大數(shù)據(jù)時代流動人員人事檔案管理使用困境與對策

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代背景下，信息的使用與傳播打破了時間和空間限制，共享數(shù)據(jù)成為這個時代的主流。如何更加高效對流動人員人事檔案進(jìn)行管理和使用，是時代對我們提出的新挑戰(zhàn)。

一、大數(shù)據(jù)時代對人事檔案管理工作提出新要求

Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多樣）、Value（價值）、Veracity（真實性）是大數(shù)據(jù)的5V特點。人事檔案需反映干部個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實績、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況。它包含的內(nèi)容應(yīng)是全面真實的。由此來看，人事檔案包含的信息正是一項符合大數(shù)據(jù)定義與特點的重要信息資產(chǎn)。

然而長期以來，流動人員人事檔案由于各種原因，完整性和全面性都未能做到盡善盡美。進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，對數(shù)據(jù)人事檔案信息的完整性和真實性又提出了更高的要求。同時，傳統(tǒng)的檔案管理思路是重收集保存，輕查詢利用。而大數(shù)據(jù)時代要求對數(shù)據(jù)共享，收集的目的是更好地利用。

面對這種情況，山東省人社廳在2018年11月發(fā)布的《關(guān)于征求對〈山東省人力資源社會保障廳關(guān)于加快推進(jìn)流動人員人事檔案信息化建設(shè)的實施意見〉修改意見的通知》中對我省流動人員人事檔案更是提出了具體要求。文中指出我們的工作目標(biāo)是“利用3年左右時間，建成統(tǒng)一便捷的省級檔案管理服務(wù)信息系統(tǒng)，建設(shè)互聯(lián)互通的檔案管理服務(wù)運(yùn)行平臺，建立規(guī)范完整的全省檔案基礎(chǔ)信息資源庫，推動檔案數(shù)字化進(jìn)程，滿足檔案管理服務(wù)的信息管理、公共服務(wù)、宏觀決策等方面的要求。加快推進(jìn)檔案管理服務(wù)領(lǐng)域“一次辦好”改革，積極配合全國檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，運(yùn)用大數(shù)據(jù)等新技術(shù)打破檔案信息孤島，強(qiáng)化部門內(nèi)外信息共享，推動系統(tǒng)聯(lián)動，“讓數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑腿”，提升檔案管理服務(wù)整體效能。

二、流動人員人事檔案管理工作出現(xiàn)的問題

《中共中央組織部人力資源社會保障部等五部門關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》中明確規(guī)范了流動人員人事檔案范圍，具體包括：非公有制企業(yè)和社會組織聘用人員的檔案；辭職辭退、取消錄(聘)用或被開除的機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員檔案；與企事業(yè)單位解除或終止勞動(聘用)關(guān)系人員的檔案；未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生的檔案；自費(fèi)出國留學(xué)及其他因私出國(境)人員的檔案；外國企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員的檔案；自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員的檔案；其他實行社會管理人員的檔案。從此定義中就可看出該部分檔案的一個主要特征就是流動性強(qiáng)。而長期以來，受實體檔案本身實物性質(zhì)所限，各單位在辦理手續(xù)時只要使用檔案中的信息就必須進(jìn)行實體檔案轉(zhuǎn)遞工作。因此，流動性強(qiáng)也就成了該部分檔案的一大特征。這部分人員檔案不僅流動性強(qiáng)，其流動方向也十分復(fù)雜，大致可分以下幾種：1.跨省市民營企業(yè)間轉(zhuǎn)移。2.體制外向體制內(nèi)轉(zhuǎn)移。3.體制內(nèi)向體制外轉(zhuǎn)移。4.在職職工檔案向失業(yè)部門轉(zhuǎn)移。5.失業(yè)職工檔案向企業(yè)轉(zhuǎn)移。6.民政部門檔案向人社部門轉(zhuǎn)移。7.教育部門向人社部門轉(zhuǎn)移。8.在職職工為辦理退休向社會保險部門轉(zhuǎn)移。這樣一來，該部分人員檔案就出現(xiàn)了以下幾個主要問題：

（一）檔案存放地分散，信息不共享。各部門辦理各類就業(yè)失業(yè)等相關(guān)手續(xù)時，為審查其提供信息的真實性，不得不進(jìn)行實體檔案轉(zhuǎn)遞交接與保管。這導(dǎo)致流動人員檔案存放地分散，而跨地區(qū)跨行業(yè)的各存檔部門之間尚無信息共享條件，無法設(shè)立統(tǒng)一的檔案查詢平臺。流動人員往往需要跑許多部門才能查詢到自己的檔案存放地。

（二）部分實際檔案保管部門無法提供對外的檔案借查閱服務(wù)。由于歷史遺留問題，目前相當(dāng)一部分?jǐn)?shù)量的流動人員檔案并未能及時存放至有檔案管理資質(zhì)的部門。而這些單位部門作為實際的檔案保管者，其保管的目的是為了自己單位使用檔案以方便相應(yīng)手續(xù)的辦理，再加上他們并無檔案管理權(quán)限，不能對外開具相關(guān)證明。因此在其他部門需要檔案材料，或者檔案本人使用檔案材料時不能夠執(zhí)行國家統(tǒng)一的借查閱程序，也不太愿意對其提供借查閱服務(wù)，這就導(dǎo)致流動人員檔案利用率低下。

（三）檔案信息資料收集困難，信息不完善。造成這種情況主要有3個原因：1.目前不少單位進(jìn)行檔案的保管是為了方便自己單位內(nèi)部使用，他們并不注重檔案材料的收集。2.大部分中小企業(yè)檔案管理意識不強(qiáng)。人力資源專員對檔案材料收集不夠重視，不能夠及時主動向檔案管理部門遞交該歸檔的材料。3.隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，為方便群眾，許多就業(yè)、保險等手續(xù)均陸陸續(xù)續(xù)實施網(wǎng)絡(luò)辦理，并無紙質(zhì)材料生成。而由于這些手續(xù)保密性要求，這些數(shù)據(jù)信息不能夠跨單位跨行業(yè)共享。在電子簽章尚未普及的情況下，這就導(dǎo)致了手續(xù)辦理完畢但卻無紙質(zhì)材料生成，同時由于尚未普及電子檔案，生成的電子材料也無處歸檔。這嚴(yán)重影響了人事檔案的完整性。

（四）目前實體檔案的影像化、數(shù)字化程度較低，影響了使用效率。這主要是以下幾個原因造成的。1.相當(dāng)一部分檔案未能存放在有資質(zhì)的檔案管理部門。而實際的檔案存放部門在本質(zhì)上是檔案的使用者，而不是管理者，因此他們不愿承擔(dān)其檔案標(biāo)準(zhǔn)化、電子化工作。2.流動人員本身流動性強(qiáng)，材料生成多，不能及時歸檔。流動人員檔案流動性強(qiáng)，在各檔案管理部門之間頻繁流動，但固定在一個部門的時間卻很短。而在現(xiàn)有物質(zhì)設(shè)備下，檔案的標(biāo)準(zhǔn)化整理與電子化是需要時間的。因此各單位無法及時在短時間內(nèi)對其信息實行電子化。

三、建議與設(shè)想

（一）初步實現(xiàn)檔案存放地信息的共享。要運(yùn)用大數(shù)據(jù)等新技術(shù)，實現(xiàn)跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨層級數(shù)據(jù)共享與交換，打破檔案信息孤島，打破行業(yè)單位間壁壘，建立統(tǒng)一檔案查詢平臺，初步實現(xiàn)檔案存放地信息的共享。為后期檔案規(guī)范存放、標(biāo)準(zhǔn)化整理做好基礎(chǔ)。

（二）積極處理歷史遺留問題產(chǎn)生的“問題檔案”。有些單位原來有檔案管理資質(zhì)，現(xiàn)由于單位性質(zhì)變動，檔案管理資質(zhì)未能及時明確，但仍存有大量人事檔案。這部分檔案的后續(xù)管理和轉(zhuǎn)遞正面臨著極大的阻礙。需要對此部分檔案摸底排查，并根據(jù)實際情況制定措施進(jìn)行移交或整理。

（三）明確規(guī)范非檔案管理部門對于檔案的使用原則。應(yīng)禁止無檔案管理資質(zhì)部門以各類理由向檔案本人要求提供整份檔案。明確其身份為使用者，而非管理者。

（四）加強(qiáng)對企業(yè)人事部門檔案管理知識的培訓(xùn)。提高企業(yè)對人事檔案的重視程度，并督促各單位人力資源專員嚴(yán)格執(zhí)行公共就業(yè)和人才機(jī)構(gòu)制定的檔案材料收集制度。

（五）層層傳導(dǎo)，建立統(tǒng)一聯(lián)動的檔案調(diào)轉(zhuǎn)機(jī)制。從基層抓起，以市級為單位，建立統(tǒng)一的檔案調(diào)轉(zhuǎn)平臺，啟用電子簽章，簡化市內(nèi)市級及各縣區(qū)間的檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，以此類推，逐步實現(xiàn)覆蓋全省、全國的聯(lián)動檔案調(diào)轉(zhuǎn)機(jī)制。

（六）加快實體檔案的規(guī)范整理與影像化進(jìn)度。開展檔案基礎(chǔ)信息采集工作，建立部、省級集中的檔案基礎(chǔ)信息資源庫。參照《干部人事檔案數(shù)字化規(guī)范》，逐步建立統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)字檔案資源庫。