事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略淺述

李慶新

吉林省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院 吉林長(zhǎng)春 130021

社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展對(duì)人類(lèi)的生活方式及溝通方式發(fā)生了一定的改變，信息技術(shù)的進(jìn)步及網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，使人類(lèi)生活的每一個(gè)環(huán)境都進(jìn)入了科技時(shí)代，給人類(lèi)與社會(huì)的發(fā)展帶來(lái)了前所未有的進(jìn)步，其中在我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理中，信息化建設(shè)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)成為重要的管理方式，通過(guò)科學(xué)的信息技術(shù)的整合與統(tǒng)計(jì)，分析事業(yè)單位發(fā)展的方向與前景，在薄弱的地方提升自己的管理能力及政策補(bǔ)充，完善事業(yè)機(jī)關(guān)對(duì)社會(huì)的引領(lǐng)與服務(wù)，在減少管理人員繁瑣的工作程序中，提升整個(gè)單位的辦事效率及辦事水平，但是由于部分事業(yè)單位對(duì)信息技術(shù)的普及和認(rèn)知有一定的局限，所以無(wú)法全面的完善單位的管理職能及管理方式，為此本文將針對(duì)這一問(wèn)題進(jìn)行深入的分析與討論。

1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.1 管理機(jī)制相對(duì)落后

部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理這一部門(mén)并不是十分重視，導(dǎo)致單位的檔案管理機(jī)制一直遵循很久以前的機(jī)制模式及管理模式，管理跟不上事業(yè)單位的發(fā)展及社會(huì)的發(fā)展水平，對(duì)于細(xì)化分享、信息整合及綜合分析沒(méi)有明確的分工，導(dǎo)致檔案部門(mén)對(duì)于整個(gè)單位來(lái)說(shuō)就像是檔案的庫(kù)房一樣，僅僅相當(dāng)于存放檔案的地方，并沒(méi)有真正的發(fā)揮部門(mén)職能與作用[1]。

1.2 領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足

檔案管理的功能遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于檔案儲(chǔ)存，一些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)與人員檔案及單位相關(guān)資料的檔案管理并不了解也不重視，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的作用以存在的意義，因此檔案管理部門(mén)形同虛設(shè)，其中很多事業(yè)單位在年度考核評(píng)比中沒(méi)有檔案管理的內(nèi)容采集及評(píng)比，使事業(yè)單位檔案管理流于形式，導(dǎo)致單位缺乏檔案管理相關(guān)工作的落實(shí)及信息的采集功能，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展與進(jìn)步。

1.3 科學(xué)的信息化建設(shè)方式?jīng)]有得到普及

檔案管理部門(mén)職能的易被忽視導(dǎo)致檔案管理方式的陳舊與落后，許多事業(yè)單位對(duì)檔案管理投入方式的資金與經(jīng)歷較少，檔案管理的發(fā)展條件也受到了影響，缺少必要的管理措施及管理技術(shù)的支撐，事業(yè)單位對(duì)檔案管理部門(mén)的認(rèn)識(shí)程度并沒(méi)有達(dá)到一定的水平，致使先進(jìn)的信息化建設(shè)方式不能有效的進(jìn)入到實(shí)際的工作應(yīng)用中，嚴(yán)重阻礙了信息化建設(shè)的效果與發(fā)展。

1.4 管理人員專(zhuān)業(yè)度不夠

在整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案管理的綜合性與基礎(chǔ)性發(fā)揮著重要作用，因此檔案部門(mén)的管理人員要有一定的專(zhuān)業(yè)性與較高的工作能力，只有高素質(zhì)的管理者才能將檔案管理發(fā)揮出最大的作用于效果，然后在實(shí)際的操作中，許多單位的檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)普遍不高，甚至有的沒(méi)有一定的專(zhuān)業(yè)水平與專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案的管理、分類(lèi)、整合、分析等各個(gè)方面的功能有嚴(yán)重的影響。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

2.1 提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)及認(rèn)知水平

為了有效的促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的良好效果，提高管理層對(duì)檔案管理的認(rèn)知程度是重中之重，明確檔案管理在事業(yè)單位中的地位與性質(zhì)是基本前提，對(duì)事業(yè)單位管理人員提高檔案管理的重視程度，定期對(duì)檔案管理部門(mén)的管理人員進(jìn)行相關(guān)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)與提升，加入考核制度和考核標(biāo)準(zhǔn)，提高對(duì)檔案管理部門(mén)管理人員及工作人員的業(yè)務(wù)水平及專(zhuān)業(yè)能力，確保檔案管理部門(mén)的職能作用發(fā)揮到最大的限度。

2.2 加大科學(xué)信息技術(shù)的投入

隨著現(xiàn)代市場(chǎng)的發(fā)展腳步，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)完全占領(lǐng)了人類(lèi)的生活與行為活動(dòng)，信息技術(shù)在很多領(lǐng)域中被廣泛的應(yīng)用和實(shí)踐，為了提高事業(yè)單位中檔案管理的水平與發(fā)展速度，加大科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用使必要途徑，只有科學(xué)、有效的技術(shù)管理與檔案分析，才能了解一個(gè)單位的基本狀態(tài)與信息詳情，在信息采集的前提下進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，為事業(yè)單位的發(fā)展方向和發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行有效的政策制定，在引領(lǐng)事業(yè)單位有效發(fā)展的同時(shí)提升事業(yè)單位發(fā)展水平。

與此同時(shí)，高水平的技術(shù)投入可以大大的加強(qiáng)信息管理的保密性，使檔案管理的信息與人員基本資料得到有效的保障與維護(hù)，保障了事業(yè)單位工作人員的人權(quán)，促進(jìn)了事業(yè)單位在科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域的發(fā)展與提升。

2.3 加大資金投入保障信息化建設(shè)

任何事物在發(fā)展前進(jìn)的同時(shí)不僅需要精神引領(lǐng)更需要物質(zhì)支持，事業(yè)單位的的發(fā)展與服務(wù)工作之所以能夠更好的建設(shè)與發(fā)展就需要對(duì)檔案管理部門(mén)進(jìn)行一定的資金支持與技術(shù)提升，大量的資金投入可以使檔案管理的設(shè)備及時(shí)更新?lián)Q代，提高管理人員與工作人員的工作效率與工作效果，在數(shù)據(jù)得以保存、分類(lèi)的前提下進(jìn)行有效的整合與研究，使事業(yè)單位在檔案管理中發(fā)揮其本質(zhì)性的作用，建立起完善的管理機(jī)制與技術(shù)支持[2]。

2.4 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

大數(shù)據(jù)是現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域中重要的發(fā)展方向，在社會(huì)前進(jìn)與發(fā)展的前提中，大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)大大提高了事物的發(fā)展效率與發(fā)展能力，在檔案管理中數(shù)字化的建設(shè)就是必然的發(fā)展趨勢(shì)，尤其對(duì)于紙質(zhì)版的資料與信息要進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入與電子留存，通過(guò)有效的數(shù)字化處理不僅可以加強(qiáng)保存的時(shí)間還能提高保存的效果，并為資料庫(kù)節(jié)省了足夠的空間去留存更多的檔案與資料，在這個(gè)過(guò)程中檔案管理人員不但要對(duì)紙質(zhì)版的資料進(jìn)行分類(lèi)留存，還要進(jìn)行相關(guān)的詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn)注，防止發(fā)生資料丟失、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的情況出現(xiàn)，數(shù)字化的信息建設(shè)有效提高了事業(yè)單位檔案管理的能力，更是事業(yè)單位檔案管理信息化建的設(shè)前提與保障。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息化建設(shè)不僅在檔案管理中心起到了重要作用，在其他領(lǐng)域的事物發(fā)展與企業(yè)管理中也是主要的前進(jìn)因素，檔案管理信息化建設(shè)是事業(yè)單位發(fā)展主要因素之一，為事業(yè)單位的發(fā)展與進(jìn)步做出重要的貢獻(xiàn)，保障力事業(yè)單位發(fā)展方向的正確性，為未來(lái)事業(yè)單位各個(gè)部門(mén)的發(fā)展奠定了堅(jiān)持的基礎(chǔ)。