如何做好新形勢下社會保險檔案管理工作

社會保險檔案管理工作是建設(shè)社會主義和諧社會的一項重要內(nèi)容，社會保險檔案管理的意義不僅關(guān)系著廣大勞動者的利益，更是與國家經(jīng)濟和社會利益有著緊密的聯(lián)系。社會保險檔案如果能被合理有效利用的話，能夠切實維護廣大勞動者的合法權(quán)益，實現(xiàn)社會的和諧?？梢娚鐣ｋU檔案管理工作的重要性，尤其是對于人力資源和社會保障局來說?，F(xiàn)在檔案管理部門的當(dāng)務(wù)之急就是做好社會保險檔案管理，使其趨向科學(xué)化和規(guī)范化。

一、社會保險檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）社會保障檔案管理形式存在分歧。就目前情況來看，社會保險的類型比較多樣，有一定管理難度。目前的社會保障檔案管理系統(tǒng)中存在很多分支，保險類型不同，所歸屬的部門就不同，這不僅在很大程度上增加了社會保障檔案的難度，還造成了各部門之間信息交流的不通暢，以至于對投保人的利益造成損害。最后，由于缺乏統(tǒng)一的管理原則，以至于出現(xiàn)問題之后，找不到實際負(fù)責(zé)人，是不利于整個部門以及人力資源和社會保障局發(fā)展的。

（二）社會保障檔案管理缺乏統(tǒng)一的原則。我國目前的社會保障管理工作并沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。各個地區(qū)在管理的過程中會按照自己地區(qū)的規(guī)定來進行管理，管理水平差異較為明顯。對于投保人所需的各種材料并沒有明確的規(guī)定，這就大大降低了社會保障檔案管理的效率，工作質(zhì)量也受到了很大的影響。

（三）社會保障檔案管理手段比較落后。我國近些年不斷推進社保制度的改革，社保制度逐漸完善，但是在一些社保部門的管理手段還是比較落后。計算機的使用能夠在很大程度上提高管理效率，但是很多社保部門計算機的利用率并不高，沒有發(fā)揮出軟件、硬件以及人員三者的作用，以至于管理效率很難被提高，管理手段也處于一種落后的狀態(tài)。

（四）工作人員以及領(lǐng)導(dǎo)的不重視。部分人力資源和社會保障局的工作人員對于檔案管理工作認(rèn)識不夠充分，沒有意識到檔案管理工作的重要性，只是將檔案管理工作當(dāng)成是一種簡單的資料整理工作，并未真正理解檔案管理工作的實際價值。除此之外，很多工作人員在檔案材料的收集、分類、整理、歸納等工作上有很多的缺陷，缺乏科學(xué)完整的檔案知識。

二、加強社會保險檔案管理工作的措施分析

上文是對社會保險檔案管理中存在問題的分析，要想提高社會保險檔案管理效率和水平，就必須加大重視力度。

（一）提高投保人的檔案管理意識。社會保險檔案是社會保障體系的重要組成部分，但是很多投保人并沒有意識到檔案的重要性。因此要想管理好現(xiàn)在的社保檔案，就必須提高投保人的檔案管理意識，提高投保人對檔案的重視程度，只有這樣才能使得投保人積極配合工作，這就在很大程度上提高檔案管理部門的檔案管理效率。當(dāng)出現(xiàn)問題之后，只要做好核對工作，是不至于出現(xiàn)很大工作漏洞的。再者，提高投保人對檔案的重視意識之前要先提高相關(guān)檔案工作人員的意識，因此部門領(lǐng)導(dǎo)必須重視對工作人員的職業(yè)技能培訓(xùn)，不斷提高工作人員的綜合素質(zhì)，并且完善相應(yīng)的激勵機制，提高工作人員的工作積極性，明確檔案管理的職責(zé)，完善基礎(chǔ)設(shè)施，更換使用時間較長，存在嚴(yán)重老化問題的設(shè)施，并且定期檢驗檔案管理的情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并且及時解決，真正發(fā)揮出檔案的使用價值，促進社會的進步與發(fā)展。

（二）建立完善的管理規(guī)章制度。要想做好社會保險檔案管理工作，需要一套完整的規(guī)章制度。在管理的過程中，可以借助法律的強制力進行管理，保障每位投保人的合法權(quán)益。同時，還可以規(guī)范工作流程，對相關(guān)的工作人員進行培訓(xùn)，以提高檔案管理工作的效率。做好已提交檔案的管理工作，集中管理同一投保人的檔案，避免出現(xiàn)檔案丟失或者是篡改檔案事件的發(fā)生，將相關(guān)部門的保證責(zé)任落實到位。各部門之間也要加強交流，提升檔案管理任務(wù)的完成質(zhì)量，保證檔案工作的有序進行。

（三）充分利用科技手段進行管理，簡化管理流程。現(xiàn)今的社會是科技發(fā)達(dá)的社會，互聯(lián)網(wǎng)以及計算機的普及為時代的發(fā)展作出了很大的貢獻。同樣，將計算機技術(shù)應(yīng)用到社會保險檔案管理工作中具有較為積極的意義。一方面，使用計算機進行管理，在很大程度上提高了檔案管理的效率和水平；另一方面，能保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率，這是工作方面的意義。對于工作人員來說，計算機的使用在很大程度上減輕了相關(guān)工作人員的工作壓力。另外，計算機的使用在很大程度上降低了查找信息的難度，以前傳統(tǒng)的檔案管理使用的是紙質(zhì)材料，材料的保存和查找都是大問題。社保部門使用計算機不僅能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案實現(xiàn)長時間的保存，還在一定程度上避免了檔案免受自然環(huán)境的影響，同時還簡化了檔案的調(diào)取。除此之外，在使用計算機管理的過程中，需要考慮的主要問題是安全問題，相關(guān)部門要加大對安全問題的重視程度，防治病毒和黑客盜取檔案材料信息，并且需要安排專業(yè)檢查人員定期檢查和維護計算機，以構(gòu)成一個安全、穩(wěn)定的檔案管理信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

（四）加強對社保檔案管理人員的職業(yè)培訓(xùn)工作。檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系著檔案管理工作的質(zhì)量，因此要想在新形勢下做好社會保險檔案管理工作，應(yīng)做到如下幾點：首先，必須重視對于檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作，在進行培訓(xùn)時，要著重提高工作人員的專業(yè)水平，為檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。其次，要著重培養(yǎng)工作人員使用計算機的能力，合理利用計算機，為檔案管理趨于科學(xué)化、程序化奠定良好的基礎(chǔ)。隨著時代的進步與發(fā)展，社會對于人才的要求越來越高，部分檔案管理人員的綜合素質(zhì)低下，已經(jīng)不符合當(dāng)今時代的發(fā)展需求。作為新時代的檔案管理人員，必須要具備多元化的知識以及較強的專業(yè)能力，以滿足工作崗位的需求?？偟膩碚f，檔案管理工作水平的高低會對檔案管理水平的整體水平產(chǎn)生重要的影響，為此提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，應(yīng)從以下幾方面著手：首先，定期開展培訓(xùn)活動，培訓(xùn)內(nèi)容包括專業(yè)知識與相關(guān)的法律法規(guī)，為群眾解答與社會保險相關(guān)的問題，不斷提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和服務(wù)水平。其次，計算機已經(jīng)成為現(xiàn)如今管理部門中必不可少的工具，所以檔案管理人員必須認(rèn)真研究計算機課程，提高檔案管理的計算機操作能力，利用先進的計算機技術(shù)，進而提高檔案管理工作的效率。

三、結(jié)語

綜上所述，只有做好社會保險檔案管理工作，才能營造一個穩(wěn)定和諧的社會。通過完善相關(guān)的管理制度能夠促進工作流程的進一步規(guī)范。相關(guān)檔案管理部門必須借助科學(xué)技術(shù)的作用，健全社會保障檔案的管理體制，進而促進社保制度的改革和更新。文章通過分析現(xiàn)在形勢下社會保險檔案的管理現(xiàn)狀，進一步分析了加強社會保險檔案管理的措施，為相關(guān)的工作人員提供了參考意見和建議。