高校電子檔案管理發(fā)展的影響因素分析

王卿

泰安技師學(xué)院 山東泰安 271000

高校是我國(guó)教育、科研以及培養(yǎng)人才的重要基地。高校的檔案管理工作是高校日常的基礎(chǔ)性工作，也是高校在發(fā)展過(guò)程中不容忽視的重要內(nèi)容，是社會(huì)以及人們了解高校的一個(gè)重要的窗口。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案管理開始融入電子化，以構(gòu)建一個(gè)專業(yè)、創(chuàng)新的電子檔案管理體系，從而提高高校檔案的管理水平。

1 影響高校電子檔案管理發(fā)展的因素

1.1 技術(shù)性因素

高校電子檔案管理在發(fā)展的過(guò)程中，受到影響的因素有很多，其中技術(shù)性的影響是最為關(guān)鍵的一個(gè)因素。現(xiàn)如今信息技術(shù)的快速發(fā)展，使得各行各業(yè)都開始走向了信息化。對(duì)于高校而言也不例外，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，由于數(shù)據(jù)越來(lái)越大，內(nèi)容越來(lái)越復(fù)雜，傳統(tǒng)的檔案管理方式的弊端逐步顯現(xiàn)，人工在處理檔案的過(guò)程中需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，且容易出錯(cuò)。通過(guò)在檔案中融入電子的技術(shù)，使得檔案管理的工作變得越來(lái)越快速、簡(jiǎn)單、安全，工作效率也大大提高，也有助于高校之間電子檔案的相互共享。但是信息技術(shù)給人們帶來(lái)益處的同時(shí)，其弊端也是不容忽視的，互聯(lián)網(wǎng)的環(huán)境使得其具有一定的不安全性，容易造成數(shù)據(jù)的丟失以及內(nèi)容的篡改，這也是影響高校電子檔案進(jìn)一步發(fā)展的根本原因。如果技術(shù)不夠穩(wěn)固，存儲(chǔ)容量不夠大，就會(huì)導(dǎo)致高校電子檔案的發(fā)展受到阻礙[1]。

1.2 人員因素

高校電子檔案管理在發(fā)展的過(guò)程中除了會(huì)受到信息技術(shù)的影響之外，還會(huì)受到人為的影響。電子檔案工作人員的素質(zhì)決定了電子檔案管理的發(fā)展程度。雖說(shuō)技術(shù)在高校檔案建設(shè)的過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用，但是人為的因素也是不可忽略的，尤其是文件在電子化，動(dòng)態(tài)化管理的過(guò)程中都離不開人的作用，如果高校在進(jìn)行電子檔案管理的過(guò)程中，沒有專業(yè)的技術(shù)性以及管理型人才，就會(huì)影響高校電子化的進(jìn)一步發(fā)展。

1.3 保密性因素

傳統(tǒng)的高校檔案一般都是封存在一些固定的地方，其違背了檔案的公開透明原則，學(xué)生們并不能對(duì)這些檔案進(jìn)行充分的利用，包括一些管理人員也沒有充分的利用檔案的相關(guān)信息去優(yōu)化高校的相關(guān)活動(dòng)，使得檔案管理的工作名存實(shí)亡，無(wú)法發(fā)揮其真正的效用。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，高校開始認(rèn)識(shí)到在檔案中融入電子化的重要作用，也開始注重利用檔案來(lái)發(fā)揮效益。電子檔案的一個(gè)優(yōu)勢(shì)就是可以利用加密的技術(shù)對(duì)某些比較重要的檔案進(jìn)行加密，這個(gè)技術(shù)也使得高校電子檔案中，其他的一些內(nèi)容得到了普及，在信息安全的狀態(tài)之下，實(shí)現(xiàn)相互的共享，傳遞以及應(yīng)用。但是也有一些高校在實(shí)現(xiàn)電子檔案的過(guò)程中仍然較為謹(jǐn)慎，不愿意把檔案進(jìn)行公開分享，從而影響了電子檔案作用的發(fā)揮。

1.4 制度性因素

高校電子檔案管理在發(fā)展的過(guò)程中，除了受技術(shù)、人員、保密性因素的影響之外，同樣也會(huì)受到高校制度的約束，一般高校檔案在融入電子化之后，就需要制定一系列的制度來(lái)保證其運(yùn)行的規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化。制定科學(xué)的制度能夠促進(jìn)高校電子管理的發(fā)展，也能夠?yàn)楦咝ｋ娮訖n案在發(fā)展的過(guò)程中營(yíng)造一個(gè)良好的環(huán)境，使得電子檔案編輯的模式逐步走向現(xiàn)代化，也彌補(bǔ)了電子檔案應(yīng)用時(shí)存在的一系列問題以及漏洞，促進(jìn)檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，當(dāng)然如果缺乏完善性的電子檔案管理制度，同樣也會(huì)導(dǎo)致檔案的電子化模式停滯不前。

1.5 資金性因素

高校檔案在融入電子化的過(guò)程中，需要投入一定的資金。比如配備相關(guān)的設(shè)備，采用先進(jìn)的系統(tǒng)，引進(jìn)信息化的人才等等，這些都需要投入大量的資金去完成，如果資金不夠，就會(huì)導(dǎo)致電子檔案管理的發(fā)展受到阻礙，難以獲得突破性的發(fā)展。

2 高校電子檔案管理發(fā)展的策略

2.1 規(guī)范高校電子檔案管理制度

高校在普及電子檔案管理的同時(shí)，還要融入大數(shù)據(jù)系統(tǒng)。首先高校內(nèi)容必須組建一個(gè)專門的電子檔案管理部門，規(guī)定檔案管理時(shí)的制度，保證工作人員在工作時(shí)能夠有法可依，從而促進(jìn)電子檔案管理工作的有序運(yùn)行。其次高校內(nèi)部要建立一個(gè)檔案管理的平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)電子檔案管理工作中的收集工作以及分享功能。檔案電子檔案應(yīng)該不斷的發(fā)展和創(chuàng)新，從而實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的真正自動(dòng)化、數(shù)字化，促進(jìn)檔案管理工作的順利運(yùn)行。

2.2 加強(qiáng)對(duì)高校電子檔案的資金投入

高校在檔案管理的電子化過(guò)程中，如果資金投入不足，也會(huì)影響電子檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。因此高校在信息化的時(shí)代，要與時(shí)俱進(jìn)，不斷增加資金的投入，將紙質(zhì)的檔案逐步轉(zhuǎn)向電子化，引進(jìn)相關(guān)的掃描設(shè)備，電腦等等，為檔案的電子化鋪平道路。

2.3 構(gòu)建高校電子檔案管理的安全保障體系

高校在建立電子檔案管理的過(guò)程中，必然會(huì)涉及到安全性的問題，尤其是互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代，安全隱患時(shí)有發(fā)生。檔案信息一旦被篡改或者被非法人員利用，就會(huì)損害高校以及學(xué)生的利益。因此高校在進(jìn)行檔案電子化的過(guò)程中，必須要構(gòu)建一個(gè)相對(duì)而言較為安全的信息保障體系，對(duì)每一份電子檔案實(shí)行周期性的全程監(jiān)管。在對(duì)檔案管理的時(shí)候，可以采用紙質(zhì)性以及電子化兩種管理方法并存的模式，充分的做好檔案的備份工作，以保證檔案的安全性。其次及時(shí)的為服務(wù)器進(jìn)行殺毒，確保電子檔案在運(yùn)行時(shí)的環(huán)境安全性[2]。

2.4 提高電子檔案管理人才的綜合素質(zhì)

高校電子檔案管理工作想要獲得一定的發(fā)展，離不開內(nèi)部?jī)?yōu)秀的管理人才。因此高校要引入素質(zhì)較強(qiáng)管理人員，保證管理人員擁有管理以及信息技術(shù)相關(guān)的能力，實(shí)現(xiàn)檔案人員的合理化配置，優(yōu)化檔案管理的能力。其次高校在內(nèi)部要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)工作，構(gòu)建科學(xué)的管理培訓(xùn)體系，不斷的提高管理人員的管理水平以及技術(shù)能力，以適應(yīng)高校電子檔案的進(jìn)一步發(fā)展。與此同時(shí)高校在內(nèi)部要建立考核制度以及獎(jiǎng)懲機(jī)制，保證電子檔案管理人員在工作時(shí)的積極性。

3 結(jié)語(yǔ)

高校電子檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展，離不開技術(shù)、人員、保密、制度、資金的影響，高校要投入大量的資金開發(fā)先進(jìn)的技術(shù)，做好機(jī)密檔案的保護(hù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的備份，做好安全保證管理的工作。充分挖掘優(yōu)秀的人才管理電子化檔案，提高檔案管理的水平，促進(jìn)電子檔案管理的發(fā)展。