信息化背景下文書檔案管理工作探討

趙峰

吉林省水文地質(zhì)調(diào)查所 吉林長春 130000

1 文書檔案管理創(chuàng)新的重要性分析

1.1 不斷提高檔案查閱效率和速度

在文書檔案管理工作中，加強信息化建設(shè)，可以提高文書檔案存儲情況的清晰度、透明度。結(jié)合實際情況進行分析，加強信息化建設(shè)，對于提高文書檔案的查閱效率具有極大的幫助[1]。同時，在查閱某一文件時，可以借助信息化技術(shù)來完成，具有極大的便利性優(yōu)勢。

1.2 彰顯檔案管理的高效性

對于文書檔案來說，其機密性特點較為顯著，對各個單位工作環(huán)節(jié)的實施情況進行了記錄，比如人員調(diào)動信息、財務信息等，所以加強其管理是至關(guān)重要的。由于文書檔案具有一定的特殊性，更加明確提出了對工作的精確性要求，如果僅僅采用傳統(tǒng)管理模式，很難提高工作效率。而基于信息化背景下，可以大大彌補這一缺陷，不斷提高文書檔案管理工作的高效性。

2 信息化背景下文書檔案管理工作思路分析

2.1 客觀認識當前文書檔案管理工作的信息化發(fā)展

面對現(xiàn)階段信息化時代對文書檔案管理工作的要求，我們應在思想意識層面做好后續(xù)工作落實執(zhí)行的保障。信息化時代文書檔案管理工作的開展理念必須要不斷革新，并從新環(huán)境和新角度出發(fā)，引入更加深刻的互聯(lián)網(wǎng)思維，這樣才能做好對當前檔案網(wǎng)絡化管理工作的優(yōu)化，打造一套更加適應信息化時代的檔案管理體系。檔案管理部門內(nèi)部應該客觀分析當前檔案網(wǎng)絡化管理工作對于軟硬件環(huán)境方面的要求，增加人員和物質(zhì)方面的投入，讓檔案管理工作的開展能夠得到可靠的配合支持。相關(guān)檔案管理人員自身在參與檔案工作的過程中，也應該積極了解當前信息化的新環(huán)境特點，融入信息化的理念和思維方式，對自身工作進行合理的改進和扭轉(zhuǎn)，做好對現(xiàn)階段檔案網(wǎng)絡化管理工作的有效推進。

2.2 從信息化的角度做好文書檔案管理崗工作機制的調(diào)整

在現(xiàn)階段信息化背景下，文書檔案管理工作的開展機制和模式也應該隨之進行同步的改進，構(gòu)建一套更加符合信息化管理需求和特點的檔案管理體系，后續(xù)文書檔案管理工作才能更好地發(fā)揮信息化的優(yōu)勢特征。不同類型業(yè)務的檔案特征不盡相同，同時其文書檔案的內(nèi)容具有較強的專業(yè)性特點。我們在具體檔案管理制度的完善和調(diào)整上，應該做好相應的改進，合理融入信息化管理要素，明確檔案管理工作的標準，引進規(guī)范化的管理思想，讓檔案管理體系更加完善、規(guī)范，促使整體檔案管理工作開展效能和水平的提升。只有構(gòu)建一套具備較強適應性的新工作機制，這樣文書檔案管理工作才能更好地適應時代。

2.3 做好隊伍建設(shè)工作

在文書檔案管理信息化工作開展的過程當中，檔案隊伍內(nèi)部管理人員應該做好相應的管理培訓，讓現(xiàn)階段文書檔案管理工作中存在的問題得到更好的認知與了解的同時，利用當前的信息化管理思維，對于現(xiàn)存的文書檔案管理工作中存在的問題和不足進行解決。相關(guān)的管理者本身應該在思想意識上給予足夠的重視和關(guān)注，并且在具體工作的執(zhí)行上，能夠從更加科學的角度，對于文書檔案管理的理念進行更加深刻的運用[2]。與此同時，我們應做好內(nèi)部管理培訓工作的開展和執(zhí)行，結(jié)合當前信息化技術(shù)的應用要求，讓在崗人員掌握不同系統(tǒng)構(gòu)成方面的操作規(guī)范。例如，我們應該結(jié)合實際文書檔案管理系統(tǒng)操作的需求，配備專門的信息系統(tǒng)管理人員，讓其定期展開系統(tǒng)日志、安全性的核查，做好信息網(wǎng)絡安全方面的防護，提升內(nèi)部網(wǎng)絡的安全性，這樣整個文書檔案信息管理系統(tǒng)的運行能夠保證穩(wěn)定性。另外，在人員管理中，我們應該做好對專業(yè)優(yōu)秀人才的引進，結(jié)合當前文書檔案信息化方面的需求，制定科學的人才管理策略，實現(xiàn)對優(yōu)秀人才的吸引和留用，擴充隊伍，優(yōu)化當前文書檔案管理工作隊伍結(jié)構(gòu)。

2.4 加強軟硬件設(shè)施的投入

針對信息化背景下文書檔案管理工作的需求和特點，我們應該做好軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施方面的投入，更好地支持文書檔案管理信息化的實現(xiàn)。文書檔案管理部門應該做好相應的調(diào)研分析，圍繞當前信息化建設(shè)需求，給予充分的物質(zhì)方面的投入和支持，保障各項信息化管理條件具備。在實際工作的推進上，我們也應該做好合理的完善和構(gòu)建，打造一套優(yōu)質(zhì)的物質(zhì)層面的基礎(chǔ)。從軟件角度來說，我們應該圍繞文書檔案業(yè)務的特點，對當前現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)平臺進行優(yōu)化，增加相應的功能，并且結(jié)合以后業(yè)務發(fā)展需求做好提前的預留和準備，這樣才能更好地提升文書檔案信息化管理的應用成效，提升時代適應能力。

2.5 制定完善的檔案管理制度

在文書檔案管理工作中，要加強制度建設(shè)，給予檔案管理工作強有力的制度性保障，不斷提高文書檔案管理水平?；诋?shù)貙嶋H情況，要制定出配套可行的文書檔案管理制度，并不斷進行調(diào)整和完善。此外，還要加強責任分配和管理機制的構(gòu)建，進一步完善質(zhì)量監(jiān)督體系，將檔案信息管理制度進行標準化、規(guī)范化，進而促進文書檔案管理工作的順利開展[3]。

3 結(jié)語

綜上所述，基于信息化視角，加強文書檔案管理的創(chuàng)新勢在必行，可以不斷提高文書檔案管理工作效率，實現(xiàn)文書檔案管理資源的高效利用和配置。因此，在文書檔案管理創(chuàng)新過程中，要樹立信息化管理理念，采用先進的方式方法，加強文書檔案管理信息平臺建設(shè)，并不斷提高相關(guān)人員的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)，打造出一批高精尖的文書檔案管理隊伍，促進文書檔案管理工作的順利進行。