淺談城建工程檔案的管理

隨著我國經(jīng)濟建設(shè)的快速發(fā)展，城市建設(shè)也日新月異，而城建工程管理直接關(guān)系到城市的生產(chǎn)、生活和城市的形象，嚴格把控城建工程質(zhì)量，是推動城市建設(shè)工程高質(zhì)量、高效率進行和保障城市現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)。在城建過程中，城建工程檔案能準確反映工程建設(shè)活動和工程實際狀況，反映城市建設(shè)的真實面貌，是城市發(fā)展的歷史記載，是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理、維修、恢復(fù)、擴建、改造的基本依據(jù)，因此城建檔案管理工作顯得尤為重要。

一、城建工程檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識淡薄，體制不健全。檔案相較于其他行業(yè)并不起眼，以至于很多人對檔案這個行業(yè)并不了解，城建工程發(fā)展過程中，人們只關(guān)注工程本身的發(fā)展，隨之產(chǎn)生的檔案卻無人過問，導(dǎo)致檔案管理和工程建設(shè)缺乏同步性，建設(shè)項目中所形成的檔案未能及時歸檔、整理，文件遺失、損壞的現(xiàn)象時有發(fā)生，工程檔案無法全面、真實地反映工程的建設(shè)過程。同時也沒有建立完善的檔案管理制度，檔案的收集整理工作和工程項目的發(fā)展脫軌。

（二）缺乏專業(yè)的檔案管理人才。檔案管理的前提是要有專業(yè)的人才，具有較強的專業(yè)知識，較高的專業(yè)素養(yǎng)。城建工程檔案整理起來繁瑣、枯燥，勞動強度大，重復(fù)勞動多，且收入也不高，所以人員流動頻繁，而且缺乏專業(yè)的檔案人員，很多工作人員都是身兼數(shù)職，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識，以至于一項工程下來，檔案收集這塊出現(xiàn)很多地方銜接不上，交接制度不完善，容易出現(xiàn)人走檔案走，人走檔案丟的現(xiàn)象。

（三）技術(shù)手段落后。目前城建工程檔案的管理已經(jīng)運用計算機等工具，但自身的管理模式還是停留在傳統(tǒng)的方式，并沒有實現(xiàn)真正意義上的信息化，管理仍然圍繞紙質(zhì)檔案開展，在把紙質(zhì)變成數(shù)字信息這塊基本為零，不適應(yīng)信息化時代發(fā)展的需求。

二、加強城建工程檔案管理水平的對策

（一）強化檔案管理意識。為了有效提高檔案管理水平，必須強化檔案管理人員的檔案意識，從管理層到工作人員都必須提高對檔案重要性的認識，要求必須在工程項目初期就開始收集檔案，步步緊跟，且按國家相關(guān)規(guī)定規(guī)范整理，如有中間更換檔案管理人員的情況，必須做好交接工作，不能出現(xiàn)斷層。

（二）健全體制，完善各項規(guī)章制度。俗話說“無規(guī)矩不成方圓”，要轉(zhuǎn)變目前城建工程檔案管理的被動局面，首先要建立相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)責任機制，成立領(lǐng)導(dǎo)小組專門負責此項工作，明確崗位職責權(quán)限。其次要根據(jù)國家相關(guān)行業(yè)的法規(guī)制度，結(jié)合實際工作的相關(guān)情況建立健全各項規(guī)章制度，包括檔案接收制度、檔案整理制度等，同時針對工程項目各個環(huán)節(jié)制定相關(guān)制度，確保工程項目中各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案資料的完整性和準確性。

（三）提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。城建工程檔案做的好與壞，工作人員的業(yè)務(wù)能力是關(guān)鍵。首先，檔案工作人員要從思想上做出根本改變，要有良好的工作作風，要有愛崗敬業(yè)的工作態(tài)度。其次，對從事工程檔案管理的工作人員定期開展多種形式的業(yè)務(wù)培訓，組織檔案管理人員到檔案館、業(yè)務(wù)工作開展好的單位參觀學習，學習先進的專業(yè)技術(shù)，使他們在檔案工作飛速發(fā)展的今天業(yè)務(wù)知識不落伍，從而更好地做好本職工作。最后，建立留人機制和獎勵機制，提高工作人員的主動性和積極性。

（四）積極開展檔案信息化建設(shè)。隨著科技的發(fā)展，各行各業(yè)都將信息化手段運用于工作當中，檔案管理也可以打破傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式，通過城建檔案管理軟件的配備，對電子媒介進行保存，檔案信息化后更利于檔案的添加、保管和利用，從而使得工程檔案更加完善，才能進一步提高利用水平，更充分體現(xiàn)城建檔案的服務(wù)功能。

（五）強化城建檔案的監(jiān)督管理。城建工程項目眾多，領(lǐng)導(dǎo)層要定時掌握和了解各項目的工程進度，加大監(jiān)督力度，并與工程檔案管理員保持密切聯(lián)系，對工程進度中檔案資料的管理情況隨時了解，遇到問題及時解決。再一個檔案管理人員也可經(jīng)常深入施工現(xiàn)場，及時了解工程的各個階段，主動把施工期間的工程檔案資料收集回來。只有這樣雙管齊下，才能切實掌握工程檔案的情況，才能把城建工程檔案工作做好，才能保證各個階段資料的齊全、完整。

三、結(jié)語

總之，城建工程檔案是工程質(zhì)量的綜合反映和時間體現(xiàn)，城建檔案數(shù)量種類不斷增加，優(yōu)越性也日漸突出，我們只有了解城建檔案的特點、作用，重視城建工程檔案，加強檔案的信息化管理，不斷完善我們城建檔案管理工作，從而進一步推動我國城市的快速發(fā)展。