淺議工程檔案對(duì)工程結(jié)算的重要性

工程項(xiàng)目檔案包含內(nèi)容非常多，包括施工記錄、施工工藝、設(shè)計(jì)圖紙、經(jīng)濟(jì)簽證、隱蔽簽證、組織設(shè)計(jì)、材料價(jià)格、檢測(cè)報(bào)告、設(shè)計(jì)變更等等內(nèi)容?？梢哉f(shuō)工程檔案包含了整個(gè)工程的所有信息，而這些信息多少都會(huì)與工程成本掛鉤，從而對(duì)最終的工程結(jié)算造成極大的影響。工程檔案就是讓專業(yè)的檔案人員收集工程信息資料，并對(duì)信息資料進(jìn)行分析、跟蹤、分類歸檔，最后編制成為結(jié)算書。工程檔案管理會(huì)直接影響工程結(jié)算質(zhì)量，也是衡量工程建設(shè)是否達(dá)標(biāo)的重要標(biāo)準(zhǔn)，這就需要加強(qiáng)工程檔案管理的認(rèn)知，確保工程結(jié)算質(zhì)量。

一、工程檔案對(duì)工程結(jié)算的重要性

（一）施工設(shè)計(jì)檔案。施工設(shè)計(jì)檔案是工程結(jié)算中首要的審查文件，施工設(shè)計(jì)文件涉及內(nèi)容廣泛，包括經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、管理等文件，是工程建設(shè)的主要檔案文件。只有保證施工設(shè)計(jì)檔案的合理性，才能夠被行業(yè)、政府認(rèn)可。設(shè)計(jì)檔案是否符合建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，與工程建設(shè)利益直接掛鉤。由于工程建設(shè)周期長(zhǎng)、風(fēng)險(xiǎn)大，這就需要檔案管理部門對(duì)施工設(shè)計(jì)檔案進(jìn)行深度檢查，對(duì)于不合標(biāo)準(zhǔn)的地方要提出改正建議。施工行為與過(guò)程所生成的檔案信息是否精準(zhǔn)會(huì)直接影響結(jié)算精準(zhǔn)性，需要對(duì)施工設(shè)計(jì)檔案進(jìn)行整體規(guī)劃，方便在結(jié)算中快速查找，同時(shí)還需要對(duì)各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行排列，羅列出總目錄和子目錄。檔案信息是否完成、合理是工程結(jié)算的保障，良好的檔案管理工作能夠確保結(jié)算工程順利完成，這就需要確保檔案的有效性，避免出現(xiàn)后續(xù)問(wèn)題。

（二）工程聯(lián)系與變更檔案。工程建設(shè)中所遇到的不確定因素往往會(huì)對(duì)工程結(jié)算造成影響，這就需要結(jié)合工程實(shí)際情況對(duì)檔案信息進(jìn)行調(diào)整，才能夠確保結(jié)算工作順利展開(kāi)。工程項(xiàng)目聯(lián)系資料是工程施工活動(dòng)展開(kāi)的數(shù)據(jù)資料，通過(guò)技術(shù)人員檢查、監(jiān)督可以生成聯(lián)系單，通過(guò)聯(lián)系單可以糾正施工錯(cuò)誤問(wèn)題，如果出現(xiàn)工藝不規(guī)范、材料不合格需要有效取證，以便于直接掌握有關(guān)資料。在工程結(jié)算當(dāng)中，工程聯(lián)系單內(nèi)容記錄了工程變更信息，以及突發(fā)事件的發(fā)生費(fèi)用，所以在工程結(jié)算中占據(jù)著重要地位。

（三）工程材料質(zhì)檢檔案。工程項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人的首要任務(wù)就是加強(qiáng)工程材料質(zhì)檢工作。在檢測(cè)當(dāng)中需要將不合格的材料及時(shí)上報(bào)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，之后再請(qǐng)示決策人的建議，并保存好質(zhì)檢材料，將質(zhì)檢材料上交給檔案管理部門，從而為工程結(jié)算提供相應(yīng)的依據(jù)。

（四）隱蔽工程檔案。隱蔽工程作為工程建設(shè)中的重要組成部分，確保隱蔽工程資料的科學(xué)性、合理性，可以延長(zhǎng)工程整體的使用壽命。隱蔽工程要求施工方、設(shè)計(jì)方有連帶責(zé)任，同時(shí)也是工程結(jié)算的重要組成部分。首先，隱蔽工程資料中要明確記錄施工費(fèi)用、工程預(yù)算費(fèi)用，從而找出工程的額外花費(fèi)。其次，在隱蔽工程施工完畢后，監(jiān)理人員、技術(shù)人員需要對(duì)隱蔽工程進(jìn)行驗(yàn)收、簽字，表示對(duì)隱蔽工程施工質(zhì)量的認(rèn)可，也是工程竣工結(jié)算的必要依據(jù)。最后，質(zhì)檢人員、設(shè)計(jì)人員需要對(duì)特殊工程進(jìn)行驗(yàn)收，在驗(yàn)收合格之后要將相關(guān)材料進(jìn)行歸檔。

二、加強(qiáng)工程檔案管理，確保工程結(jié)算的措施

（一）保證工程建設(shè)資料的完整性。工程立項(xiàng)到竣工結(jié)算整個(gè)過(guò)程中，都會(huì)生成工程資料，這些資料與工程結(jié)算有著直接關(guān)系。要求檔案管理人員全面搜集這些資料信息，并按照時(shí)間流程進(jìn)行排序、分類、裝訂、歸檔，檔案資料必須要與工程實(shí)際相結(jié)合，避免出現(xiàn)脫節(jié)問(wèn)題。同時(shí)，在檔案信息分類過(guò)程中，要按照發(fā)生順序進(jìn)行編號(hào)處理，還需要編制目錄、資料內(nèi)容預(yù)覽表，便于查找、修補(bǔ)。此外，針對(duì)工程檔案資料編制竣工圖，如果出現(xiàn)較大的工程變更需要重新畫圖。如果變更較小，需要在圖紙上標(biāo)注變更新內(nèi)容，并將變更單與圖紙裝訂到一起。在竣工資料結(jié)算報(bào)送時(shí)，除了要附送相關(guān)檔案資料圖紙外，還需要將工程造價(jià)資料裝訂成冊(cè)一起報(bào)送，以便于查看結(jié)算材料是否完整。

（二）確保全過(guò)程資料的有效性。施工全過(guò)程資料需要按照合同標(biāo)準(zhǔn)，并按照甲方要求辦理手續(xù)，確保工程檔案資料齊全，以及工程結(jié)算工作順利進(jìn)行。針對(duì)漏章、漏內(nèi)容的情況，需要施工方補(bǔ)充完整的資料信息。同時(shí)，施工過(guò)程發(fā)生的資料必須要與工程實(shí)際符合，不同階段的項(xiàng)目工程各項(xiàng)資料需要有技術(shù)人員、監(jiān)理人員蓋章確認(rèn)之后再進(jìn)行分類歸檔，否則要求相關(guān)工作人員補(bǔ)充，避免出現(xiàn)檔案資料漏洞問(wèn)題。

（三）做好結(jié)算書編制工作。在保證相關(guān)資料完整之后，預(yù)算人員要依照程序標(biāo)準(zhǔn)編制結(jié)算書，結(jié)算書當(dāng)中的項(xiàng)目需要嚴(yán)格按照施工流程進(jìn)行編撰，這樣可以避免出現(xiàn)漏項(xiàng)問(wèn)題。在工程結(jié)算書編制完成之后，需要加強(qiáng)類似工程造價(jià)指標(biāo)、含量指標(biāo)的搜集工作，從而判定結(jié)算編制內(nèi)容是否合理，盡可能一次性編制完成，并達(dá)到行業(yè)的結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，工程檔案作為工程建設(shè)整個(gè)周期的數(shù)據(jù)證明，每一類材料都與工程造價(jià)有關(guān)，對(duì)工程結(jié)算有著直接影響，無(wú)論是施工技術(shù)檔案、工程變更檔案，還是材料質(zhì)檢檔案、隱蔽工程檔案，只要有一項(xiàng)出現(xiàn)了信息失真就會(huì)影響工程結(jié)算質(zhì)量，這就需要加強(qiáng)檔案的搜集與管理工作，確保檔案信息的精準(zhǔn)性，從而為工程結(jié)算奠定基礎(chǔ)。