淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案電子文件管理工作

在現(xiàn)今高速發(fā)展的社會(huì)，大數(shù)據(jù)進(jìn)入了各個(gè)領(lǐng)域，行業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)大數(shù)據(jù)的支持。大數(shù)據(jù)影響企業(yè)發(fā)展的同時(shí)，也對(duì)檔案電子文件產(chǎn)生了影響。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，如何管理單位檔案電子文件，已成為今后檔案工作的一個(gè)關(guān)鍵。

一、檔案電子文件的概述

（一）對(duì)系統(tǒng)設(shè)備的依賴性強(qiáng)，信息的非人工識(shí)讀性。檔案電子文件不能直接閱讀，它從形成、傳輸、存儲(chǔ)、檢索到利用都要依賴特定的設(shè)備和特定的軟件而實(shí)現(xiàn)，脫離了特定的軟硬件設(shè)備，電子文件就看不到了。而且隨著社會(huì)的發(fā)展，設(shè)備和軟件都會(huì)不斷地升級(jí)更新，電子文件的格式和存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)也不可避免地要發(fā)生變化。

（二）載體不穩(wěn)定系數(shù)高，信息的不安全性。檔案電子文件離開(kāi)電子計(jì)算機(jī)后，它的存儲(chǔ)空間就是移動(dòng)硬盤、磁盤、光盤等載體上，這樣就使得電子文件存儲(chǔ)載體對(duì)保存環(huán)境的溫濕度、防磁等條件的要求很高。這些載體不穩(wěn)定、易氧化、易損壞，使得電子文件受環(huán)境影響比較大，造成記錄信息無(wú)法讀取，甚至消失。

二、檔案電子文件管理存在的問(wèn)題

（一）網(wǎng)絡(luò)安全。即電子文件賴以生存和流轉(zhuǎn)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運(yùn)行，電子文件不被入侵、攻擊和破壞。網(wǎng)絡(luò)在安全方面的脆弱性可以說(shuō)是它的先天不足，程序缺陷、計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)上竊聽(tīng)與篡改，黑客攻擊都會(huì)威脅網(wǎng)絡(luò)中電子文件的安全。

（二）信息安全和保密。即電子文件的價(jià)值不受破壞，信息的真實(shí)性、完整性不因無(wú)意刪除、有意篡改等原因而遭受毀壞。由于電子文件的各種編碼、協(xié)議、文件格式、壓縮方法、加密方法、內(nèi)容顯示方法、計(jì)算運(yùn)行方法等技術(shù)、軟件乃至硬件迅速更迭，使得電子文件信息的協(xié)議、格式、元數(shù)據(jù)變得不可識(shí)別或不可處理，從而影響信息安全。

（三）共享問(wèn)題。檔案電子文件受到內(nèi)容數(shù)量及發(fā)展限制，并且沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)公開(kāi)共享，阻礙了檔案電子文件的開(kāi)發(fā)利用。

三、解決問(wèn)題的對(duì)策

（一）建立健全檔案電子文件管理的法律法規(guī)。政策法規(guī)是保證信息事業(yè)正常運(yùn)作，促進(jìn)信息事業(yè)發(fā)展的一系列指導(dǎo)性文件、條例、法令等的總稱，是對(duì)信息資源進(jìn)行管理的各項(xiàng)方針策略，是宏觀信息資源管理的重要手段。

（二）利用技術(shù)手段，確保檔案電子文件信息及載體長(zhǎng)期保管及安全。1.加密技術(shù)。加密技術(shù)可以確保涉密電子文件內(nèi)容的非公開(kāi)性，是保證電子文件機(jī)密性的重要方法，其目的是采取某種數(shù)字方法將涉密信息偽裝起來(lái)，使非法入侵者無(wú)法了解涉密信息真實(shí)含義。通常多采用“雙密鑰碼”法。加密技術(shù)可以對(duì)用戶的訪問(wèn)進(jìn)行控制，限定了用戶對(duì)電子文件的操作。2.電子文件備份。所謂“備份”是指為電子文件制作一份或幾份相同的拷貝，并將拷貝后的電子文件放在一個(gè)安全的地方，一旦原件被破壞，還有相同的備份文件可以取而代之，這樣就可避免因文件被毀所帶來(lái)的重大損失。為確保電子文件的安全性，必須對(duì)電子文件進(jìn)行備份，并將原件與拷貝件同時(shí)保存一段時(shí)間。將檔案至少一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭(zhēng)人為或自然因素的破壞。這也可以使電子文件長(zhǎng)期保存。目前我們基本上仍然采取紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌制運(yùn)行的雙保險(xiǎn)保存策略，并且一般都采取多套備份的措施。

（三）云計(jì)算。云計(jì)算為電子文件的存儲(chǔ)提供了新的解決方案，即可以實(shí)現(xiàn)電子文件的云存儲(chǔ)。云存儲(chǔ)是通過(guò)集群應(yīng)用、網(wǎng)格技術(shù)活分布式文件系統(tǒng)等功能，將網(wǎng)絡(luò)中大量不同類型的存儲(chǔ)設(shè)備通過(guò)應(yīng)用軟件集合起來(lái)協(xié)同工作，共同對(duì)外提供數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和業(yè)務(wù)訪問(wèn)功能的一種網(wǎng)格在線存儲(chǔ)模式。其實(shí)質(zhì)是以數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理為核心的云計(jì)算系統(tǒng)。1.收集整理幾乎都是檔案部門的工作，不但工作量大，硬件投入費(fèi)用高，而且也不利于電子文件的開(kāi)發(fā)利用。云存儲(chǔ)技術(shù)解決了電子文件的共享和集成問(wèn)題。2.云計(jì)算最大的特點(diǎn)是自動(dòng)備份，提升了電子文件存儲(chǔ)的安全性。因?yàn)殡娮游募墙?jīng)過(guò)高度虛擬化之后分布式存儲(chǔ)在云端，所以在云端始終保留了多個(gè)電子文件的副本。當(dāng)發(fā)生自然災(zāi)害或硬件損壞時(shí)能夠有效實(shí)現(xiàn)異地備份的功能，極大地提高了電子文件存儲(chǔ)的安全性。3.培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人員?；跈n案電子文件的特點(diǎn)，檔案電子文件管理必須依靠高素質(zhì)的檔案管理人員，檔案工作人員一定要樹(shù)立安全意識(shí)，增強(qiáng)電子文件管理意識(shí)，提高計(jì)算機(jī)操作能力，提高自身的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。引進(jìn)信息技術(shù)成果，擴(kuò)大檔案人員視野，培養(yǎng)一支懂業(yè)務(wù)、善管理并掌握大數(shù)據(jù)關(guān)鍵技術(shù)的創(chuàng)新隊(duì)伍，即精通于行政管理和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的復(fù)合型人才。只有這樣，才能更好地管理檔案。4.搭建信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子文件共享。收集整理檔案電子文件，搭建檔案電子文件信息管理平臺(tái)，使電子文件在量上達(dá)到“大數(shù)據(jù)”的程度，實(shí)現(xiàn)電子文件數(shù)據(jù)交換、資源共享，提高檔案電子文件利用率，促進(jìn)檔案電子文件的管理。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代已滾滾而來(lái)，檔案管理工作也要融入到大數(shù)據(jù)的潮流中。因此，在發(fā)展檔案大數(shù)據(jù)管理的進(jìn)程中，各單位要加大力度組建專業(yè)的檔案員隊(duì)伍，建設(shè)起涵蓋各種資源的大數(shù)據(jù)中心，完善數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)歸檔機(jī)制，全面促進(jìn)檔案資源更有效的利用。