論檔案開放鑒定工作的組織與實(shí)施

王曉飛

（山西省呂梁市城市管理服務(wù)中心，山西 呂梁 033000）

1 檔案開放的含義及特點(diǎn)

檔案開放指的是保密期終止、不受保密限制以及終止保密措施的相關(guān)文件，社會(huì)公眾通過相關(guān)手續(xù)的辦理后可對(duì)其查詢和使用[1]。其開放形式可以通過兩種途徑進(jìn)行展開，比如主動(dòng)的形式和被動(dòng)的形式（根據(jù)申請(qǐng)開放），進(jìn)而通過兩種形式以及相關(guān)的法律制度要求，進(jìn)行檔案的開放。其開放原則為：公眾對(duì)檔案應(yīng)用的合法性原則和檔案屬性的堅(jiān)守性原則。

2 檔案開放鑒定的依據(jù)及對(duì)象

檔案開放鑒定指的是檔案限制與開放狀態(tài)的鑒定工作，以確定其限制期限和開放的區(qū)間[2]。其工作主要的依據(jù)對(duì)象為國家級(jí)別的檔案管理工作條例。此外，相關(guān)文件還對(duì)檔案的限制等級(jí)、日期以及開放范圍等都進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定。檔案開放鑒定涉及的對(duì)象包括：以公開的文件、規(guī)定保密期限的文件以及限制使用的文件（指不對(duì)外開放也不屬于限制處理的文件）。對(duì)于限制使用的文件，規(guī)定其使用對(duì)象及使用條件等，進(jìn)而完成檔案的管理工作。

3 工作組織的內(nèi)容及特點(diǎn)

在檔案工作在內(nèi)容上涉及的方面較多，比如在組織架構(gòu)和管理目標(biāo)的制定工作上、人員的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)以及完整的管理工作流程。具體的內(nèi)容分析包括以下幾個(gè)方面：

3.1 目標(biāo)與組織

檔案館在檔案的確認(rèn)工作上，需要將其進(jìn)行專項(xiàng)的工作目標(biāo)建立，并成立檔案初審、復(fù)審以及終審的工作人員，同時(shí)成立檔案工作的信息管理部門、保密部門、監(jiān)督部門以及檔案性質(zhì)的確認(rèn)部門，使檔案工作的流程趨于完善化。

3.2 人員的架構(gòu)及標(biāo)準(zhǔn)

檔案調(diào)查人員在分布上需要結(jié)合檔案館的性質(zhì)，進(jìn)行各領(lǐng)域人才的應(yīng)用，由于檔案涉及的領(lǐng)域資料較多，在審查工作上需要良好的專業(yè)知識(shí)進(jìn)行資料價(jià)值的判斷，所以，在人員的架構(gòu)上需要注重綜合素質(zhì)的選用條件，以確保檔案資料的保密性。

3.3 工作的具體流程

1） 存量檔案,檔案資料中存在保密期終止的情況，在審查工作中需要確認(rèn)是否延續(xù)保密期，有檔案館以及調(diào)查小組進(jìn)行共同判斷，若存在判斷工作無法確定的情況，需要轉(zhuǎn)交檔案鑒定的管理委員會(huì)進(jìn)行綜合審定，最終確定其保密期的延續(xù)問題；2） 增量檔案,檔案審查小組在和后期的檔案轉(zhuǎn)交工作中，需要注明檔案的屬性屬于可開放還是限制開放等，并在檔案館的工作中進(jìn)行監(jiān)督，確定其是否按照檔案屬性進(jìn)行保管以及開放工作。

3.4 工作實(shí)施的相關(guān)方法及流程

檔案管理的工作流程從整體上看，其工作的分化較為詳細(xì)，比如初審、復(fù)審以及終審等工作步驟，通過工作之間的相互協(xié)調(diào)，完成檔案開放以及限制等相關(guān)工作，具體的工作內(nèi)容闡述包括以下幾個(gè)方面：

1） 鑒定方法，在檔案開放的鑒定工作中，主要以直接鑒定法進(jìn)行使用，對(duì)檔案標(biāo)示的內(nèi)容按件、頁以及結(jié)構(gòu)的完整性進(jìn)行細(xì)致的鑒定工作，進(jìn)而判斷其價(jià)值以及內(nèi)容的特殊性，最終確定其方案需要采取保密工作還是對(duì)外進(jìn)行公開。

2） 鑒定步驟，鑒定步驟的組成包含幾個(gè)方面的措施，如初審、復(fù)審以及終審等，在工作的流程上體現(xiàn)出一定的完整性，詳細(xì)的內(nèi)容有以下幾種：

①開展檔案管理人員的上級(jí)文件以及相關(guān)法律政策學(xué)習(xí)。②對(duì)現(xiàn)行的檔案館文件進(jìn)行調(diào)查與分類，并確定其性質(zhì)，為后續(xù)的檔案開放以及限制等工作進(jìn)行優(yōu)化性的鋪墊。③制定檔案工作的時(shí)常，以在檔案館的開展時(shí)間內(nèi)完成檔案年份的確定、內(nèi)容分類以及工作分配等工作。④創(chuàng)建初審數(shù)據(jù)平臺(tái)，該數(shù)據(jù)平臺(tái)在內(nèi)容上包括檔案的詳細(xì)數(shù)據(jù)，如檔案編號(hào)、內(nèi)容性質(zhì)、篇名以及限制性等數(shù)據(jù)。⑤初審，該工作主要使工作人員對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)的內(nèi)容檢查，對(duì)于不能根據(jù)篇名進(jìn)行內(nèi)容確定的檔案需進(jìn)行全文檢查，而保密期終止的檔案需要根據(jù)解密的程序進(jìn)行分類處理。⑥復(fù)審，復(fù)審的工作內(nèi)容主要對(duì)初審的數(shù)據(jù)總結(jié)文件進(jìn)行逐項(xiàng)核對(duì)與評(píng)定，最終確定檔案的處理意見[3]。另外，復(fù)審初步的評(píng)定工作完成后，需要制定復(fù)審的意見總結(jié)，并將檔案的開放以及限制建議進(jìn)行分類，同時(shí)做好數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，為終審工作進(jìn)行資料上的進(jìn)一步提煉。⑦終審，終審的工作人員將復(fù)審資料進(jìn)行初步的審核后，將其轉(zhuǎn)交至檔案開放的決策小組，從而確認(rèn)檔案的開放以及限制[4]。其中，終審的工作中還需要進(jìn)行終審工作報(bào)告以及意見表的制定，不僅需要在數(shù)量和性質(zhì)上進(jìn)行標(biāo)注和說明，還需將初審、復(fù)審的工作情況進(jìn)行反饋，并進(jìn)行負(fù)責(zé)人員的簽字確認(rèn)。⑧公布，其工作內(nèi)容主要在檔案經(jīng)允許后，檔案部門通過多種媒體渠道進(jìn)行檔案開放信息的傳播，該信息的內(nèi)容包括檔案的類型、時(shí)間、租取以及利用的相關(guān)條件。

4 結(jié)語

本文根據(jù)檔案開放的特點(diǎn)、內(nèi)容，并結(jié)合實(shí)際的發(fā)展情況進(jìn)行了綜合的理論探究和文獻(xiàn)闡述，旨在促進(jìn)其管理工作的水平提升至更高的水平。雖然目前的檔案管理工作已逐漸成熟，相關(guān)的法律體系也進(jìn)行了細(xì)化，但在實(shí)際的工作情況中，還存在著尚待改進(jìn)的方面，通過進(jìn)行相關(guān)的理論探究以及工作方法的優(yōu)化，可以進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的優(yōu)化，因此，在新世代的背景下，需要結(jié)合相關(guān)的理論探究和工作方法的優(yōu)化研究，以實(shí)現(xiàn)檔案工作可以更好地服務(wù)于社會(huì)公眾。