高校辦公室行政人員檔案信息化安全管理策略

隨著時代的發(fā)展，越來越多的紙質(zhì)檔案通過數(shù)字化加工進行信息化，科技發(fā)展為工作、生活帶來便捷性的同時，檔案信息化也隨之迎來了新的挑戰(zhàn)，其中檔案信息的安全管理面臨著巨大的風險挑戰(zhàn)。為了幫助高校辦公室行政人員在面臨挑戰(zhàn)時能夠更好地抓住機遇，解決問題，本文對現(xiàn)存的檔案信息安全問題提出見解，為檔案信息安全管理工作貢獻一份微薄之力。

一、檔案信息安全的現(xiàn)存問題

（一）保管問題。雖然檔案信息化在一定程度上便于對檔案資料的管理，通過信息化的檔案資料，不僅便于管理存放，還避免了紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)的損壞問題。即便如此，在檔案信息化時，相關人員的媒體技術并不穩(wěn)定，這在一定程度上制約了檔案信息的保存，對相關檔案信息的保存帶來一定的風險因素。作為新型信息技術，檔案信息化的保管風險隨著其逐漸提高的利用率同步提升，故而隨著發(fā)展，信息化檔案數(shù)據(jù)資源的保存管理工作往往比紙質(zhì)檔案信息資源的保管面臨更大的風險挑戰(zhàn)，檔案管理人員業(yè)務不精導致的一定問題，主要是由于部分資料管理人員的專業(yè)素質(zhì)與工作能力欠佳，導致其對檔案信息的分類與數(shù)據(jù)信息的管理不當，使得在相應的檔案管理工作中存在漏洞。多數(shù)管理人員在對檔案進行管理時僅進行日常式的軟件殺毒和數(shù)據(jù)備份，缺乏其他的保護措施，往往使得其在遇到突發(fā)情況時不能有效解決，甚至導致操作失誤或遭到人為攻擊，檔案信息化的安全性受到嚴重威脅。

（二）查閱問題。所有檔案信息都是為了使用，雖然檔案信息化能在一定程度上便捷使用，然而在相關使用過程中往往存在一定問題，使得在相關檔案資料的調(diào)取使用時往往不能確保相關行政人員檔案資料的安全性。查閱相關資料的程序不規(guī)范，如個別工作人員在查閱檔案信息時由于對信息資料不重視，往往與其他文件一起隨便放置，大大降低了檔案信息的安全性。亦或者在進行查閱時進行涂改或者較長時間不予歸還，不僅導致了較大的安全風險，也不利于對相關信息的利用。

（三）制度問題。現(xiàn)階段單位內(nèi)部相關安全保護制度尚不完善，如檔案數(shù)據(jù)管理維護的相關制度、網(wǎng)絡數(shù)據(jù)與信息設備維護與使用的相關制度。往往由于這類相關制度不完善，以致相關員工無法進行嚴格的安保工作，導致出現(xiàn)檔案信息安全風險。亦或由于沒有明確的制度說明，使得在使用、維護過程中造成信息設備的損壞或網(wǎng)絡數(shù)據(jù)的遺失，尤以相關人員的失誤操作最為嚴重，沒有明確規(guī)章制度使得工作人員進行盲目處理，往往會對檔案信息造成較為嚴峻的問題，如感染病毒、信息損壞。

二、檔案信息化的安全管理策略

（一）保管時的安全策略。將檔案數(shù)據(jù)信息化方便攜帶管理，相關信息可以儲存于光盤、U盤等載體乃至于手機等移動設備中，不僅便于存放保管，也有利于對其攜帶使用。同時，信息化后的檔案數(shù)據(jù)作為電子文檔還可以通過網(wǎng)絡傳輸，便于他人的查閱利用。在對電子文檔的保管中，要注意對其進行歸檔處理，并在歸檔時對文件相關的軟件、說明、目錄等進行整合后統(tǒng)一歸檔。而在進行歸檔時，由于從紙質(zhì)文檔變?yōu)殡娮游臋n，徹底改變了傳統(tǒng)的歸檔方式，這更需要通過建立一定的管理制度，以更好地對歸檔管理工作進行監(jiān)管，以確保電子文檔歸檔時的安全性。同時，電子歸檔方式也較為多樣，大致分為物理歸檔與自動歸檔，自動歸檔往往是利用計算機自身設計的邏輯方式進行快速歸檔，可以確保歸檔工作的高效性。而物理歸檔則是將電子文檔轉移至其他載體，通過對該載體的歸檔工作代替文檔歸檔工作，這種做法一般有著更好的安全性，即便電腦網(wǎng)絡等發(fā)生問題，已歸檔的文件由于儲存在載體上因而不受影響。此外，管理人員也要對所需銷毀的電子文件加強重視，銷毀相關文件時要對需銷毀文件進行編制，并請求上級經(jīng)過批示后進行統(tǒng)一銷毀工作。而在銷毀重要文件時，若其所存載體上的痕跡難以清除，則相關載體也要一并銷毀，確保所銷毀文件不留歷史痕跡，在相關過程中還要委派相關工作人員進行監(jiān)管，保證銷毀銷毀工作進行時相關檔案信息的安全、保密性。

（二）查閱時的保密策略。不僅檔案管理人員要重視相關檔案信息的保密工作，高校辦公室行政人員也要對數(shù)字檔案信息加強重視，并重視在相關網(wǎng)絡查閱系統(tǒng)的賬號安全，防止出現(xiàn)盜用、冒用賬號而致使檔案信息泄露。同時單位也要對相關工作人員設立一定制度，既確保檔案信息的安全，也加強相關工作人員對檔案信息安全的重視。并且要禁止用非工作單位的媒體設備對數(shù)據(jù)查閱系統(tǒng)登錄與使用，既提高了信息化檔案的安全性，以便于管理工作人員和對突發(fā)情況進行及時有效的處理。還要防止相關人員的非法查閱，對工作人員加以管理，除業(yè)務檔案外的相關檔案信息不允許在單位外部進行查詢，同時也要禁止工作人員對于檔案資料的外傳，尤其是相關涉密檔案。同時對于行政人員以外的其他人員查閱要嚴格管理，如非工作人員未經(jīng)許可禁止查詢單位所有檔案信息，對于相關檔案資料的查閱工作要經(jīng)過上級管理部門授予訪問權限?？梢愿淖冞^去工作人員的固定賬號查閱模式，采用上級經(jīng)管的臨時賬號，進一步維護相關信息檔案的安全。此外，針對不同檔案數(shù)據(jù)設置完善保密等級，也可采用老員工保密登記較高的方式，提高員工積極性。通過完善的保密等級將更進一步方便相關人員進行調(diào)閱，并可以保密等級為基礎設查閱條件，以給予保密等級較高的文件最高的安全措施。此外，對原有紙質(zhì)文檔的管理也要嚴格，確保紙質(zhì)文檔與電子文檔兩方面查閱均不出現(xiàn)安全風險。

（三）相關制度的完善措施。完善單位內(nèi)部的相關安全管理制度，才是保障所有檔案安全的有效措施?，F(xiàn)階段檔案信息化問題頻發(fā)，往往是相關制度不完善的體現(xiàn)。要對檔案管理工作定下更細致的制度條約，以確保檔案管理工作嚴謹展開，相關制度需要對檔案管理各方面的細微工作都能起到約束效果。此外對于信息設備的制度規(guī)定要參考相關的計算機操作規(guī)程，以此定制更具專業(yè)性的操作規(guī)范，杜絕工作人員出現(xiàn)盲目處理或錯誤操作等情況。同時對檔案信息的載體要設立嚴格的管理制度，不僅要配備專門的保管人員，還要禁止通過介質(zhì)進行對載體的外接，以細致嚴謹?shù)闹贫却_保檔案數(shù)據(jù)的安全性。

三、結語

綜上所述，檔案信息工作固然要跟上時代的腳步，利用新技術提高工作效率，但與此同時也要提高自身對于新技術的利用能力，同時著重重視相關的安全工作。結合高校的實際情況，通過建設完善的網(wǎng)絡管理制度，和對員工加以約束，確保檔案信息的安全性、保密性不受侵害。在戰(zhàn)勝新形勢下挑戰(zhàn)的同時，緊緊抓住隨之而來的機遇，切實做好檔案管理工作，對高校的蓬勃發(fā)展盡一份力。