提升質(zhì)量管理 精細(xì)物資驗(yàn)收工作

肖敏

中石化西南石油工程有限公司井下作業(yè)分公司 四川德陽 618000

物資驗(yàn)收是核對(duì)資證和憑證，對(duì)物資實(shí)體進(jìn)行數(shù)量和質(zhì)量檢驗(yàn)的技術(shù)活動(dòng)的總稱。是供貨方、采購方在一定條件下，借助某種手段和方法，按照合同/訂單、標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)貨物的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量以及包裝等方面進(jìn)行檢查，以確定物資是否與標(biāo)的一致，合格品方能入庫。

1 物資驗(yàn)收的必要性

1.1 質(zhì)量就是生命，沒有質(zhì)量企業(yè)就會(huì)失去市場(chǎng)

只有物資質(zhì)量保障了，才能保障生產(chǎn)的安全實(shí)施，才能爭(zhēng)取到更多的生產(chǎn)任務(wù)，公司才能得到生存和發(fā)展。由于入庫物資的來源復(fù)雜、運(yùn)輸條件上存在差異，包裝質(zhì)量不等，致使物資在供貨時(shí)及供貨途中會(huì)產(chǎn)生種種復(fù)雜變化并對(duì)其數(shù)量和質(zhì)量產(chǎn)生一定影響，為確保入庫物資在數(shù)量上的準(zhǔn)確與質(zhì)量上的完好。

1.2 為物資的倉儲(chǔ)和最終出庫投入使用打下基礎(chǔ)

因?yàn)橹挥性谌霂祢?yàn)收時(shí)，將物資的實(shí)際狀況徹底檢驗(yàn)清楚，才能剃除殘次不合格品；才能為以后的保管保養(yǎng)措施提供依據(jù)；才能在最終出庫時(shí)提供數(shù)量準(zhǔn)、質(zhì)量好的物資。因此，任何粗枝大葉、麻痹疏忽、不負(fù)責(zé)任，都會(huì)給以后的工作造成不應(yīng)有的混亂和損失[1]。

1.3 對(duì)物資的質(zhì)量生產(chǎn)起監(jiān)督和促進(jìn)作用

驗(yàn)收工作實(shí)際是對(duì)物資產(chǎn)品質(zhì)量、包裝和運(yùn)輸?shù)惹闆r的一次全面考核，驗(yàn)收中所發(fā)現(xiàn)的產(chǎn)品質(zhì)量、數(shù)量、包裝、運(yùn)輸?shù)纫幌盗袉栴}的反映，都會(huì)對(duì)有關(guān)部門的質(zhì)量管理起一定的推動(dòng)作用。

1.4 驗(yàn)收記錄是倉庫提出拒收、退貨、索賠的依據(jù)

如果物資入庫時(shí)未進(jìn)行嚴(yán)格的驗(yàn)收，或沒有做出正確的驗(yàn)收記錄，而在保管中或發(fā)貨時(shí)才發(fā)現(xiàn)問題，定會(huì)給工作造成極大被動(dòng)，甚至帶來不必要的損失。

2 物資驗(yàn)收的主要內(nèi)容及原則

物資驗(yàn)收的內(nèi)容包括憑證驗(yàn)收、質(zhì)量檢驗(yàn)、數(shù)量驗(yàn)收，與合同或訂單信息確認(rèn)一致。到貨物資驗(yàn)收原則有：一是嚴(yán)肅性。物資的驗(yàn)收，關(guān)系到企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全，驗(yàn)收人員必須具有高度的責(zé)任心、嚴(yán)格按制度、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和手續(xù)，認(rèn)真進(jìn)行檢驗(yàn)，并對(duì)所驗(yàn)物資負(fù)全部責(zé)任；二是準(zhǔn)確性。對(duì)入庫物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量的驗(yàn)收，必須做到準(zhǔn)確無誤，不得摻入自己的主觀偏見和臆斷。要如實(shí)反映物資當(dāng)時(shí)的實(shí)際情況并真實(shí)、準(zhǔn)確地加以記錄；三是及時(shí)性。要按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)完成驗(yàn)收工作、提出驗(yàn)收結(jié)果，以保證物資盡快入庫、及時(shí)供應(yīng)，并在規(guī)定期限內(nèi)處理有關(guān)糾紛[2]。

3 物資驗(yàn)收流程及工作重點(diǎn)

3.1 成立驗(yàn)收組織，明確崗位職責(zé)

制訂質(zhì)量管理目標(biāo)和相關(guān)制度，加強(qiáng)驗(yàn)收人員的培訓(xùn)，提高驗(yàn)收隊(duì)伍的整體素質(zhì)。對(duì)驗(yàn)收人員的要求職責(zé)心強(qiáng)，熟練掌握物資驗(yàn)收的程序和方法，物資驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，懂計(jì)量換算以及協(xié)調(diào)、處理日常驗(yàn)收工作中出現(xiàn)的質(zhì)量問題處理能力。驗(yàn)收需保證兩人以上共同參與驗(yàn)收，一般由企業(yè)質(zhì)量管理人員或過程控制人員組織，采購員、倉庫保管員參與驗(yàn)收。

3.2 做好驗(yàn)收前的準(zhǔn)備工作

在驗(yàn)收前必須做好搜集并熟悉驗(yàn)收憑證等有關(guān)資料。對(duì)待驗(yàn)物資的產(chǎn)地、特點(diǎn)、規(guī)格、數(shù)量、計(jì)量方法做到心中有數(shù)；確定存放地點(diǎn)，準(zhǔn)備相應(yīng)的檢驗(yàn)工具，與生產(chǎn)部門配合準(zhǔn)備好驗(yàn)收作業(yè)的機(jī)械、設(shè)備及人力；進(jìn)口物資或委托方指定需要質(zhì)量檢驗(yàn)的，應(yīng)提前通知有關(guān)檢驗(yàn)部門會(huì)同驗(yàn)收；準(zhǔn)備好全部驗(yàn)收憑證和資料。

3.3 外觀檢驗(yàn)及核對(duì)證件

檢查包裝，產(chǎn)品包裝完整、無破損、潮濕。包裝上的產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量與訂貨一致。開箱檢查產(chǎn)品型號(hào)規(guī)格與外包裝一致，是否有物資送貨單或廠家出庫單、裝箱單、合格證等資料，外觀應(yīng)清潔無破損、無磨損、無銹蝕殘缺等現(xiàn)象，如出現(xiàn)上述現(xiàn)象且情況嚴(yán)重的，應(yīng)拒收退回。核對(duì)證件就是將上述證件加以整理、分類并在實(shí)物檢驗(yàn)過程中與實(shí)物對(duì)照、核實(shí)。

3.4 驗(yàn)收方式及比例的確定

入庫驗(yàn)收有全驗(yàn)和抽驗(yàn)兩種，對(duì)大批量到貨一般進(jìn)行抽驗(yàn)。按照隨貨清單核對(duì)零件編號(hào)并清點(diǎn)數(shù)量，確保準(zhǔn)確無誤，對(duì)一些貴重物資需核實(shí)重量[3]。一般5件以內(nèi)的全驗(yàn)，5-20件的抽驗(yàn)率不小于50%，20-100件的抽驗(yàn)率不小于25%，100件以上的抽驗(yàn)率不小于10%。重要物資、供貨單位初次供應(yīng)的物資需加大抽驗(yàn)比重；批次出現(xiàn)抽驗(yàn)不合格的，必須全部檢驗(yàn)。

3.5 出具驗(yàn)收記錄，登賬建卡

物資驗(yàn)收后，及時(shí)填寫驗(yàn)收記錄，驗(yàn)收記錄要完整、準(zhǔn)確、清晰、客觀、真實(shí)地反映驗(yàn)收的全過程，用詞準(zhǔn)確恰當(dāng)，不主觀臆斷，模棱兩可。驗(yàn)收記錄及供方提供的必要證件，定期歸納、存檔。經(jīng)驗(yàn)收小組共同確認(rèn)后，出具驗(yàn)收記錄，辦理入庫手續(xù)，建立物資收發(fā)存臺(tái)賬。

3.6 直達(dá)現(xiàn)場(chǎng)物資的驗(yàn)收

直接運(yùn)抵現(xiàn)場(chǎng)使用的物資，由使用單位現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，辦理交接手續(xù)，并出具驗(yàn)收記錄。物資到貨時(shí)，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況指定卸貨地點(diǎn)，及時(shí)登記物資到貨記錄，現(xiàn)場(chǎng)材料管理員依據(jù)送貨單內(nèi)容對(duì)到貨物資進(jìn)行核對(duì)，檢查質(zhì)量證明等資料是否齊全，并一一清點(diǎn)數(shù)量，簽字接收，建立收貨臺(tái)賬，注明到貨日期。

3.7 對(duì)只有在安裝和使用階段才能暴露出內(nèi)在質(zhì)量問題的物資

應(yīng)在對(duì)外觀質(zhì)量驗(yàn)收合格后，作好資質(zhì)量跟蹤，使用單位在物資安裝及使用時(shí)，將質(zhì)量跟蹤記錄傳遞到使用人員，讓使用人員參與到物資質(zhì)量控制中來，可以在使用物資過程中，各崗位相關(guān)人員對(duì)使用過程進(jìn)行監(jiān)控，并將使用過程中相關(guān)使用情況認(rèn)真填寫質(zhì)量跟蹤記錄，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)反饋到相關(guān)部門。

3.8 不合格品的處理

所有到貨的物資必須有合同或訂單，資料不全、規(guī)格型號(hào)與合同或訂單不符、拒絕驗(yàn)收，拒絕收貨。對(duì)資料齊全但驗(yàn)收不合格的物資，不得辦理入庫手續(xù)，應(yīng)單獨(dú)存放，做好標(biāo)識(shí)，由驗(yàn)收小組匯總后形成書面報(bào)告報(bào)物資采購部門，按照誰采購誰負(fù)責(zé)的原則，辦理讓步接收、換貨、退貨、索賠等事宜。因責(zé)任心不強(qiáng)等個(gè)人原因造成不合品購入或入庫的，追究當(dāng)事人相關(guān)責(zé)任。

4 結(jié)語

企業(yè)應(yīng)按照“誰提需求誰負(fù)責(zé)、誰采購誰負(fù)責(zé)、誰使用誰負(fù)責(zé)”的原則，堅(jiān)持從需求產(chǎn)生到物資采購和使用的全過程實(shí)施質(zhì)量管理和監(jiān)督，落實(shí)職責(zé)分工和管控責(zé)任，推行物資質(zhì)量問題報(bào)告和質(zhì)量問題處理制度，實(shí)施閉環(huán)管理。