網(wǎng)絡(luò)時代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式探究

趙雪燕

德州市環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心 山東德州 253000

檔案工作是對檔案信息進行管理和利用的過程。檔案信息在收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計的過程中需要耗費一定的人力和時間，但在傳統(tǒng)檔案工作管理的過程中，信息檔案比較雜亂、零散，大量手工化的信息檔案在采集和管理過程中缺乏現(xiàn)代化的科學(xué)管理手段，給整個檔案管理工作帶來一定的困難和不便。然而，在新媒體時代的環(huán)境下，檔案管理工作將自動化、無紙化和高效化，互聯(lián)網(wǎng)新媒體的發(fā)展促進了檔案工作轉(zhuǎn)型。

1 單位檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理意識薄弱

現(xiàn)代某些單位的管理層在管理方法、單位經(jīng)營方面都有了很大的進步，但很多單位在實際工作中仍缺乏檔案管理意識，對檔案資料的重要性認識不足。有的雖然能夠認識到檔案管理工作的重要性，但是管理重點不突出，在工作擺布發(fā)生沖突時，檔案工作往往讓位于單位的其他職能工作，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏必要的人、財、物支持，工作難以充分開展。一些單位檔案管理儀器和設(shè)備已經(jīng)老化，想要提升檔案管理工作質(zhì)量，就需要我們不斷更新設(shè)備，滿足高效管理需求，打印機、掃描儀等必須的設(shè)備都需要優(yōu)化配置，設(shè)備維護上也要投入部分資金和人力，才能夠提升人員工作效率，促進檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展[1]。

1.2 與新媒體接洽的數(shù)量較少

目前，我國新媒體檔案部門主要集中在微信和微博這兩種社交媒體上，與其他新媒體的融合度不高，覆蓋度不廣，檔案信息未實現(xiàn)高效共享體系，一方面阻礙了挖掘檔案信息資源的價值，另一方面也降低了檔案信息的傳遞效率。在新媒體環(huán)境下，有關(guān)單位可以實現(xiàn)高效處理檔案信息，也可以借由新媒體的傳播方式來宣傳檔案信息中有價值的部分。在信息化時代，應(yīng)打破信息檔案管理形式單一的局面，結(jié)合更多的新媒體挖掘檔案信息，建立一體化、多層次、全方位的檔案管理系統(tǒng)，促進檔案工作轉(zhuǎn)型及服務(wù)創(chuàng)新，實現(xiàn)多元化的新媒體覆蓋。

2 網(wǎng)絡(luò)時代對檔案管理服務(wù)優(yōu)化措施

2.1 建立信息化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理信息服務(wù)體系

優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)工作就是能為用戶提供及時有效的服務(wù)，滿足用戶的各項需求，節(jié)省用戶的時間，幫助用戶處理檔案資料相關(guān)的問題。檔案管理服務(wù)工作需要為社會群眾提供相關(guān)的檔案資源服務(wù)，為社會經(jīng)濟發(fā)展提供相應(yīng)的服務(wù)，這就需要建立起信息化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理服務(wù)體系，順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代發(fā)展的趨勢，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入到我國實際的檔案管理服務(wù)工作中，構(gòu)建起全國范圍內(nèi)的檔案信息管理服務(wù)平臺，為全國各地的用戶提供全方位的檔案管理服務(wù)。根據(jù)檔案管理工作的實際發(fā)展狀況，將檔案管理信息進行系統(tǒng)化的劃分，構(gòu)建不同層級的檔案管理服務(wù)機制，不斷提高檔案管理服務(wù)的信息化水平，逐漸擴大檔案資源的使用效率，為社會經(jīng)濟和個人發(fā)展帶來更多的益處[2]。

2.2 實現(xiàn)信息共享式的檔案管理服務(wù)模式

傳統(tǒng)模式的檔案管理服務(wù)工作很難滿足網(wǎng)絡(luò)時代對信息資源更新的需求，檔案管理服務(wù)相關(guān)工作人員需要及時更新檔案管理服務(wù)理念，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)引入到實際的檔案管理工作中，建立檔案信息資源的互聯(lián)網(wǎng)共享模式，為用戶提供全方位的檔案管理服務(wù)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，各種類型的信息資源幾乎都是“一日一更新”，檔案管理服務(wù)工作需要結(jié)合自身發(fā)展的實際需求，將檔案管理工作的整體優(yōu)勢發(fā)揮出來，與相關(guān)部門之間形成合作關(guān)系，構(gòu)建一個全方位、寬領(lǐng)域的檔案信息服務(wù)系統(tǒng)，確保檔案管理服務(wù)工作在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下規(guī)范化運行，不斷優(yōu)化檔案管理服務(wù)模式。這樣既能實現(xiàn)檔案管理服務(wù)模式的一體化，又能實現(xiàn)檔案管理信息資源的全網(wǎng)共享，為檔案管理服務(wù)工作開辟一條新的捷徑。

2.3 完善檔案信息的安全系統(tǒng)

在新媒體網(wǎng)絡(luò)下，信息收集到信息利用過程存在安全隱患。檔案信息儲存的主要安全隱患來自病毒攻擊造成的信息泄露、丟失和篡改。為了防止這種情況發(fā)生，相關(guān)單位應(yīng)該建立網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)對信息檔案進行監(jiān)控和加密，監(jiān)控可共享的檔案信息，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)異常進行預(yù)警提示，對不可公開的檔案信息進行加密。同時，還應(yīng)安全監(jiān)控檔案信息收集、整理、鑒定、統(tǒng)計過程，防止信息進入檔案系統(tǒng)過程中攜帶危險因素[3]。檔案信息管理需要從整體的角度來考慮，從信息采集到利用，應(yīng)該建立一個完善閉合的防護體系，制定相應(yīng)管理辦法、標準化的工作方式，確保檔案信息管理過程安全可靠。

2.4 搞好單位檔案的開發(fā)和利用

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)理念已不能滿足檔案用戶的利用需求，檔案信息服務(wù)理念也應(yīng)隨之發(fā)生變化。新的檔案服務(wù)平臺相繼建立，導(dǎo)致檔案信息服務(wù)的內(nèi)容、對象、方式進一步拓寬，檔案用戶的需求向多樣化方向發(fā)展，從而推動檔案信息服務(wù)有針對性地發(fā)展，檔案信息服務(wù)理念也應(yīng)向集成化、個性化和知識服務(wù)擴展。檔案的知識屬性在知識經(jīng)濟時代體現(xiàn)得愈加明顯，與之相適應(yīng)的知識性檔案服務(wù)應(yīng)當是運用現(xiàn)代信息技術(shù)、對檔案館檔案信息資源進行知識挖掘、知識開發(fā)、知識重組，形成一定的具有新的特性的知識資源，通過檔案服務(wù)人員的智力和經(jīng)驗加工，為用戶解決實際問題提供更充分的信息支持，從而最大限度地發(fā)揮檔案的價值。

3 結(jié)語

創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式需要結(jié)合時代發(fā)展的特點，充分考慮檔案管理服務(wù)工作的實際情況，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入到實際的檔案管理服務(wù)工作中，構(gòu)建起全方位、寬領(lǐng)域、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理服務(wù)模式，為用戶提供在線式信息服務(wù)，實現(xiàn)信息資源的全網(wǎng)共享。要根據(jù)用戶的實際需求為用戶提供專業(yè)化的檔案信息服務(wù)，滿足用戶多樣化的信息需求。