建筑企業(yè)工程資料規(guī)范管理的對(duì)策

周雯雯

（山東山大華特科技股份有限公司，山東 濟(jì)南 250000）

1 深入分析建筑企業(yè)工程資料管理工作的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，建筑工程各類資料對(duì)實(shí)際施工具有指導(dǎo)意義，因此，對(duì)工程資料的管理應(yīng)當(dāng)給予足夠的重視，通過深入分析，建筑企業(yè)工程資料管理存在諸多問題，主要的影響因素是檔案管理資源不足和管理水平低下，以下幾個(gè)方面的工程資料管理問題最為常見。

1.1 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工程資料管理重視度不足

在企業(yè)經(jīng)營過程中，企業(yè)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作重心是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益上，從表面看，工程資料管理不能為企業(yè)帶來直接經(jīng)濟(jì)效益，因此，企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工程資料管理重視度不足，工程資料管理人員體會(huì)不到檔案管理的價(jià)值，使得工程資料管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)，造成資料缺失，難以查驗(yàn)現(xiàn)象，嚴(yán)重影響建筑企業(yè)資料管理工作的有效開展。

1.2 工程資料管理人員專業(yè)化程度低

大部分建筑企業(yè)的工程資料管理員通常身兼多職，且不是檔案管理專業(yè)出身，還有部分企業(yè)只是在資料匯總過程中臨時(shí)調(diào)配人員協(xié)助檔案整理，在檔案歸整過程中也只是簡單的交代，沒有系統(tǒng)培訓(xùn)，使得資料管理員主動(dòng)意識(shí)和專業(yè)技能達(dá)不到資料管理的要求，更沒有全程管理資料的理念，導(dǎo)致工程資料歸檔分類不合理。

1.3 工程資料管理技術(shù)落后

隨著網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，無紙化辦公得到更好的推廣應(yīng)用，對(duì)大部分工程資料均采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，但是，企業(yè)相關(guān)人員對(duì)資料信息化處理技術(shù)掌握不到位，導(dǎo)致工程資料信息管理依就混亂，給查閱和利用歷史資料相關(guān)信息帶來困難，因此，相關(guān)人員只能靠翻閱原始資料查找，而這樣查找歷史資料造成工作效率低，信息不完整等現(xiàn)象。

1.4 資料管理的規(guī)范化程度不夠

為進(jìn)一步完善和規(guī)范建筑工程資料管理，我國《招投標(biāo)法》在第二十六條明確提出“開標(biāo)過程應(yīng)當(dāng)記錄，并存檔備查”?，F(xiàn)階段，我國并未出臺(tái)統(tǒng)一的資料管理的規(guī)范和法律法規(guī)，造成工程資料管理不受企業(yè)重視，管理方法跟不上企業(yè)發(fā)展的步伐，隨意性較大，導(dǎo)致在施工過程中資料收集、整理、歸檔等管理工作不到位。

2 建筑企業(yè)工程資料規(guī)范管理的對(duì)策

2.1 提高工程資料管理員綜合技能

工程資料科學(xué)合理的管理需要具備專業(yè)檔案管理技能的人才參與和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，請(qǐng)專職人員，將資料管理列入部門日常工作中，定期對(duì)資料進(jìn)行歸類、整理、檢查與監(jiān)督。部門領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)當(dāng)對(duì)資料管理人員定期培訓(xùn)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)技能，同時(shí)讓他們知識(shí)工程資料管理的重要性，重視資料的收集、整理、收藏、利用，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度將建筑檔案管理工作做到位。企業(yè)的資料檔案管理人員崗前培訓(xùn)十分必要，首先可以了解資料管理人員的崗位職責(zé)，同時(shí)增長業(yè)務(wù)知識(shí)，明確建筑工程資料收集的重要環(huán)節(jié)及資料信息內(nèi)容。

2.2 注重收集和管理

工程資料管理首先是收集到可管理的資料，因此，相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集、保存招標(biāo)過程中所涉及到的相關(guān)文件，并將這此文件有序存檔，定期對(duì)文件進(jìn)行梳理檢查，篩選出具有保存價(jià)值的文件資料移交到工程資料管理處；其次，工程資料管理員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與業(yè)務(wù)部門溝通與協(xié)作，掌握工程資料使用狀態(tài)，定期進(jìn)行綜合檢查，重視工程資料的立卷、歸檔、保管和銷毀等環(huán)節(jié)，保證工程資料存放有序，便于查閱。

2.3 實(shí)現(xiàn)工程資料形成規(guī)范化管理模式

工程資料管理質(zhì)量的提高，首先需要建立健全資料檔案管理工作制度，劃分各崗們的職責(zé)權(quán)限，責(zé)任到人，以保證資料歸檔有合理有序，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。例如：各建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)依據(jù)自己的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，被使用后的工程資料應(yīng)當(dāng)工程項(xiàng)目經(jīng)辦人進(jìn)行再次收集、梳理、歸檔后交由工程資料管理人員集中管理；全職的工程資料管理員應(yīng)當(dāng)遵守相關(guān)規(guī)定，擔(dān)負(fù)起維護(hù)工程資料完整性、準(zhǔn)確性與安全的責(zé)任；工程項(xiàng)目經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)保證資料移交時(shí)的完整性、準(zhǔn)確性，資料整理符合相關(guān)規(guī)范要求；工程資料管理人員在接收經(jīng)辦人的招標(biāo)文件時(shí)應(yīng)當(dāng)核對(duì)資料份數(shù)，及時(shí)登記，確認(rèn)資料信息后及時(shí)進(jìn)行檔案資料的立卷、裝訂、歸檔和集中管理工作，并在文件裝訂首頁附上案卷封面和卷內(nèi)目錄，方便查閱；工程資料被借閱時(shí)應(yīng)當(dāng)遵照借閱制度，在借閱、查閱過程中做好登記、簽收、注銷等工作，必須明確借閱的檔案不許拆卷、抽頁、涂改、轉(zhuǎn)借，應(yīng)按期歸還，防止丟失；當(dāng)企業(yè)在推行工程資料以數(shù)字信息方式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中時(shí)，紙質(zhì)工程資料作為電子資料的備份依然需要認(rèn)真保管。

2.4 保證資料真實(shí)性和可靠性

加強(qiáng)工程資料規(guī)范化管理還應(yīng)該保證工程資料的真實(shí)性和可靠性。工程資料對(duì)于工程質(zhì)量的監(jiān)督管理來說是至關(guān)重要的，要保證工程資料的管理符合要求，嚴(yán)格的按照相關(guān)要求開展工作，要求其能真實(shí)的反映出工程施工的具體情況。同時(shí)還要明確工作人員的法律責(zé)任，要求在資料文件上要有相關(guān)負(fù)責(zé)人的簽名，對(duì)于需要修改的數(shù)據(jù)來說，應(yīng)該及時(shí)的對(duì)其進(jìn)行修改。

3 結(jié)語

綜上所述，作為建筑企業(yè)工程資料管理員，首先應(yīng)當(dāng)重事自己的工作，同時(shí)宣導(dǎo)建筑工程項(xiàng)目資料的重要性，提高各級(jí)人員對(duì)建筑工程資料的管理的重視度，確保各相關(guān)單位均能提供完整、準(zhǔn)確的檔案。其次，工程資料管理人員應(yīng)當(dāng)以高度的責(zé)任心對(duì)待這份工作，將收集到的資料及時(shí)歸檔、總結(jié)，創(chuàng)新保管模式，使建筑工程資料調(diào)閱更方便，最終形成規(guī)范化工程資料檔案管理模式。