加強(qiáng)城建檔案規(guī)范化管理的措施

陸艾尤

安徽省銅陵市樅陽縣城建檔案館 安徽銅陵 246700

1 城建檔案的主要內(nèi)容

在歷史發(fā)展的長河中，產(chǎn)生了數(shù)量中多的城建檔案，內(nèi)容與類型具有多樣性的特征，而在檔案管理不斷發(fā)展的過程中，城建檔案館應(yīng)該留存、收集、整理的檔案類型主要涵蓋以下方面：工業(yè)、民用建筑工程；市政基礎(chǔ)設(shè)施工程，包括道路、廣場、橋梁、涵洞、排水、環(huán)境衛(wèi)生等方面的工程；公用基礎(chǔ)設(shè)施工程，包括給水、供氣、供電、公共交通、電信、廣播電視等方面的工程；公共交通基礎(chǔ)設(shè)施工程；園林綠化建設(shè)、名勝古跡建設(shè)工程；環(huán)境保護(hù)建設(shè)工程；地下管線工程，包括管線綜合、給水、排水、供氣、供電、電信、廣播電視、交通燈等方面的工程；需到市規(guī)劃行政部門報建的鎮(zhèn)的建設(shè)工程；水利、抗震、防洪建設(shè)工程等。

2 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的主要問題

2.1 存儲時間的問題

城建檔案管理中最主要的問題就是對城市建設(shè)信息的存儲時間問題。隨著科技的發(fā)展，計算機(jī)軟硬件得到了不斷改進(jìn)，對城建檔案的信息存取產(chǎn)生了重大的影響。數(shù)字化的城建檔案信息需要記載于物質(zhì)載體，物質(zhì)載體的存儲性能越好，那么城建檔案的存儲時間就會越長；相反，如果物質(zhì)載體的存儲性能越差，那么城建檔案的存儲時間也會越短。由此可知，檔案信息的存儲載體決定了數(shù)字信息的存儲時間，在對存儲載體進(jìn)行選擇時，一定要選擇存儲載體穩(wěn)定性高、使用壽命長的載體，保證城建檔案的存儲時間。

2.2 資源共享的問題

數(shù)字化檔案信息的最大特點就是能實現(xiàn)資源共享，信息資源共享需要有一個統(tǒng)一的數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)，以保證實現(xiàn)檔案信息的有效共享。但是由于當(dāng)前城建檔案館中沒有對數(shù)字檔案的相關(guān)內(nèi)容制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在很大程度上影響了城市檔案信息的資源共享，也無法實現(xiàn)對信息資源的交換。

2.3 城建檔案管理體制不完善

對城建檔案的管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析可知，城建檔案管理人員對城建檔案管理缺乏足夠重視，且缺乏對智慧城市發(fā)展背景下對城建檔案建設(shè)需求的了解，再加上城建檔案本身資料形成較為復(fù)雜，一旦缺乏相應(yīng)的管理意識，則會導(dǎo)致在城建檔案管理的第一個環(huán)節(jié)就出現(xiàn)問題，即檔案收集與保管工作不到位，具體表現(xiàn)為檔案資料不完整、檔案整理不規(guī)范、檔案保管較為分散等。且在具體的城建檔案管理工作中，管理人員的管理理念無法有效更新，無法將智慧城市的發(fā)展要求融入檔案管理工作中，且對城建檔案管理缺乏有效投入，包括資金投入、技術(shù)投入和人才投入等，這些都將導(dǎo)致檔案管理工作無法有序、高效開展。而在管理人員方面，由于當(dāng)前大部分城市的城建檔案管理人員都缺乏較高的綜合素養(yǎng)，且沒有形成有組織的管理團(tuán)隊，缺乏相應(yīng)的管理制度，對檔案收集、保存和利用等都沒有細(xì)節(jié)規(guī)定，因而在管理工作中常出現(xiàn)無法處理突發(fā)問題的情況，進(jìn)而導(dǎo)致城建檔案管理成效低下[1]。

3 加強(qiáng)城建檔案規(guī)范化管理措施

3.1 加強(qiáng)城建檔案網(wǎng)站建設(shè)

建設(shè)城建檔案網(wǎng)站是實現(xiàn)城建檔案信息化保存、信息化管理以及信息化利用的基本前提?；诖耍墙n案管理人員要重視對城建檔案網(wǎng)站進(jìn)行科學(xué)建設(shè)，可以在智慧城市背景下納入城建檔案網(wǎng)站體系，結(jié)合城建電子檔案，完善網(wǎng)站功能。在建設(shè)城建檔案網(wǎng)站時，工作人員也要關(guān)注加強(qiáng)與用戶之間的聯(lián)系，建立用戶反饋機(jī)制，在有效的信息反饋機(jī)制下不斷調(diào)整檔案網(wǎng)站的維護(hù)方向。在城建檔案網(wǎng)站中，尤其要關(guān)注用戶使用網(wǎng)站的便利性，因而需要建立自主查詢系統(tǒng)，以更加直接的幫助用戶獲取所需資源。最后，針對城建檔案網(wǎng)站，在建立相關(guān)系統(tǒng)時，還要注重提供在線咨詢服務(wù)，確保信息傳遞的準(zhǔn)確性，提高網(wǎng)站與用戶之間的交互性。

3.2 優(yōu)化管理制度

與既往情況有所不同，我國在智慧城市背景下城建檔案管理方面，已經(jīng)取得了非常不錯的發(fā)展成績，而且整體上的創(chuàng)新效果非常突出?？紤]到今后的工作，還存在很多的挑戰(zhàn)和影響因素，建議在智慧城市背景下城建檔案管理的制度方面，進(jìn)行不斷的優(yōu)化，這樣可以在很多問題的綜合解決效果上，得到更好的鞏固。首先，智慧城市背景下城建檔案管理的制度建設(shè)，必須保持足夠的安全保密標(biāo)準(zhǔn)。例如，所有的從業(yè)人員，都要簽署相關(guān)的保密責(zé)任書，確保在自身的具體工作過程中，能夠嚴(yán)格按照行業(yè)規(guī)范和國家標(biāo)準(zhǔn)來完成，不允許出現(xiàn)任何的泄密問題，而且要堅持在自身的工作崗位上，保持奉公守法的態(tài)度和要求，這樣才能促使智慧城市背景下城建檔案管理，在基礎(chǔ)保障效果上更好的提升，減少各類特殊問題的負(fù)面影響。其次，制度的執(zhí)行層面上，對于不同的崗位要求，以及獎勵措施、懲罰標(biāo)準(zhǔn)，包括相關(guān)的激勵措施、晉升渠道等等，都要做出明確的規(guī)范[2]。

3.3 不斷學(xué)習(xí)，提升專業(yè)素養(yǎng)

管理人才在本項工作中發(fā)揮著極其重要的作用，建設(shè)機(jī)關(guān)要重視人才的意義，重視專業(yè)素質(zhì)人員的培養(yǎng)?？梢酝ㄟ^與高校對接，引進(jìn)優(yōu)秀的高素質(zhì)大學(xué)生，并且要對在崗在職人員定期培訓(xùn)，提高專業(yè)素質(zhì)。

3.4 強(qiáng)化管理，增強(qiáng)安全意識

檔案的管理是一項保密性較強(qiáng)的工作，保護(hù)好檔案是對整個城市建筑安全性的保障。對于此相關(guān)機(jī)關(guān)要建立嚴(yán)格的管理制度，提高檔案的存儲安全性。檔案信息化建設(shè)面臨著來自互聯(lián)網(wǎng)的挑戰(zhàn)，因此就需要我們加強(qiáng)信息化安全性防范，進(jìn)行加密防盜措施，打造便捷安全堅固的存儲系統(tǒng)[3]。

4 結(jié)語

在城建檔案管理過程中，許多城建檔案的管理并不十分規(guī)范，且具有一定的隨意性。但隨著城市建設(shè)的飛速發(fā)展，城建檔案的數(shù)量將會越來越多，為了能夠更好地發(fā)揮城建檔案在城市建設(shè)發(fā)展中的重要作用，必須要對城建檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，以實現(xiàn)城建檔案工作水平的全面提升。