大數(shù)據(jù)下文書檔案管理及其信息化應(yīng)用

張照峰

濟(jì)寧市技師學(xué)院 山東濟(jì)寧 272000

文書檔案詳實(shí)記錄了一個企業(yè)的發(fā)展歷程，其中包含了大量的信息資料，若單靠傳統(tǒng)的人工整理方式，不僅對文書檔案的管理和利用構(gòu)成極大困擾，也會影響工作的完成進(jìn)度[1]。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，文書檔案管理的信息化也是大勢所趨。

1 大數(shù)據(jù)下文書檔案管理的含義

隨著互聯(lián)網(wǎng)上各類數(shù)據(jù)量的急劇增長，大數(shù)據(jù)技術(shù)得到發(fā)展推廣，大數(shù)據(jù)是由數(shù)據(jù)體量巨大，難以被用戶及時獲取加工處理的數(shù)據(jù)，目前的主要軟件工具在允許時間內(nèi)達(dá)到查詢檢索非常困難。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)τ袃r值的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行專業(yè)化處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源價值的增值。大數(shù)據(jù)環(huán)境帶來的信息風(fēng)暴變革人們的生活習(xí)慣，同時文書檔案的數(shù)據(jù)量也急劇快速增長。文書檔案是整體單位生產(chǎn)經(jīng)營管理中形成具有保存價值的原始文書記錄信息，包括文字、圖片、影像、多媒體等各種形式載體。文書檔案信息化是用現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)行檔案的收集、管理、開發(fā)利用。進(jìn)一步提高其利用價值，大數(shù)據(jù)環(huán)境下利用計算機(jī)技術(shù)為單位提供更為準(zhǔn)確的服務(wù)，延長文書檔案的使用壽命。文書檔案信息化管理主要包括數(shù)字化管理、網(wǎng)絡(luò)化管理與安全化管理。傳統(tǒng)意義上的文書檔案以紙質(zhì)載體為主，檔案管理人員勞動強(qiáng)度大，工作任務(wù)繁重，檔案收集整理需占用大量的存儲庫房。大數(shù)據(jù)環(huán)境下數(shù)字化檔案可節(jié)省大量人力物力空間，同時數(shù)據(jù)更精確，查詢更方便。文書檔案信息化管理進(jìn)行數(shù)字化處理，是由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案，文書檔案數(shù)字化建設(shè)是單位檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。經(jīng)數(shù)字化建設(shè)形成的企業(yè)文書檔案需要利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，才能實(shí)現(xiàn)不同類型，不同網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)的用戶對檔案資源的共享使用[2]。企業(yè)文書檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的重要技術(shù)手段。企業(yè)文書當(dāng)納網(wǎng)絡(luò)化利用包括網(wǎng)絡(luò)分類，網(wǎng)絡(luò)組卷，網(wǎng)絡(luò)檢索，網(wǎng)絡(luò)隔離，網(wǎng)絡(luò)下載等多種功能。企業(yè)文書檔案的安全保障問題是網(wǎng)絡(luò)化的突出問題，大數(shù)據(jù)環(huán)境的安全問題突出，需要在實(shí)際工作中不斷改進(jìn)技術(shù)，加強(qiáng)保密措施，首先要防止由于工作人員操作失誤及網(wǎng)絡(luò)故障，網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊等因素造成企業(yè)文書檔案損毀。其次，對涉及保密的企業(yè)文書檔案需采取相應(yīng)的保密管理措施。企業(yè)文書檔案進(jìn)行公開分級管理非常必要。

2 文書檔案信息化管理現(xiàn)狀

傳統(tǒng)的檔案管理因地域限制、空間限制給查閱帶來許多不便，尤其是文書檔案，使用的頻率較高、查閱人員較多，因此可能會產(chǎn)生一些矛盾，導(dǎo)致檔案管理的時效性不強(qiáng)。而提出檔案信息化建設(shè)就是為了能夠改善檔案管理效率。檔案信息化建設(shè)是指在檔案管理過程中運(yùn)用信息技術(shù)、確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化服務(wù)。信息化管理是一項系統(tǒng)工程，它不能簡單地等同于檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，而是利用網(wǎng)絡(luò)建立更為寬泛的運(yùn)用平臺使檔案以不同形式發(fā)揮作用，同時，因為網(wǎng)絡(luò)更新迅速，文書檔案的信息化管理還要不斷更新觀念、優(yōu)化工作流程和工作方法，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化的規(guī)范建設(shè)、科學(xué)推進(jìn)。在當(dāng)今社會快速發(fā)展的情況下，信息成為社會與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的資源和財富，信息化是最便捷的管理形式，我國文書檔案管理信息化程度低，信息化管理起步晚，基本上還處于半手工管理的階段，檔案查閱者還需要親自到檔案管理部門進(jìn)行查閱，缺乏時效性，降低了檔案利用效率，直接導(dǎo)致了檔案資料中蘊(yùn)藏的豐富信息資源無法得到充分挖掘和利用，文書檔案的創(chuàng)新服務(wù)工作也不能完全滿足經(jīng)濟(jì)社會日益增長的需要。

3 大數(shù)據(jù)下文書檔案信息化管理工作的相關(guān)建議

3.1 完善制度，轉(zhuǎn)變觀念

信息化的發(fā)展推動文書檔案管理工作的變化，同時相應(yīng)的管理制度也要適時做出調(diào)整和完善，促進(jìn)文書檔案管理工作的良好有序推進(jìn)。首先要對文檔信息化管理流程進(jìn)行規(guī)范和制度建設(shè)，使得檔案工作人員都有章可循，按照規(guī)定的檔案管理流程，促進(jìn)歸檔工作的高效高質(zhì)完成。在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，必須加強(qiáng)信息的保密工作，尤其是檔案的相關(guān)工作人員，必須要增強(qiáng)安全防范意識，將安全措施落實(shí)到細(xì)節(jié)上，保證電子檔案的信息安全。

3.2 提高檔案人員的綜合素質(zhì)

首先應(yīng)當(dāng)提升管理平臺硬件設(shè)備方面的要求，唯有把硬件設(shè)備的要求有效提高，工作人員才有機(jī)會了解與掌握科學(xué)的理念與技術(shù)，從而嫻熟運(yùn)用電子方案的管控舉措。其次，作為檔案工作人員，我們應(yīng)當(dāng)緊跟時代發(fā)展步伐，不斷更新理論知識，不斷提高技能水平，確保自身能力可以滿足社會需求[3]。另外，有關(guān)部門也應(yīng)當(dāng)多給職工提供交流的機(jī)會，增強(qiáng)職工間的交流，并將電子檔案管理方法學(xué)習(xí)程度的好壞來做為考核的一項以此來激勵管理人員對新知識的吸收，也只有這樣才能提高本單位的軟實(shí)力。

3.3 加快軟硬件建設(shè)，搭建信息化管理的平臺

加大文書檔案管理的資金投入力度，及時配備檔案信息化管理所需要的計算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，安裝相關(guān)檔案管理軟件，以提供檔案查詢平臺。通常情況下，文書檔案管理部門都是全額撥款的單位，加快檔案信息化建設(shè)就必須有財政方面的支持，因此，相關(guān)管理部門應(yīng)提高意識，加大對文書檔案信息化建設(shè)的投入，保證文書檔案信息化建設(shè)的順利開展，為管理提供更多更有效的利用途徑。

4 結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代要求文書檔案管理必須加強(qiáng)數(shù)字化管理，文書檔案信息化管理有利于提升檔案管理工作效率，為單位生產(chǎn)經(jīng)營管理決策提供科學(xué)的參考信息。必須大力推進(jìn)單位的文書檔案管理信息化建設(shè)，提供有力的技術(shù)設(shè)備支撐，促進(jìn)單位生產(chǎn)管理體系的高效運(yùn)作。