做好企業(yè)技改項(xiàng)目檔案管理工作的探討

陳春艷

深圳天安云谷投資發(fā)展有限公司 廣東深圳 518000

近年來(lái)，隨著企業(yè)技術(shù)改造不斷向縱深發(fā)展，對(duì)技改檔案管理的要求也越來(lái)越高。然而，由于相關(guān)企業(yè)對(duì)技改項(xiàng)目檔案管理重視程度不夠，檔案管理水平?jīng)]有完全跟上其發(fā)展的步伐，還存在歸檔文件材料收集不齊全、歸檔文件質(zhì)量不高、檔案整理不規(guī)范等問(wèn)題。本文通過(guò)對(duì)目前企業(yè)技改檔案管理存在問(wèn)題的分析，提出進(jìn)一步做好技改項(xiàng)目檔案管理的措施，確保技改項(xiàng)目應(yīng)歸檔文件齊全完整、整理規(guī)范、管理高效，為今后技改項(xiàng)目檔案的利用提供可靠的保證。

1 提升技改大修工程項(xiàng)目檔案管理水平的原因

一是檔案管理工作的要求，技改大修工程項(xiàng)目檔案管理是工程項(xiàng)目中重要的環(huán)節(jié)，有著舉足輕重的地位。在新時(shí)期，做好技改大修項(xiàng)目工程檔案管理是可以為工程項(xiàng)目帶來(lái)美好的前景。二是提升項(xiàng)目工程建設(shè)的科學(xué)有效性，用文件材料將項(xiàng)目工程的各個(gè)工作環(huán)節(jié)聯(lián)系起來(lái)，可以增強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)的整體把握。將工程項(xiàng)目建成的過(guò)程形成歷史材料，可以真實(shí)的表面在工程項(xiàng)目建設(shè)中產(chǎn)生的問(wèn)題，為完善工程項(xiàng)目建設(shè)提供更好地解決方案，從而提高技改待續(xù)工程項(xiàng)目的科學(xué)性。三是檔案服務(wù)和檔案利用的本質(zhì)要求，檔案管理的最終目的是有效利用檔案，提高檔案的利用率，為項(xiàng)目建設(shè)未來(lái)的發(fā)展目標(biāo)提供保障[1]。

2 企業(yè)技改項(xiàng)目檔案管理普遍存在的問(wèn)題

2.1 重視程度不夠

項(xiàng)目單獨(dú)設(shè)立資料員崗位，因晉升和待遇問(wèn)題導(dǎo)致人員不穩(wěn)定，加之項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)重視外業(yè)和施工進(jìn)度工作，對(duì)施工資料缺乏管理或者管理不系統(tǒng)，導(dǎo)致施工工程管理與檔案管理脫節(jié)，平時(shí)應(yīng)付檢查，交工竣工前花大量人力物力補(bǔ)資料，修改資料甚至大量返工。資料員晉升前途狹窄，施工項(xiàng)目中，資料歸工程部管理，所以資料員晉升最高職級(jí)就是資料工程師，崗位決定待遇問(wèn)題，資料員是最低的員級(jí)待遇，一個(gè)資料員干的再好，也很少有資料員做到工程部經(jīng)理的，所以導(dǎo)致絕大部分男同志為了前途也不愿意做資料員。

2.2 資料利用率低

已建工程的信息對(duì)工程建設(shè)人員來(lái)說(shuō)是一個(gè)巨大的寶藏，但目前很少有人來(lái)挖掘這個(gè)寶藏，主要因?yàn)樾畔z索及閱讀極不方便，首先，工程資料主要以表格形式存在，各地各部門(mén)的表格格式也不統(tǒng)一，這種載體形式內(nèi)的信息難以使用關(guān)鍵詞檢索出來(lái)；其次，工程資料是依附于建筑工程本體的，必須先對(duì)建筑工程本體有相當(dāng)?shù)牧私?，才能閱讀明白對(duì)應(yīng)的工程資料，而目前工程資料的展現(xiàn)形式與建筑本體是分割開(kāi)的，需要閱讀者花費(fèi)大量的時(shí)間才能尋找到某份資料與建造過(guò)程的對(duì)應(yīng)關(guān)系，這都制約了人們對(duì)已有工程資料的利用[2]。

2.3 檔案管理部門(mén)參與項(xiàng)目工作的主動(dòng)性不夠

企業(yè)技術(shù)改造項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，環(huán)節(jié)復(fù)雜，專業(yè)性強(qiáng)，形成的資料多。有的項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)達(dá)數(shù)年，加之人員更迭，檔案管理部門(mén)如果不全程參與到一線進(jìn)行指導(dǎo)，不制定檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，容易造成項(xiàng)目過(guò)程文件分類不清、歸檔資料不完整的情況，嚴(yán)重影響檔案案卷質(zhì)量。比如施工過(guò)程中的變更，就要及時(shí)簽發(fā)變更通知單，并在施工圖上進(jìn)行標(biāo)注，如果當(dāng)時(shí)不標(biāo)注，就會(huì)產(chǎn)生實(shí)際情況與圖紙不符；有的施工單位根本不懂檔案分類，為完成給建設(shè)單位交資料，給施工圖直接蓋上竣工章冒充竣工圖，以上這些做法給企業(yè)未來(lái)改擴(kuò)建活動(dòng)埋下了隱患。

3 做好檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

3.1 科學(xué)應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)

現(xiàn)代科技的高速發(fā)展為我國(guó)建筑單位管理工程檔案資料提供了新的技術(shù)，管理技術(shù)逐步實(shí)現(xiàn)更高程度的信息化，在具體進(jìn)行管理作業(yè)時(shí)，相關(guān)工作人員可以利用信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)設(shè)備管理檔案資料，通過(guò)科學(xué)構(gòu)建管理平臺(tái)，在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建信息庫(kù)，確保企業(yè)管理逐步實(shí)現(xiàn)更高程度的信息化，滿足企業(yè)發(fā)展大趨勢(shì)。通過(guò)應(yīng)用信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)設(shè)備的編制建筑工程施工作業(yè)中各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的具體數(shù)據(jù)和資料，確保管理人員能夠更為便捷的查詢相關(guān)資料，進(jìn)而使管理人員具有更高的工作效率和工作質(zhì)量，有效推進(jìn)企業(yè)建設(shè)。

3.2 加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理人員的工作意識(shí)

重視理念建設(shè)可以保障檔案管理的科學(xué)性、有效性，也是工程建設(shè)過(guò)程中各項(xiàng)管理工作能夠順利實(shí)施的保障。只有領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)正確了，工作開(kāi)展的到位了，才能使檔案管理工作得到有效的實(shí)施。并且現(xiàn)在很多技改大修專責(zé)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)度不夠，為增強(qiáng)各專責(zé)的歸檔意識(shí)，要加強(qiáng)培訓(xùn)，培養(yǎng)其自身的綜合素質(zhì)，鍛煉工作技巧[3]。同時(shí)要加強(qiáng)管理人員學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，使管理人員及時(shí)掌握先進(jìn)的管理方法和技術(shù)，促進(jìn)其能夠主動(dòng)收集整理檔案材料，保證檔案材料的完整性和有效性。

3.3 控制資料編寫(xiě)過(guò)程

在管理檔案資料時(shí)，相關(guān)工作人員首先需要確保工程技術(shù)資料具有統(tǒng)一的表格樣式，在準(zhǔn)備籌建項(xiàng)目時(shí)，相關(guān)工作人員需要嚴(yán)格基于工程具體特點(diǎn)進(jìn)行竣工資料表格的科學(xué)制定，確保能夠最大程度滿足檔案管理部門(mén)以及當(dāng)?shù)匦姓块T(mén)管理規(guī)定。有效統(tǒng)一表格樣式能夠在一定程度內(nèi)簡(jiǎn)化工程資料整理和編輯作業(yè)，他從而有效避免資料格式出現(xiàn)不規(guī)范和多樣化的現(xiàn)象。其次，還需要全面收集整理施工物質(zhì)資料，在進(jìn)行建筑項(xiàng)目施工作業(yè)時(shí)，受到時(shí)間以及其他因素的不良影響現(xiàn)場(chǎng)施工物質(zhì)，材料檢驗(yàn)報(bào)告和出廠合格證通常很難與相關(guān)材料同步到達(dá)施工現(xiàn)場(chǎng)。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，企業(yè)管理者應(yīng)該給予足夠的重視，項(xiàng)目管理部門(mén)應(yīng)該進(jìn)一步完善相關(guān)制度，對(duì)工作完成好的單位和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)和表彰，對(duì)表現(xiàn)差的單位和個(gè)人提出批評(píng)和懲罰，對(duì)批評(píng)教育后仍不能勝任工作的檔案工作人員，可調(diào)離崗位，直至其能勝任工作。項(xiàng)目相關(guān)職能部門(mén)也要緊密配合檔案管理部門(mén)，配備兼職資料員，按照檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展日常管理。