檔案數(shù)字化促企業(yè)管理升級(jí)

孫岳新

濟(jì)寧市技師學(xué)院 山東濟(jì)寧 272000

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，社會(huì)對(duì)檔案信息資源共享的需求日益迫切，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中產(chǎn)生了大量的電子文件和紙檔文件，每年都有大量的電子檔案和紙質(zhì)檔案歸檔。數(shù)字化管理檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理方式，加快數(shù)字檔案建設(shè)，做好電子檔案的收集、整理、處理、處置、歸檔與利用工作，同時(shí)還要通過利用設(shè)備加工把企業(yè)長期積累的大量紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的對(duì)企業(yè)管理意義

1.1 檔案數(shù)字化，可以強(qiáng)化檔案管理工作，是現(xiàn)代信息資源共享的必然要求

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，能夠沖破檔案利用的種種局限，提高檔案信息的完整性與準(zhǔn)確性，目前檔案的管理正從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，向檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為企業(yè)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)方向轉(zhuǎn)變[1]。傳統(tǒng)的管理模式不能適應(yīng)信息巨大的電子檔案的管理要求，利用數(shù)字化手段實(shí)現(xiàn)檔案的收集、保管、保護(hù)和資源的共享利用是檔案管理工作的必然趨勢。

1.2 檔案數(shù)字化較傳統(tǒng)的檔案管理方式具有一定的新進(jìn)性、完整性和突破性，是企業(yè)提高辦公效率和經(jīng)濟(jì)效益的手段

企業(yè)在過去的檔案管理過程中一直使用的是粗放型模式，在實(shí)施檔案管理過程中基本都是以實(shí)體或紙張的形式進(jìn)行管理，增加了企業(yè)的管理成本，信息的整理、查詢等效率都相對(duì)比較低。通過數(shù)字化檔案的建設(shè)管理模式是將傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換為電子檔案，避免資源浪費(fèi)，從實(shí)物空間上與經(jīng)濟(jì)費(fèi)用上都有大幅度的成本節(jié)約，解放了人體繁重的體力勞動(dòng)，大大提高了檔案內(nèi)容的質(zhì)量管理，實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍，降低檔案管理成本。數(shù)字化檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，現(xiàn)代企業(yè)制度的建立離不開檔案的支持。企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄，數(shù)字化檔案管理能高效的接收與處理企業(yè)檔案，為企業(yè)的文件傳遞、信息查詢、數(shù)據(jù)處理節(jié)約時(shí)間，大大提高了工作效率。即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為企業(yè)部門及領(lǐng)導(dǎo)辦公及決策提供服務(wù)。同時(shí)電子檔案可以通過互聯(lián)網(wǎng)或企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)進(jìn)行傳輸，達(dá)到資源共享，提高工作效率。

2 檔案數(shù)字化管理的弊端分析

2.1 檔案管理存在不安全因素

由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜性，電子文件利用的保密和安全工具具有一定的難度。在檔案數(shù)字化管理中，由于信息技術(shù)是主要的載體，網(wǎng)絡(luò)空間的交互性、開放性、多元性等特點(diǎn)等，都容易增加檔案管理的難度，也容易滋生不安全因素。比如在檔案管理中，由于很多內(nèi)部檔案具有一定的保密性，若檔案管理人員不注重安全防護(hù)，不注重甄別不良訪問行為或者惡意訪問行為，都容易滋生檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。再比如在檔案管理中，檔案使用人員沒有按照嚴(yán)格的規(guī)范來進(jìn)行操作，通過外網(wǎng)來訪問檔案管理系統(tǒng)，也容易增加檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，不利于檔案管理的整體安全。

2.2 檔案管理易受載體影響

在檔案管理實(shí)踐中，基于檔案數(shù)字化管理，能夠在很大程度上優(yōu)化檔案管理的效率，但同時(shí)也容易受到信息技術(shù)載體的影響。比如，在檔案管理中，由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在一定的更新性，這使得很多相對(duì)“古老”的檔案無法被兼容和利用，可能部分文件格式不對(duì)，無法進(jìn)行上傳與整理[2]。再比如檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)可能還存在著一定的不穩(wěn)定性，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障或者漏洞，不僅無法保證數(shù)據(jù)檔案的安全，同時(shí)也可能會(huì)造成重要檔案數(shù)據(jù)的丟失。與此同時(shí)，病毒侵害、數(shù)據(jù)丟失的隱患也造成了數(shù)字化管理的不穩(wěn)定性，威脅到了電子檔案的長期保管和安全保管。

3 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化舉措

3.1 優(yōu)化檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)

在信息技術(shù)全面快速發(fā)展的今天，全面優(yōu)化檔案數(shù)字化管理成效，綜合性提升檔案管理水平，應(yīng)該科學(xué)構(gòu)建檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，這是提升檔案管理質(zhì)量與水平的重要保障。檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)非?？茖W(xué)且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎瑪?shù)字化管理系統(tǒng)也是相對(duì)比較繁瑣和復(fù)雜的，為整體提升檔案管理的成效，科學(xué)優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，需要率先優(yōu)化檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，以此來綜合性實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。一方面，企業(yè)在檔案管理實(shí)踐中，應(yīng)該結(jié)合自身檔案管理特色，應(yīng)該結(jié)合自身檔案管理特征來構(gòu)建科學(xué)系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，以此為基點(diǎn)來開展檔案管理工作。企業(yè)可以自行開發(fā)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，也可以聘請專業(yè)機(jī)構(gòu)來搭建檔案數(shù)字化系統(tǒng)，但無論是采用哪一種方式，都需要做好檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的維護(hù)與更新，以確保各類格式文件的兼容存儲(chǔ)。另一方面，企業(yè)在檔案管理實(shí)踐中，還應(yīng)該尋求各個(gè)部門的配合與支持，將各個(gè)部門所有人員等納入檔案數(shù)字化系統(tǒng)中，為檔案管理提供扎實(shí)有效的信息數(shù)據(jù)，做好關(guān)鍵信息或者數(shù)據(jù)的共享，切實(shí)提升檔案管理的整體質(zhì)量與成效。

3.2 采用統(tǒng)一錄入以及備份標(biāo)準(zhǔn)

在檔案管理實(shí)踐中，依托于信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案管理成效，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，需要運(yùn)用統(tǒng)一的錄入標(biāo)準(zhǔn)以及備份標(biāo)準(zhǔn)，前者是信息輸入的關(guān)鍵，后者是信息安全的保證。一方面，企業(yè)在建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)該制定科學(xué)統(tǒng)一的錄入標(biāo)準(zhǔn)，確保各類信息能夠以統(tǒng)一規(guī)范的存儲(chǔ)格式進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)中，繼而為檔案信息的歸類與整理提供重要前提。同時(shí)，在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，為實(shí)現(xiàn)不同格式的檔案的兼容，如視頻、語音、文字等，應(yīng)該按照相應(yīng)的內(nèi)容采用對(duì)應(yīng)的格式，以此來實(shí)現(xiàn)檔案信息的全覆蓋[3]。另一方面，企業(yè)在采用檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)時(shí)，還應(yīng)該運(yùn)用科學(xué)的備份標(biāo)準(zhǔn)。

4 結(jié)語

為克服對(duì)檔案管理的短視心理，公司開展了形式多樣的檔案專業(yè)知識(shí)宣講和業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。對(duì)內(nèi)增強(qiáng)檔案管理人員的工作自覺性和責(zé)任感，從企業(yè)現(xiàn)實(shí)工作和長遠(yuǎn)發(fā)展的需要出發(fā)，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作；對(duì)外使公司全體員工充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性。通過開展“國際檔案日”等宣傳活動(dòng)，評(píng)選表彰檔案利用優(yōu)秀案例和成果巡展，營造全員關(guān)注、支持、參與檔案管理工作的良好氛圍，為全面深入開展企業(yè)檔案資源開發(fā)利用打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。