的任務(wù)。這種情況下，我們可以利用5G的高輸出、高下載、高運行的網(wǎng)絡(luò)特性，運用計算機來處理這些龐大而繁瑣的數(shù)據(jù)。

3 結(jié)語

大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作在進(jìn)行調(diào)整的過程中，需要做好自身檔案管理人員的優(yōu)化以及檔案管理模式的創(chuàng)新工作，提高檔案管理人員中技術(shù)人員的占比，提高檔案管理人員對于一些先進(jìn)技術(shù)的操作能力，加強對于各種先進(jìn)技術(shù)的了解程度，同時做好檔案管理工作結(jié)構(gòu)的調(diào)整，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)點進(jìn)行優(yōu)化，重視電子檔案數(shù)據(jù)信息的安全防護(hù)工作，從而更好地開展檔案管理工作。