關(guān)于人事檔案管理的創(chuàng)新研究

柯秋娜

國網(wǎng)福建省電力有限公司尤溪縣供電公司 福建三明 365100

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作的重要性日益增強(qiáng)，電力企業(yè)也在此方面進(jìn)行了積極的探索和改革，取得了一定的成績，積累了寶貴的經(jīng)驗(yàn)，獲得了社會(huì)良好的反響。

1 當(dāng)前國有企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題

1.1 人事檔案的信息化水平低

人事檔案的人、財(cái)、物投入不夠充分，嚴(yán)重阻礙了人事檔案信息化的發(fā)展。一方面，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，人事檔案的信息管理系統(tǒng)得不到采用，計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢無法在人事檔案管理中得到運(yùn)用。另一方面，人事檔案管理者的綜合素質(zhì)不高，只會(huì)在計(jì)算機(jī)上簡單的輸入姓名、目錄，其他的工作程序只會(huì)手工操作，這些都阻礙了信息化的實(shí)現(xiàn)[1]。

1.2 人事檔案管理存在隱蔽性，對人才流動(dòng)十分不利

人事檔案管理存在較大的隱蔽性，對人才流動(dòng)十分不利。傳統(tǒng)人事檔案管理始終強(qiáng)調(diào)員工檔案信息的封閉性和隱蔽性，存在著明顯的流動(dòng)不合理的情況，對整個(gè)企業(yè)或機(jī)構(gòu)的人力資源配置缺乏幫助，員工沒有自由選擇的權(quán)利，大大降低了工作人員的工作積極性；其次，員工檔案往往是由領(lǐng)導(dǎo)把控，對員工本人的行政安排僅僅是領(lǐng)導(dǎo)一己之言。

1.3 人事檔案管理內(nèi)容不充分，缺乏實(shí)際應(yīng)用價(jià)值

傳統(tǒng)人事檔案內(nèi)容包括員工的工作經(jīng)驗(yàn)、思想品德、學(xué)歷，但是在現(xiàn)實(shí)中實(shí)現(xiàn)完整及時(shí)的整理和記錄很困難，無法滿足企電力企業(yè)人力資源管理的需要；其次，檔案內(nèi)容真實(shí)性缺乏審核，很多偽造學(xué)歷，虛報(bào)信息情況的發(fā)生。

2 企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新策略

2.1 以信息化促進(jìn)人事檔案工作的現(xiàn)代化

單位應(yīng)該建立方便群眾查閱的人事檔案信息系統(tǒng)。在信息系統(tǒng)中形成涵蓋職工姓名、性別、出生年月、入團(tuán)、入黨時(shí)間、參加工作時(shí)間、學(xué)歷經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、職稱、工資、考核等情況的數(shù)據(jù)庫[2]。前文中提到職工本人對人事檔案并無知情權(quán)。這種完全的“保密”對管理也有一些弊端。本著“以人為本”的理念，近年來關(guān)于本人對人事檔案知情權(quán)的研究也開始涌現(xiàn)。筆者認(rèn)為信息化工作的開展是在不違背相關(guān)法律法規(guī)的前提下促進(jìn)本人對人事檔案知情權(quán)實(shí)現(xiàn)的重要途徑。人事檔案信息系統(tǒng)可以通過篩選、設(shè)置查看權(quán)使職工能查看本人人事檔案目錄以及檔案中記載的出生年月、入黨入團(tuán)時(shí)間、職稱評審時(shí)間、組織上形成的考核鑒定材料的結(jié)果等人事信息。通過權(quán)限的劃分和加密，本人可以實(shí)現(xiàn)對人事檔案的知情權(quán)，但無修改的權(quán)限。如對相關(guān)信息存在疑問，可以提供佐證材料，進(jìn)一步提高歸檔材料的真實(shí)性。當(dāng)然，信息化工作的實(shí)現(xiàn)也減輕了人事檔案管理者的負(fù)擔(dān)，進(jìn)一步提高了效率。

2.2 完善人事檔案管理制度

為了提高當(dāng)前電力企業(yè)人事檔案管理水平，就必須規(guī)范和完善人事檔案管理制度，尋求適合我國國情的現(xiàn)代化管理制度。電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身情況，建立現(xiàn)代化人事檔案工作的規(guī)章制度，強(qiáng)化管理人員的服務(wù)精神，在人事檔案管理工作中做到有章可循。首先，建立完善的《人事檔案工作職責(zé)》，既可以防止各部門之間相互推諉，又有利于提升管理水平和規(guī)范人事檔案管理。其次，建立規(guī)范的考核機(jī)制，對工作表現(xiàn)好的進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性，提高管理人員的工作效率，促進(jìn)電力企業(yè)人事檔案管理工作的開展。最后，實(shí)施相對集中的管理體制，將檔案管理納入到日常的工作考核中，合理監(jiān)督管理人員，有效確保人事檔案的完整性和規(guī)范性。

2.3 努力實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范和統(tǒng)一

發(fā)揮人事檔案管理的效率，強(qiáng)化管理水平，結(jié)合實(shí)際情況強(qiáng)調(diào)人事檔案管理的更加規(guī)范化以及統(tǒng)一化目的的實(shí)現(xiàn)意義顯著。各級政府在遵守相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，致力于人事檔案的規(guī)范化、統(tǒng)一化，不忽略人事檔案管理過程中存在的任何一個(gè)質(zhì)量問題，切不可出現(xiàn)不科學(xué)管理，保障每一個(gè)人才的資料通通得到完善真實(shí)的記錄，結(jié)合不同人群完成分別管理。改善由于人才流動(dòng)過于頻繁出現(xiàn)的檔案跟進(jìn)不及時(shí)問題，將人事檔案管理的實(shí)效性大大提升。人事管理制度結(jié)合實(shí)際需要分類管理，不具備人事檔案管理?xiàng)l件的人員也可以享受到同等的社會(huì)福利，檔案身份界限消除，致力于全社會(huì)公民化人事檔案管理制度的建立[3]。

2.4 搭建人事檔案管理信息數(shù)據(jù)庫

基于時(shí)代不斷發(fā)展的背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)為開展人事檔案管理工作提供了一定的支持，企業(yè)在發(fā)展的過程中應(yīng)當(dāng)購置信息化電子設(shè)備，搭建數(shù)據(jù)庫，合理地利用電子掃描技術(shù)，保證紙質(zhì)檔案與電子檔案能夠同步更新，逐步實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的基礎(chǔ)目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)智能化管理的發(fā)展，有效提高人事檔案利用率。在進(jìn)行檔案管理的過程中，通過信息化平臺(tái)，能夠?qū)T工的基本信息以及工作能力進(jìn)行全面地分析，還能夠避免數(shù)據(jù)丟失的問題發(fā)生，立足于實(shí)際情況，制定完善的調(diào)配方案，將員工的優(yōu)勢發(fā)揮出來。各個(gè)部門應(yīng)當(dāng)逐步加強(qiáng)對人事信息核查的管理力度，進(jìn)一步確保人事檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的檔案管理工作人員，保證管理人員能夠明確自身基本職責(zé)，在遵循我國基本法律、法規(guī)的基礎(chǔ)上，不幫助任何人進(jìn)行人事檔案的弄虛作假。與此同時(shí)，安排專門的管理人員利用信息化技術(shù)進(jìn)行資料上傳，合理地利用計(jì)算機(jī)的防護(hù)功能，進(jìn)行重要數(shù)據(jù)的恢復(fù)，制定完善的管理模式。

3 結(jié)語

綜上所述，反思當(dāng)前廣大電力企業(yè)人事檔案管理工作，無論是從制度方面還是模式方面都存在較大的不足，影響企業(yè)自身的發(fā)展。不符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，同時(shí)削弱了企業(yè)的競爭實(shí)力。因此，在新的歷史發(fā)展時(shí)期，創(chuàng)新人事檔案管理制度和模式迫在眉睫，必須從思想層次上重視人事檔案管理，反思傳統(tǒng)管理模式存在的不足，然后融入更多現(xiàn)代化的管理策略，提升人事檔案管理質(zhì)量，讓人事檔案工作成為助力企業(yè)騰飛的重要引擎。