國企檔案管理的重要性及有效措施探討

張美蓮

國網(wǎng)大田縣供電公司 福建三明 366100

檔案管理工作在各行各業(yè)中都發(fā)揮著作用，不僅是在政府部門，在國企也是如此。做好檔案管理工作，可以有效促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和文化創(chuàng)新。目前我國國有企業(yè)在檔案管理工作中還存在一定的問題，國有企業(yè)檔案管理體制還不夠完善，檔案管理人員素質(zhì)還不夠高，這些綜合性因素限制了國有企業(yè)管理水平的提高。因此國有企業(yè)要重視起檔案管理工作，要提高檔案管理工作的效益。以下對(duì)國有企業(yè)檔案管理的措施進(jìn)行簡(jiǎn)單分析，旨在促進(jìn)國有企業(yè)檔案管理質(zhì)量的提高。

1 國企檔案管理工作的重要性

企業(yè)的檔案信息管理資料誕生與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)、管理等多個(gè)層面。有效的記錄企業(yè)的發(fā)展歷程。能直觀化的看到，國企檔案管理雖然是一種記錄性的歷史資料，但是對(duì)于企業(yè)而言，國企檔案管理的價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止如此，在當(dāng)前社會(huì)生產(chǎn)力以及市場(chǎng)環(huán)境的影響下，企業(yè)的檔案內(nèi)容有著多種多樣的形式。一方面?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)的文字檔案，另外一方面還有現(xiàn)代化的多媒體如圖像、錄像、錄音等多種形式的內(nèi)容，這種國企檔案管理可以記載企業(yè)在發(fā)展過程中的歷史活動(dòng)，對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展產(chǎn)生著重要的參考、指導(dǎo)作用。如在國企檔案管理工作中，根據(jù)相關(guān)的檔案資料擬定相應(yīng)的管理計(jì)劃，并作出決策性管理，提升企業(yè)行政管理水平的效率與水平等等[1]。在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行創(chuàng)作中，從過去的國企檔案管理中找到參考因素，并制定企業(yè)在財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)，推動(dòng)企業(yè)在經(jīng)濟(jì)財(cái)產(chǎn)管理中能夠穩(wěn)定和健康。

2 國有企業(yè)檔案管理存在的問題

2.1 對(duì)檔案管理的重視程度不夠

在國有企業(yè)管理工作中，檔案的管理效率直接關(guān)系到自身的建設(shè)與發(fā)展。而且檔案管理屬于一項(xiàng)非常繁瑣的系統(tǒng)工程，其所覆蓋的信息范圍很廣，不但工作量大，所牽扯的內(nèi)容和部門也很多，需要投入眾多的人力、物力、財(cái)力資源。然而這些只是企業(yè)建設(shè)發(fā)展的準(zhǔn)備工作，只有在后期對(duì)檔案資源進(jìn)行合理利用，才能更好地為企業(yè)鋪路。在檔案管理中所投入的資源并不能快速轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益，其僅僅是企業(yè)建設(shè)的前期投入。很多國企的管理者不注重檔案管理的工作，只注重經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，導(dǎo)致檔案管理工作和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)未能結(jié)合在一起，降低了企業(yè)工作人員的檔案管理意識(shí)，使一些重要材料未得到及時(shí)歸檔，影響了檔案信息的完整性[2]。

2.2 檔案管理水平偏低

由于國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理工作重視程度不高，指派管理檔案的人才多是其他部門的兼職人員，這些工作人員不僅自身的管理能力不高，又沒有受到過專業(yè)化的培訓(xùn)，自身的責(zé)任心不強(qiáng)，直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量，因此，檔案管理人才缺乏也是影響檔案管理質(zhì)量的重要因素。

2.3 檔案管理制度不夠健全

目前我國大部分國有企業(yè)還沒有建立相對(duì)完善的檔案管理制度，這主要是由于國有企業(yè)引進(jìn)檔案管理的時(shí)間還比較短，對(duì)檔案管理缺乏相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致了檔案管理工作較為混亂。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)和檔案管理工作得到了很好的融合，但是信息技術(shù)在檔案管理中還沒有得到很好的普及。在傳統(tǒng)檔案管理中，由于人工管理不嚴(yán)謹(jǐn)。不僅浪費(fèi)了大量人力資源，還導(dǎo)致檔案管理效率低下，容易出現(xiàn)檔案管理過程中的錯(cuò)誤[3]。

3 國有企業(yè)檔案管理的有效措施

3.1 轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

在如今的新形勢(shì)下，國企更要重視對(duì)檔案資料的管理工作，促使工作人員了解檔案管理對(duì)于企業(yè)的重要性。檔案信息屬于國企經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的記錄，對(duì)于企業(yè)的建設(shè)、決策有著一定的參考價(jià)值。所以，管理者要重視這個(gè)問題，轉(zhuǎn)變陳舊的管理理念。加強(qiáng)對(duì)檔案管理的投入力度，制定出相關(guān)的管理制度，將檔案管理的責(zé)任落實(shí)到相關(guān)人員。加強(qiáng)對(duì)國企檔案管理的宣傳，促使工作人員了解這項(xiàng)工作的意義和價(jià)值，轉(zhuǎn)變他們的錯(cuò)誤觀念。只有這樣，才能提高工作人員的工作積極性，提高檔案管理工作的整體效率。

3.2 提高檔案管理人員的管理水平

檔案管理人才缺乏是國有企業(yè)的普遍現(xiàn)狀，尤其是隨著信息化的發(fā)展，國有檔案管理工作也更需要更專業(yè)的檔案管理人員。而很多國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)根本不重視檔案管理工作，從事檔案管理工作的人員都是一些臨近退休或者業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)的后勤人員，這根本滿足不了當(dāng)前的檔案管理需要。因此，國有企業(yè)一定要引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，并定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和外派學(xué)習(xí)，不斷提高檔案管理人員的管理水平，這才才能提升檔案管理工作質(zhì)量和服務(wù)水平，讓國有企業(yè)檔案管理工作更加規(guī)范化和專業(yè)化

3.3 建立完善的檔案管理機(jī)制

國有企業(yè)也要完善相應(yīng)的檔案管理機(jī)制，要完善檔案安全防范機(jī)制和檔案保密機(jī)制，這樣才能確保國有企業(yè)檔案的保密性，也能保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的順利展開。為了保證工作人員不會(huì)泄露企業(yè)機(jī)密，企業(yè)要建立嚴(yán)格的檔案查閱登記制度。其次，企業(yè)也要加大對(duì)檔案管理工作的資金投入力度，要增加檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入。

3.4 加快檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，數(shù)字化已經(jīng)被應(yīng)用到了各個(gè)領(lǐng)域，檔案管理作為一項(xiàng)以存儲(chǔ)為主的工作，它更需要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展。主要優(yōu)勢(shì)表現(xiàn)在三個(gè)方面：第一，數(shù)字化管理可是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作模式上的創(chuàng)新，讓檔案管理工作更加系統(tǒng)化、智能化，這是檔案管理工作未來發(fā)展的方向和目標(biāo)；第二，數(shù)字化管理更加高效、安全，而且只要國有企業(yè)引進(jìn)了檔案管理系統(tǒng)，那么就可以管理和制作電子檔案，雖然前期投資較高，但是從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來看，是可以為企業(yè)節(jié)約更多的管理成本；第三，數(shù)字化管可以提升管理效力。在數(shù)字化管理下，檔案管理可以利用微信、QQ、企業(yè)網(wǎng)站進(jìn)行檔案管理宣傳和展示，讓檔案管理人員相互交流經(jīng)驗(yàn)和相互學(xué)習(xí)，這進(jìn)一步提高了檔案管理工作效力。

4 結(jié)語

綜上所述，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的背景下，各類檔案都是現(xiàn)代企業(yè)擁有的一種財(cái)富。國有企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須給予檔案管理工作最大的支持，切實(shí)將檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處，做好相關(guān)資料的收集、整理、保管，將檔案管理工作作用發(fā)揮到更大，讓企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。