新形勢(shì)下企業(yè)檔案信息化工作的管理與利用

孫岳新

濟(jì)寧市技師學(xué)院 山東濟(jì)寧 272000

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營過程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文字、圖表、圖片等信息材料。企業(yè)檔案信息化是指企業(yè)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)的檔案資料進(jìn)行采集、整理、歸檔和利用。傳統(tǒng)管理模式下，企業(yè)檔案管理效率低下，檔案信息難以共享[1]。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，經(jīng)過信息技術(shù)處理后的企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享共用，極大地提升了企業(yè)檔案在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、發(fā)展中的應(yīng)用價(jià)值，在提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭力方面發(fā)揮了積極作用。

1 信息化建設(shè)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

順應(yīng)科學(xué)是企業(yè)檔案管理工作的必由之路，也是提高檔案服務(wù)水平、加速檔案管理的客觀要求?？茖W(xué)的管理手段是保證檔案管理工作順利進(jìn)行的源泉，是檔案管理模式的重大革新。傳統(tǒng)的檔案形式都以文字記錄的紙質(zhì)形式存在，現(xiàn)在，由于電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)的發(fā)達(dá)，檔案信息資源的形式有了更高的發(fā)展，不再只是單純的文字形式，還可以增加照片、圖表、聲像等形式，已多形式組合的檔案信息資源形態(tài)，使檔案信息圖文并茂、生動(dòng)形象，使人們對(duì)檔案信息資源的內(nèi)容一覽無余、印象深刻。網(wǎng)絡(luò)下的檔案信息資源使檔案資源可以不受時(shí)間、不受空間、不受地域的限制，在更高程度上實(shí)現(xiàn)了資源的共享，為檔案利用者提供了更為便捷、高效的通道，提高了檔案信息資源的利用率和共享性。

2 檔案信息化管理中存在的問題

2.1 檔案管理的安全意識(shí)較差

檔案信息管理與其他信息管理工作不同，檔案信息管理中有很多重要文件，特別是一些檔案信息不能泄露，需要保護(hù)，但是在工作中，往往容易被工作者忽略，給檔案信息管理安全帶來一定隱患。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上保密不嚴(yán)密或者工作者忽略保護(hù)，容易被不法分子盜取信息，甚至有些在網(wǎng)絡(luò)上傳播，造成檔案信息流失，給企業(yè)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

2.2 企業(yè)不重視檔案管理工作

目前，很多企業(yè)的檔案信息管理意識(shí)淡薄，甚至有些企業(yè)沒有設(shè)置相關(guān)檔案部門，導(dǎo)致員工檔案信息不全，影響檔案信息管理工作的進(jìn)程。即便有些單位設(shè)置了檔案室，但是對(duì)此重視不夠，在工作開展中，很多情況下是為了完成工作，采用了傳統(tǒng)檔案管理模式，忽略了現(xiàn)代化檔案信息建設(shè)工作，工作進(jìn)程緩慢。

2.3 檔案信息化建設(shè)投入不足

檔案信息化建設(shè)需要資金投入，一方面，需要大量的硬件設(shè)備，比如掃描儀、計(jì)算機(jī)以及打印機(jī)等，應(yīng)用這些設(shè)備有利于實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子化；另一方面，需要投入相匹配的軟件設(shè)備，應(yīng)用這些軟件設(shè)備方便檔案儲(chǔ)存和管理?？偠灾?，檔案信息化管理不僅需要投入較多的設(shè)備，還需要投入資金，但現(xiàn)階段單位對(duì)檔案信息化管理并不重視，投入較少，影響了檔案信息化管理工作的進(jìn)程。

3 企業(yè)檔案信息化管理對(duì)策

3.1 軟件硬件一起抓，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

信息化條件下，電子檔案分類管理、電子文件規(guī)范歸檔以及數(shù)字化處理對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用提出了新的要求。檔案部門應(yīng)積極適應(yīng)云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì)，規(guī)劃與建設(shè)好數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，加快檔案數(shù)字化進(jìn)程。特別是針對(duì)檔案工作人員少、檔案藏量大的情況，要更多地利用電子設(shè)備對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索、編研和統(tǒng)計(jì)，進(jìn)一步提高工作效率和檔案信息開發(fā)效益[2]。同時(shí)，要強(qiáng)化軟件設(shè)施建設(shè)，依托電子公文系統(tǒng)，不斷加強(qiáng)電子文件的歸檔和傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化管理，加大檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)力度，開發(fā)現(xiàn)代檔案管理軟件，推進(jìn)數(shù)字化檔案室建設(shè)，通過在線授權(quán)，實(shí)現(xiàn)本企業(yè)檔案資料在線共享和管理無紙化、收藏?cái)?shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，直接實(shí)現(xiàn)檔案信息管理從傳統(tǒng)管理階段向信息資源管理階段邁進(jìn)。

3.2 強(qiáng)化業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，推進(jìn)隊(duì)伍建設(shè)專業(yè)化

為了全面推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，順應(yīng)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展要求，以檔案管理現(xiàn)代化為手段，全力打造信息化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化檔案室，要做到如下幾點(diǎn)：一是要培養(yǎng)一支高素質(zhì)的專職檔案管理隊(duì)伍，引進(jìn)專業(yè)人才，強(qiáng)化業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，樹立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)化的檔案管理理論，積極改進(jìn)服務(wù)方法，完善服務(wù)手段，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，全面提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，為檔案室管理從傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。二要在不斷探索創(chuàng)新基礎(chǔ)上，及時(shí)總結(jié)好的經(jīng)驗(yàn)做法，積極尋找檔案管理中的創(chuàng)新點(diǎn)和閃光點(diǎn)，并進(jìn)行匯總、整理、優(yōu)化，努力探索出一套適合本企業(yè)工作實(shí)際的現(xiàn)代化檔案管理機(jī)制。

3.3 加強(qiáng)管理，健全檔案信息化管理制度體系

在企業(yè)的日常檔案信息化管理過程中，要尤其重視規(guī)章制度的建立和完善，使企業(yè)檔案信息化管理更加的規(guī)范和完善，為后期的檔案利用奠定扎實(shí)基礎(chǔ)和完善的制度保障。首先是要嚴(yán)格按照《檔案法》《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》《企業(yè)檔案管理辦法》，作為指導(dǎo)和規(guī)劃企業(yè)檔案信息化建設(shè)的綱領(lǐng)性文件。其次，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)結(jié)合行業(yè)檔案特點(diǎn)，以國家檔案局、地方行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等為基礎(chǔ)，完善企業(yè)檔案信息管理規(guī)范、制度和標(biāo)準(zhǔn)體系[3]。

4 結(jié)語

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用極大地提升了企業(yè)檔案信息化管理水平，也為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和企業(yè)文化建設(shè)提供豐富的檔案信息資源。與傳統(tǒng)的檔案管理模式不同，信息時(shí)代大背景下，企業(yè)檔案信息化管理面臨著許多新的挑戰(zhàn)和新的要求，需要企業(yè)管理者高度重視檔案信息化管理工作，加大檔案管理人員的信息素養(yǎng)的培育，增加信息化管理的經(jīng)費(fèi)投入，改善檔案信息化管理基礎(chǔ)，完善信息化檔案管理制度體系，切實(shí)提升企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化水平，為企業(yè)的發(fā)展壯大提供支持和幫助。