企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的原則和對(duì)策

王民

濟(jì)寧市技師學(xué)院 山東濟(jì)寧 272000

隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，很多線下客戶資源導(dǎo)入成了線上的客戶流量。也就是我們現(xiàn)在所說的大數(shù)據(jù)時(shí)代。越來越多的智能終端春筍一般飛速的發(fā)展起來，對(duì)數(shù)據(jù)的分析也越來越透徹而復(fù)雜，整個(gè)世界進(jìn)入了大數(shù)據(jù)的時(shí)代[1]。而在這樣的大數(shù)據(jù)時(shí)代下，許多企業(yè)在企業(yè)檔案管理中需要做一些改革，在面對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)非常激烈的環(huán)境下，企業(yè)只有對(duì)信息資源開發(fā)充分的利用，并且企業(yè)檔案中也包含著許多具有重大潛在驅(qū)動(dòng)價(jià)值的資源。

1 企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的必要性

某集團(tuán)作為國家“一五”期間的重點(diǎn)企業(yè)，近年來以“兩融、三新、五化、萬億”發(fā)展戰(zhàn)略為指引，顯現(xiàn)出改革發(fā)展的強(qiáng)勁勢(shì)頭。檔案部門作為為各部門提供檔案信息資源服務(wù)的一個(gè)專業(yè)機(jī)構(gòu)，必須加強(qiáng)創(chuàng)新能力建設(shè)，不斷提升服務(wù)水平。檔案信息資源庫建設(shè)著眼于實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效整合和高度共享，其立足點(diǎn)和落腳點(diǎn)均在于為各部門提供高效、便捷的檔案信息資源服務(wù)，為集團(tuán)業(yè)務(wù)開展提供信息資源支撐。近年來，隨著中航工業(yè)在所屬的200多家企事業(yè)單位進(jìn)行數(shù)字檔案館的試點(diǎn)和建設(shè)工作，各類信息通過金航網(wǎng)和OA系統(tǒng)、PDM系統(tǒng)管理和應(yīng)用，但仍有大量的文件資料、聲像材料、出版物、史志資料、業(yè)務(wù)信息等資源分布比較分散，利用十分不便。因此，如何實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的科學(xué)管理和高效共享，加強(qiáng)企業(yè)檔案信息資源建設(shè)，成為一項(xiàng)重要議題。

2 企業(yè)檔案信息資源建設(shè)原則

2.1 嚴(yán)格遵循國家規(guī)定和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案信息資源建設(shè)

建設(shè)企業(yè)檔案的全部信息體系對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有積極的作用，能讓企業(yè)的各項(xiàng)工作順利開展。那么，最大限度的保證工作效率和信息的準(zhǔn)確率就必須要符合國家的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)范圍。建設(shè)的過程中，不折不扣地依照程序操作以讓建設(shè)企業(yè)檔案信息體系地工作順利進(jìn)入正軌。如此一來，在需要調(diào)用信息時(shí)候會(huì)更加從容高效。然而，由于企業(yè)性質(zhì)地不同，在具體建設(shè)環(huán)節(jié)中必須充分考慮企業(yè)的實(shí)際情況，繼而采取一定辦法讓檔案信息資源建設(shè)在不違反國家規(guī)定的同時(shí)又能促進(jìn)企業(yè)向上發(fā)展。

2.2 檔案信息完整、真實(shí)、準(zhǔn)確

企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的核心宗旨就是必須貫徹執(zhí)行完整、真實(shí)的原則，完整真實(shí)原則的缺失將會(huì)使信息體系的建設(shè)毫無意義?？萍嫉牡率沟闷湓趹?yīng)用方面也不斷取得突破，在企業(yè)檔案信息資源建設(shè)中采用信息化是大勢(shì)所趨。由此，更要堅(jiān)守檔案信息的完整和真實(shí)[2]。那么，這就要求負(fù)責(zé)檔案管理人員在采集員工信息時(shí)務(wù)必保證完整真實(shí)。

2.3 企業(yè)檔案信息資源要能長(zhǎng)期保管和利用

企業(yè)的長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展離不開內(nèi)部檔案信息的有效長(zhǎng)期保存，無論在哪個(gè)發(fā)展階段企業(yè)都會(huì)有需要調(diào)用這些信息資源的時(shí)候?；诖耍诮⑵髽I(yè)檔案信息資源的過程中，必須始終堅(jiān)持收集上來的檔案信息能夠被良好保管和有效使用。信息技術(shù)運(yùn)用的進(jìn)一步深入，使得工作人員更加便利的保存企業(yè)檔案信息資源。必須要強(qiáng)調(diào)的是，為了避免企業(yè)檔案信息的丟失，相關(guān)負(fù)責(zé)人員需要定期對(duì)信息化系統(tǒng)予以更新和維護(hù)。

3 企業(yè)檔案信息資源建設(shè)策略探究

3.1 建立檔案信息數(shù)據(jù)庫

按照現(xiàn)有館藏檔案資源體系，兼顧用戶的利用需求方向，采用現(xiàn)代化技術(shù)將各種載體檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)，分門別類建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，如文書檔案庫、航空史志庫、廠史大事記庫、航空年鑒庫、重大決策檔案庫、重要人物檔案庫、聲像檔案庫、實(shí)物檔案庫等。要建立高質(zhì)量、大容量的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫，推動(dòng)全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)與目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)的并行發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息與全文信息的有效對(duì)接。將原始性檔案經(jīng)二次開發(fā)產(chǎn)生的檔案編研產(chǎn)品與檔案內(nèi)容密切聯(lián)系的相關(guān)資料等納入到檔案信息數(shù)據(jù)庫中。

3.2 不斷豐富和優(yōu)化館藏檔案資源

在現(xiàn)有館藏檔案門類基礎(chǔ)上，系統(tǒng)梳理文件材料的收集渠道，確保歸檔材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。進(jìn)一步健全館藏檔案門類，逐步建立健全重大決策、經(jīng)營(yíng)管理、重要設(shè)備、聲像檔案、宣傳出版物等門類檔案，確保檔案信息門類齊全。根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)拓展情況，不斷擴(kuò)大檔案接收范圍，加大重要檔案的征集力度。為進(jìn)一步優(yōu)化館藏檔案資源，應(yīng)成立檔案鑒定委員會(huì)，定期開展館藏檔案鑒定工作，判定檔案保存價(jià)值，調(diào)整檔案保管期限。對(duì)于已經(jīng)達(dá)到解密期限可以公開的檔案信息應(yīng)及時(shí)公布開放；對(duì)失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行監(jiān)督銷毀。做到以最少的館藏檔案容納最多、最優(yōu)的信息資源，實(shí)現(xiàn)館藏結(jié)構(gòu)最優(yōu)化。

3.3 加大企業(yè)人員培訓(xùn)和管理

加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，目標(biāo)是讓檔案信息體系建設(shè)人才兼具計(jì)算機(jī)技能以及掌握檔案管理方式，讓企業(yè)檔案信息資源管理系統(tǒng)建設(shè)更加高效。由此，首先要為其培訓(xùn)檔案管理方面知識(shí)，讓人員具備基本檔案信息管理的素養(yǎng)。其次培訓(xùn)人員掌握現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，必須掌握的基本技術(shù)有必要的操作技巧、數(shù)據(jù)庫管理方式以及其他系統(tǒng)軟件的應(yīng)用能力[3]。檔案管理工作并不是一個(gè)閉門造車的過程，期間必須同企業(yè)有關(guān)兄弟部門進(jìn)行交流且涉及到方方面面，由此，檔案信息管理的工作人員必須具有高度的責(zé)任感和良好溝通能力。除了專門人員的培訓(xùn)工作外，企業(yè)要加大對(duì)普通員工的培訓(xùn)。不同于專門人員的培訓(xùn)，對(duì)普通員工的培訓(xùn)更加偏重理論知識(shí)傳遞和實(shí)踐操作培訓(xùn)。培訓(xùn)理論有病毒的形成和傳播方式，數(shù)據(jù)庫被病毒入侵的原理等。

4 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)非常繁雜的系統(tǒng)工程。是度企業(yè)信息資源的深度開發(fā)利用。企業(yè)應(yīng)該首先進(jìn)行整體規(guī)劃確定目標(biāo)。建立完整的系統(tǒng)分配以及一些完善的管理措施。引入檔案管理信息化系統(tǒng)，并且改善落后的檔案管理觀念。以此依據(jù)進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)檔案管理建設(shè)的快速發(fā)展。