淺析建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施

劉智慧

山東菏建建筑集團(tuán)有限公司 山東菏澤 274000

建筑工程建設(shè)施工需要經(jīng)歷較長的周期，在施工的過程中做好檔案管理工作可以有效提高施工效用。由于建筑工程的檔案信息相對來說比較復(fù)雜，因此，在管理的過程中容易產(chǎn)生差錯(cuò)。管理人員就需要對其中的問題進(jìn)行分析，提高綜合管理質(zhì)量，為建筑企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展提供保障。

1 現(xiàn)階段建筑工程資料管理工作中存在阻礙其發(fā)展的問題

1.1 施工檔案整理缺乏時(shí)效性

建筑工程項(xiàng)目需要整理的資料比較多，同時(shí)工程資料需要記錄和保留的信息資源也比較廣，如果不能及時(shí)將前期設(shè)計(jì)圖紙資料、施工過程中當(dāng)天的施工技術(shù)資料等進(jìn)行記錄，就會造成資料的缺失、混淆，因此施工檔案整理工作缺乏時(shí)效性[1]。

1.2 資料管理制度存在疏漏問題

建筑工程資料管理制度是在建設(shè)過程中約束資料管理人員進(jìn)行精準(zhǔn)記錄、真實(shí)反映的保障，更是考核管理人員對自身工作職責(zé)是否明確的標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)階段大部分施工企業(yè)都沒有建立完善的資料管理制度和監(jiān)督部門，在實(shí)際運(yùn)用過程中缺乏具體執(zhí)行力度，導(dǎo)致實(shí)踐效果不理想。同時(shí)資料管理制度存在疏漏問題也表明了管理人員缺乏管理意識、不能明確自身工作崗位的重要性，嚴(yán)重影響建筑工程施工建設(shè)工作的順利進(jìn)行。

1.3 記錄工程資料喪失后期利用價(jià)值

大部分建筑企業(yè)沒有意識到建筑工程資料管理的實(shí)踐作用，完全借鑒或獨(dú)創(chuàng)不完善的資料管理?xiàng)l例，導(dǎo)致不能精準(zhǔn)收集、記錄、整理工程資料，同時(shí)資料員因資料整理不及時(shí)導(dǎo)致資料存在疏漏或錯(cuò)誤，失去工程資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，進(jìn)而喪失了后期繼續(xù)使用或參考的利用價(jià)值。例如 ：質(zhì)量檢查及驗(yàn)收工作中資料報(bào)告存在錯(cuò)誤，就容易導(dǎo)致后期出現(xiàn)質(zhì)量事故，追究原因時(shí)填寫的資料報(bào)告都是最有力的證據(jù)[2]。

2 解決建筑工程檔案資料管理中存在問題的具體策略

2.1 設(shè)計(jì)、編訂、實(shí)行完整的檔案管理制度方案

要想保證檔案管理工作的實(shí)效性，首先施工企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)必須要大力支持和配合檔案管理人員工作，要適當(dāng)借鑒西方國家的檔案資料管理制度，根據(jù)實(shí)際施工情況來設(shè)計(jì)并編訂完整的、系統(tǒng)的檔案資料管理制度。其次建筑工程建設(shè)過程中，管理人員必須將檔案資料收集、檢查、整理等工作內(nèi)容進(jìn)行精準(zhǔn)、細(xì)致劃分，保證檔案管理工作人員組織能深入到整個(gè)施工流程中，以此提高工程資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性。最后，管理人員要有愛崗敬業(yè)、持之以恒、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，以此提高管理人員工作質(zhì)量和效率。

2.2 構(gòu)建一支高素質(zhì)高水平的檔案管理團(tuán)隊(duì)

構(gòu)建一支高素質(zhì)高水平的檔案管理人員組織的前提是施工企業(yè)必須要在項(xiàng)目施工前對管理人員進(jìn)行相關(guān)實(shí)用性理論知識和實(shí)踐技能培訓(xùn)，尤其是計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件、辦公報(bào)表等軟件的實(shí)操能力。同時(shí)希望軟件開發(fā)企業(yè)能早日研發(fā)出一體化的網(wǎng)絡(luò)資料管理軟件，得以實(shí)現(xiàn)快速傳遞資料信息、提高填寫資料的真實(shí)性和精準(zhǔn)性、更好的儲存和保留工程資料。在網(wǎng)絡(luò)軟件尚未研發(fā)運(yùn)用之前，企業(yè)高層決策者必須要加強(qiáng)資料管理人員的隊(duì)伍建設(shè)工作，為網(wǎng)絡(luò)軟件運(yùn)用做好前期人員預(yù)備工作，保證不會因?yàn)槿藶橐蛩貙?dǎo)致出現(xiàn)資料保管不當(dāng)、記錄錯(cuò)誤問題[3]。

2.3 強(qiáng)化和各方溝通交流，做好組織協(xié)調(diào)工作

保證工程技術(shù)資料的完整性、真實(shí)性、精準(zhǔn)性的前提就是施工企業(yè)在項(xiàng)目施工前就需要加大和企業(yè)外部的第三方監(jiān)管人員、小區(qū)業(yè)主、設(shè)計(jì)師等相關(guān)人員的溝通交流，合理完成組織協(xié)調(diào)工作。同時(shí)企業(yè)高層決策者要在企業(yè)內(nèi)部明確告知各部門要一致配合管理部門的工作，提高資源管理人員收集和整理工作的效率。同時(shí)項(xiàng)目施工管理人員要結(jié)合實(shí)際施工流程和施工環(huán)節(jié)合理安排施工人員，并記錄好施工環(huán)節(jié)或施工內(nèi)容提前或延后的原因，以免出現(xiàn)記錄工程資料與實(shí)際施工情況不統(tǒng)一，造成工程資料填寫錯(cuò)誤。

2.4 檔案整合分類歸檔，完整保留工程資料

大部分施工流程圖紙和施工技術(shù)資料都在相關(guān)技術(shù)人員和各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人手中，因此資料員必須先將設(shè)計(jì)圖紙和施工技術(shù)資料進(jìn)行回收并做好整理和分類工作。其次資料管理人員必須要精準(zhǔn)記錄、真實(shí)反映施工問題并讓負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽字，進(jìn)而保證建筑質(zhì)量管理和監(jiān)督工作的實(shí)效性，確保編輯檔案在后期使用過程中具有使用性價(jià)值。建筑工程檔案管理應(yīng)該按照年份進(jìn)行保管，將不同工程項(xiàng)目、不同施工環(huán)節(jié)資料進(jìn)行嚴(yán)格劃分，并在工程結(jié)束前做好工程資料的檢查、審核、完善、整理、分類工作，并在竣工結(jié)束后將驗(yàn)收情況進(jìn)行整理并歸檔，完成妥善保留、移交工程資料[4]。

2.5 改善及優(yōu)化設(shè)備條件，妥善保管技術(shù)資料

檔案室空氣環(huán)境、檔案儲存設(shè)備、防霉防潮工具性能等等都會直接影響工程資料的保存效果，檔案室是否有具備完善的借閱、歸還制度也是影響工程資料保管工作的主要原因之一。例如 ：一間比較陰暗潮濕的儲藏室長時(shí)間就會導(dǎo)致工程資料檔案發(fā)霉、發(fā)污、落灰現(xiàn)象發(fā)生。為了杜絕上述事故的發(fā)生幾率，企業(yè)決策者就必須要加大檔案室設(shè)備、環(huán)境的管理力度，加大對檔案室資金扶持力度，重視檔案室相關(guān)設(shè)備的采購，提高技術(shù)資料的儲存管理效果[5]。

3 結(jié)語

綜上所述，只有施工企業(yè)決策者深刻意識到建筑工程資料管理工作的重要性，才能主動(dòng)幫助資料員解決一些困難問題，保證記錄工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理、安全管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、施工技術(shù)管理等工程資料的真實(shí)性、精準(zhǔn)性、完整性，為后續(xù)使用和參考借鑒提供技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)實(shí)用價(jià)值。