淺談高職院校會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題及措施

周宗相

【摘 要】本文針對(duì)目前我國(guó)高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀，分析了高職院校對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理存在問題的探討，為保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。找到了解決問題的正確方法，加強(qiáng)高職院校檔案管理建設(shè)的需要，闡述了高職院校對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的相應(yīng)措施。

【關(guān)鍵詞】高職院校;會(huì)計(jì)檔案;管理;問題措施

中圖分類號(hào)： G717.24文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A文章編號(hào)： 2095-2457（2019）26-0170-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.26.083

0 引言

近幾年來高職院校的招生規(guī)模逐步擴(kuò)大，辦學(xué)形式多樣化。國(guó)家檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)各高職院校開展了各種層次的檔案管理評(píng)估。對(duì)檔案專業(yè)人員進(jìn)行了各種培訓(xùn)，也對(duì)檔案管理的創(chuàng)新和新時(shí)代社會(huì)利用檔案的需要進(jìn)行了講述。高職院校會(huì)計(jì)檔案是高職院校檔案管理的重要組成部分，是由會(huì)計(jì)核算的銀行回單、發(fā)票、稅票等會(huì)計(jì)資料歸檔形成的。即使這些會(huì)計(jì)資料沒有歸檔移交給學(xué)校檔案管理部門，也屬于會(huì)計(jì)檔案的范疇。會(huì)計(jì)資料涉及學(xué)校教學(xué)、科研、實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)、設(shè)備采購(gòu)、資產(chǎn)公司（駕校、招待所、賓館酒店）等的經(jīng)費(fèi)開支。由學(xué)校財(cái)務(wù)部門統(tǒng)籌管理。含通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和儲(chǔ)存的電子會(huì)計(jì)檔案。應(yīng)建立良好的會(huì)計(jì)檔案運(yùn)行平臺(tái)，學(xué)校具有獨(dú)立法人資格的單位和財(cái)務(wù)部門應(yīng)把會(huì)計(jì)資料歸檔形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)按法規(guī)和程序移交到學(xué)校檔案館（室）統(tǒng)一保管保存。是提高職院校財(cái)務(wù)部門對(duì)會(huì)計(jì)資料歸檔管理能力的體現(xiàn)。因此，高職院校會(huì)計(jì)檔案對(duì)學(xué)校檔案管理的建設(shè)及檔案評(píng)估起著主體、核心和重點(diǎn)作用。

1 學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀及問題分析

1）人員配備、崗位設(shè)置不合理：有些高職院校的財(cái)務(wù)部門未按法規(guī)向?qū)W校組織人事部門申報(bào)所需要人員、崗位的設(shè)置需求，導(dǎo)致人員配備不齊、崗位受限的現(xiàn)象。造成財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)資料歸檔管理存在缺陷。如：會(huì)計(jì)資料歸檔的專（兼）職檔案人員，有些是由報(bào)帳員、會(huì)計(jì)人員或設(shè)備管理人員（兼）擔(dān)任，由于他們綜合管理工作任務(wù)繁重，從而不能按時(shí)完成會(huì)計(jì)資料歸檔形成會(huì)計(jì)檔案的工作。即便是現(xiàn)有的財(cái)務(wù)人員，也沒有完全通過正式培訓(xùn)上崗，對(duì)《檔案法》與《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的理解不夠深入，于是出現(xiàn)對(duì)職責(zé)不清的現(xiàn)象，只能按流程推行日常會(huì)計(jì)事務(wù)工作。這就是給高職院校會(huì)計(jì)檔案歸檔工作帶來滯后的原因。

2）設(shè)備配置落實(shí)不到位：有些高職院校財(cái)務(wù)部門設(shè)備的配置沒落實(shí)到位。比如財(cái)務(wù)軟件、服務(wù)器的購(gòu)置配備問題，有些設(shè)備還處于嚴(yán)重老化（如：掃描儀、計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)移動(dòng)磁盤等）沒有及時(shí)更新，沒配齊庫(kù)架的狀態(tài)。

3）存在安全隱患、檔案意識(shí)不強(qiáng)：有些高職院校的財(cái)務(wù)部門辦公室和庫(kù)房沒有配置配齊滅火器、殺蟲藥劑，網(wǎng)絡(luò)、電線線路老化的現(xiàn)象。對(duì)會(huì)計(jì)資料的保管力度不夠、存在隨意堆放現(xiàn)象，因?yàn)闆]把會(huì)計(jì)檔案按規(guī)定移交到學(xué)校檔案館（室）保管。所以，存在安全隱患。檔案意識(shí)不強(qiáng)：有些單位財(cái)務(wù)部門存在報(bào)賬過程中出現(xiàn)、出納人員只按報(bào)帳員打（制）印出來的報(bào)帳憑證上面的數(shù)據(jù)進(jìn)行付款給來報(bào)帳的人的現(xiàn)象，忽略了對(duì)此筆憑證附件資料的仔細(xì)清點(diǎn)核對(duì)。有少數(shù)報(bào)帳的人員在此筆報(bào)帳憑證打（制）印完后，把附件（購(gòu)單、入庫(kù)單、清單）取出作為自己保存資料或備查的依據(jù)，認(rèn)為只要有正式發(fā)票就可以了。然后，該人員就將此筆憑證交于出納，把款領(lǐng)了或轉(zhuǎn)賬，就算完成了報(bào)帳的所有手續(xù)。

4）會(huì)計(jì)檔案存在以下不規(guī)范的現(xiàn)象

（1）紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料歸檔不規(guī)范：

會(huì)計(jì)憑證資料不齊。如：發(fā)票，銀行回單、對(duì)賬單，消費(fèi)清單，總、明細(xì)、日記賬，月、季、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表，折舊的資料、所得稅的資料等有不齊全的現(xiàn)象。往來單據(jù)，附件有的資料是復(fù)印件、存在沒蓋鮮章的現(xiàn)象。

（2）電子會(huì)計(jì)資料歸檔不規(guī)范：

①形成的電子會(huì)計(jì)資料來源不夠真實(shí)，②會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)不能準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，③電子檔案管理系統(tǒng)不能有效接收、管理、利用。④電子會(huì)計(jì)檔案有被篡改的漏洞。⑤未建立備份制度。

（3）會(huì)計(jì)檔案接收不規(guī)范

在接收紙質(zhì)、電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，未按要求進(jìn)行檢測(cè)。未確保所接收會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、安全性;存在不符合要求接收的現(xiàn)象。

（4）會(huì)計(jì)檔案鑒定不規(guī)范

沒有定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定;仍需繼續(xù)保存的，沒有重新劃定保管期限;對(duì)無保存價(jià)值的也未銷毀。

（5）會(huì)計(jì)檔案銷毀不規(guī)范

①銷毀時(shí)間、內(nèi)容登記不詳細(xì)。②沒在銷毀清冊(cè)上簽署意見。③沒有成立銷毀工作的組織，未與管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

（6）會(huì)計(jì)檔案保管不規(guī)范

①有些學(xué)校合并后，未由合并后的單位統(tǒng)一保管。②有隨意對(duì)外借出、不按時(shí)歸還的現(xiàn)象。在利用、運(yùn)輸過程中出現(xiàn)紙質(zhì)的原始會(huì)計(jì)憑證有損壞（少數(shù)憑證脫散、玷污，撕破票據(jù)）的現(xiàn)象。在借（查）閱的報(bào)告中內(nèi)容不詳細(xì)、只寫了簡(jiǎn)單事項(xiàng)，時(shí)間段沒寫明（舉例：2003年1月至2018年12月30日）。經(jīng)辦（手）人拿著領(lǐng)導(dǎo)審批的報(bào)告就會(huì)出現(xiàn)特權(quán)，就會(huì)有擴(kuò)大借（查）閱的范圍，想怎么查就怎么查的現(xiàn)象。由于各利用經(jīng)辦（手）人保存不善、責(zé)任心不強(qiáng)，出現(xiàn)復(fù)印、拍照的會(huì)計(jì)憑證找不到、要的項(xiàng)目數(shù)據(jù)不準(zhǔn)的現(xiàn)象。一次報(bào)告出現(xiàn)多次到學(xué)校檔案館（室）進(jìn)行辦理，重復(fù)借（查）閱的現(xiàn)象，有可能會(huì)發(fā)生泄密事故。無意增大了學(xué)校檔案館（室）的工作量。利用者應(yīng)在借閱（查）閱的報(bào)告中應(yīng)寫清楚時(shí)間段（舉例：學(xué)校下屬;駕校、酒店、公司等單位名稱，某X年某X月至某X年某X月某X日止）。才能有效防止擴(kuò)大借（查）閱范圍，杜絕泄密事故發(fā)生，若出現(xiàn)遺失時(shí)也便于查找。因此，要嚴(yán)格按法規(guī)、程序辦理借（查）閱會(huì)計(jì)檔案，才能有效保障會(huì)計(jì)檔案的安全。③未按保管期限進(jìn)行分類、立卷，編制保管清冊(cè)。④有裝訂成冊(cè)保管不合理，裝訂線預(yù)留不夠，有用鐵釘裝訂的現(xiàn)象，易生銹造成損壞。⑤會(huì)計(jì)憑證內(nèi)附件粘貼不夠規(guī)范。

（7）會(huì)計(jì)檔案移交不規(guī)范

有些學(xué)校會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，編制的移交清單不詳細(xì)。有些工程建設(shè)單位沒有在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交，雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人沒有按規(guī)定位置在移交清冊(cè)上簽名或蓋章。推遲移交的，沒有經(jīng)學(xué)校檔案館（室）同意。

2 學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理的基本措施

高職院校會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)是由學(xué)校檔案館（室）和財(cái)務(wù)部門對(duì)會(huì)計(jì)資料歸檔管理過程。根據(jù)會(huì)計(jì)資料歸檔要求，從一次會(huì)計(jì)資料收集的程序、凝練出具有前瞻性的學(xué)校檔案管理及財(cái)務(wù)部門對(duì)會(huì)計(jì)資料歸檔。財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)資料歸檔管理工作：明確各崗位職責(zé)、理清管理思路、完善工作流程、制定規(guī)范的管理制度。

1）完善人員、崗位配置：高職院校的財(cái)務(wù)部門要按照法規(guī)和實(shí)際的需要、按照程序向?qū)W校組織人事部門申報(bào);所需人員、崗位，具體多少個(gè)人員、崗位都應(yīng)配齊。財(cái)務(wù)部門的整個(gè)管理應(yīng)達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)、做到有序有效。從而要按時(shí)保質(zhì)保量完成會(huì)計(jì)資料歸檔形成會(huì)計(jì)檔案。應(yīng)對(duì)各崗位的財(cái)務(wù)人員，實(shí)行完全通過正式培訓(xùn)上崗，對(duì)《檔案法》與《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》正確深入理解。財(cái)務(wù)部門要按法規(guī)明確會(huì)計(jì)人員、出納人員等崗位職責(zé)，正確履行崗位職責(zé)。要按規(guī)定流程推行會(huì)計(jì)事務(wù)工作。才能使高職院校會(huì)計(jì)檔案管理工作得到進(jìn)一步提升和鞏固。

2）完善設(shè)備的配置：學(xué)校應(yīng)進(jìn)一步把財(cái)務(wù)部門所需的各種設(shè)備按標(biāo)準(zhǔn)配置落實(shí)到位。比如財(cái)務(wù)軟件、服務(wù)器的配置到位;將老化的設(shè)備及時(shí)更新（如計(jì)算機(jī)、高拍攝、移動(dòng)磁盤等）。要把使用的庫(kù)房、柜架配齊，到達(dá)最佳使用效果和作用。

3）完善安全保障、增強(qiáng)檔案意識(shí)：安全保障，學(xué)校應(yīng)加大向財(cái)務(wù)部門的辦公室、庫(kù)房、資料室等配置配齊滅火器、殺蟲的藥劑。對(duì)老化已損的電線線路要及時(shí)清理更換。加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)資料的保管力度，對(duì)隨意堆放現(xiàn)象、要及時(shí)規(guī)范整理。按法規(guī)、程序把會(huì)計(jì)檔案定時(shí)移交到學(xué)校檔案館（室）保管。制定安全措施、及時(shí)排除安全隱患。增強(qiáng)檔案意識(shí)：平時(shí)學(xué)校要加強(qiáng)《檔案法》與《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法規(guī)的宣傳，進(jìn)行對(duì)教職員工、學(xué)生的宣講;對(duì)財(cái)務(wù)部門的人員要定期進(jìn)行業(yè)務(wù)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)、操作訓(xùn)練、技能競(jìng)賽;提升全校人員的檔案意識(shí)。

4）會(huì)計(jì)檔案從以下幾個(gè)方面進(jìn)行規(guī)范

（1）規(guī)范紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料歸檔：

①原始憑證的內(nèi)容：憑證的名稱，填制日期，填制單位名稱和填制人姓名，經(jīng)辦人的簽名或蓋章。②記賬憑證的內(nèi)容：填制日期，憑證編號(hào)，摘要，科目，金額，附件張數(shù)，制單、稽核、記賬、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員簽名或蓋章。如果是收款和付款記賬憑證還應(yīng)當(dāng)由出納人員簽名或者蓋章。

（2）規(guī)范電子會(huì)計(jì)資料歸檔：

按照電子檔案管理辦法進(jìn)行歸檔。如：發(fā)票，銀行回單、對(duì)賬單，消費(fèi)清單等。對(duì)電子會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、接收、管理、利用、備份、保管期限等要認(rèn)真檢測(cè)。電子形成歸檔保存，防止被篡改;防止自然災(zāi)害、防止人為破壞。制定電子備份制度，按《電子簽名法》的規(guī)定執(zhí)行。

（3）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的接收

學(xué)校檔案館（室）在接收紙質(zhì)、電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，要對(duì)紙質(zhì)、電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查檢測(cè)，確保所接收會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用、安全性;對(duì)不符合要求的不予接收。

（4）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的鑒定

應(yīng)由學(xué)校檔館（室）牽頭，組織學(xué)校會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行鑒定。

（5）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案銷毀

①學(xué)校要成立以檔案館（室）牽頭的銷毀機(jī)構(gòu)。②由學(xué)校檔案館（室）牽頭要編制銷毀清冊(cè)。③對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案要按照國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案法規(guī)銷毀的規(guī)定執(zhí)行，進(jìn)行清理、篩查后，共同派員監(jiān)銷。④對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案要按照國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定執(zhí)行，應(yīng)由學(xué)校檔案、會(huì)計(jì)、信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

（6）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的保管

①學(xué)校合并后，會(huì)計(jì)檔案要由合并后的單位統(tǒng)一保管。②利用者借出憑證應(yīng)按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。③對(duì)保管期滿但未結(jié)清的會(huì)計(jì)檔案，保管須按國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并在鑒定意見書、銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。④會(huì)計(jì)憑證、賬簿、各種報(bào)表的保管：要防止被抽換。應(yīng)注明所屬憑證、報(bào)表、賬本的日期、編號(hào)和種類，注明“附件另頁”。會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、賬本等，在年度終了的第一天算起可暫由學(xué)校財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿之后;移交學(xué)校檔案館（室）保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)學(xué)校檔案館（室）同意，最長(zhǎng)不超過三年。要嚴(yán)格遵守保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。

（7）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的移交

應(yīng)按法規(guī)執(zhí)行，會(huì)計(jì)檔案的移交從接收源頭仔細(xì)檢查檢測(cè)：①檢查紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的原始會(huì)計(jì)憑證、賬本、報(bào)表等封面上要寫明：全宗名稱、卷（冊(cè)）數(shù)、起止時(shí)間、保管期限，應(yīng)有學(xué)校法人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管、出納等簽字，并蓋單位印章;裝訂要規(guī)范。②檢測(cè)電子會(huì)計(jì)檔案要符合國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定才能接收。③學(xué)校財(cái)務(wù)部門要編制移交清單，會(huì)計(jì)檔案移交、接收經(jīng)辦人要在移交清單上面簽字，寫明時(shí)間。并認(rèn)真清點(diǎn)實(shí)物數(shù)據(jù)相符，防止錯(cuò)誤發(fā)生。規(guī)范接收會(huì)計(jì)檔案。

總之：高職院校財(cái)務(wù)部門對(duì)會(huì)計(jì)資料歸檔管理工作是自然規(guī)律，應(yīng)嚴(yán)格遵守《檔案法》與《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)資料歸檔工作的基本原則，統(tǒng)籌規(guī)劃，精心整理，才能實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)及財(cái)務(wù)部門對(duì)會(huì)計(jì)資料歸檔管理工作達(dá)到管理的目的。切實(shí)解決高職院校會(huì)計(jì)檔案在管理過程中存在的問題和矛盾，使高職院校的檔案管理工作上新臺(tái)階。

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