對中職學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)的思考

檔案信息化建設(shè)指的是檔案管理模式從傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理向數(shù)字信息化、網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的轉(zhuǎn)變。中職院校中的人事檔案管理，直接反映了學(xué)校的師資力量和教育水平，是教師勞資分配、職稱評聘、干部任免、離退人員管理的依據(jù)。近年來，隨著中職院校的不斷擴(kuò)招，教師及行政管理隊(duì)伍也愈發(fā)壯大，人事檔案管理信息化建設(shè)，是中職院?？焖侔l(fā)展的必然要求，也是中職學(xué)校檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。

一、中職學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及問題

目前，隨著中職院校的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理人員的素質(zhì)以及檔案管理現(xiàn)有技術(shù)已經(jīng)不能滿足日益增多的人事檔案數(shù)量和種類的要求。在進(jìn)入信息化時代后，學(xué)校管理者已認(rèn)識到了檔案管理信息化的重要性，中職院校人事檔案的信息化建設(shè)雖小有所成，但仍存在以下問題：

（一）缺乏標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，管理混亂。目前，中職院校中的人事檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，信息很多分屬于多個職能部門管理，有的歸學(xué)校管理，有的歸教育部門管理，也有的歸科研部門管理，還有的歸教師所屬的年級進(jìn)行管理，在職稱評聘、干部任免時，極易因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)的不同而產(chǎn)生混亂。盡管很多中職院校已采用了檔案管理系統(tǒng)或應(yīng)用軟件，但實(shí)用功能極為有限，很多系統(tǒng)功能固化，不根據(jù)院校自身需求進(jìn)行功能擴(kuò)展，且因?yàn)闆]有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和共享平臺，每個學(xué)校的系統(tǒng)自我封閉，缺乏與其他軟件（如財(cái)務(wù)軟件）的數(shù)據(jù)共享性，限制了人事信息的利用率。

（二）觀念傳統(tǒng)，缺乏網(wǎng)絡(luò)安全意識。很多中職院校領(lǐng)導(dǎo)沒有轉(zhuǎn)變觀念，對信息化不重視，缺乏政策上和資金上的支持，導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施落后，軟硬件建設(shè)不足。此外，中職院校的人事檔案信息化大多還處于建設(shè)初級階段，對于網(wǎng)絡(luò)安全問題缺乏重視，人事檔案管理系統(tǒng)也多采用靜態(tài)口令驗(yàn)證技術(shù)，安全缺陷明顯，給黑客或是不法分子以可乘之機(jī)，可能損害教職工的利益，并給學(xué)校和社會造成難以估量的損失。

（三）缺乏檔案信息化專業(yè)人才。因?yàn)闅v史原因，中職院校的檔案管理人員很大一部分是由其他專業(yè)人員調(diào)配而來，其檔案方面的專業(yè)知識和技能水平基礎(chǔ)薄弱，對檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施產(chǎn)生了阻礙。

二、中職學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)對策

（一）轉(zhuǎn)變思想，加大資金投入和軟硬件建設(shè)。中職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，具有大局意識、時代意識，用發(fā)展的眼光看待檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化宣傳力度，普及檔案管理工作價值和意義，創(chuàng)造全員檔案管理意識。資金支持是檔案管理發(fā)展的基本保證，中職院校應(yīng)根據(jù)自身情況，設(shè)立學(xué)校檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，努力爭取上級的財(cái)政支持，不斷拓寬資金來源渠道。此外，學(xué)校應(yīng)對檔案管理信息化建設(shè)所需的電腦、軟件等軟硬件進(jìn)行及時更新和維護(hù)，保障信息化建設(shè)的順利完成。

（二）規(guī)范學(xué)校檔案信息化管理。學(xué)校建立具有通用性、靈活性以及可擴(kuò)展性的人事檔案信息化系統(tǒng)，能夠保證系統(tǒng)的升級更新，能根據(jù)院校自身情況進(jìn)行功能的二次完善和擴(kuò)展，延長系統(tǒng)和軟件使用壽命，避免學(xué)校在系統(tǒng)、軟件方面的重復(fù)投資以及維護(hù)成本。各方面統(tǒng)一思想，由教育局主管部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和部署，完善檔案管理制度，規(guī)范統(tǒng)一人事檔案信息上網(wǎng)目錄標(biāo)準(zhǔn)，包括職務(wù)分類標(biāo)準(zhǔn)、任用時間等數(shù)據(jù)標(biāo)記標(biāo)準(zhǔn)、檔案密級界定、崗位責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)等，建立完整的中職院校檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行一體化管理。此外為了檔案信息安全，在及時更新防護(hù)及殺毒軟件的同時，應(yīng)該完善檔案管理人員管理和監(jiān)督制度，加強(qiáng)檔案管理人員責(zé)任意識、安全意識，并嚴(yán)格控制檔案數(shù)據(jù)庫的使用上限，不同層級的人員看到的信息應(yīng)該與其權(quán)限一致，保證檔案信息安全。

（三）加強(qiáng)學(xué)校信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。隨著信息化技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)提升已是迫在眉睫。因此，學(xué)校應(yīng)堅(jiān)持以人為本，公開選聘高素質(zhì)人才，對檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，普及檔案管理軟件系統(tǒng)的使用方法，基本的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，提高檔案管理人員的專業(yè)技能。此外，還應(yīng)健全檔案管理人員薪酬分配體系和激勵獎懲體系，提高檔案工作人員對于信息化知識學(xué)習(xí)的主動性以及工作的積極性、創(chuàng)新性。

三、結(jié)語

人事檔案管理工作，是學(xué)校人事管理決策的重要依據(jù)和信息來源。檔案管理信息化建設(shè)，能夠有效提升中職院校人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，保證檔案信息安全，是我國中職院校電子政務(wù)的重要組成部分，也是中職院校與時俱進(jìn)、檔案管理工作發(fā)揮更大經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的必然趨勢。