創(chuàng)新檔案管理理念 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和科技的快速發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理，尤其是只依靠人工調(diào)卷和人工檢索已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代的需求。如今，檔案管理的目標(biāo)就是通過(guò)將遠(yuǎn)程通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等一系列現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)結(jié)合在一起，形成一套完整的服務(wù)體系。并且以此為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和檔案信息的遠(yuǎn)程傳輸。使人們?cè)诠芾砗筒樵儥n案時(shí)更加便捷。

一、檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）辦公效率明顯提高。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要是依靠人工手動(dòng)操作完成記錄，然而信息化則是引入了計(jì)算機(jī)軟件，為文件資料的儲(chǔ)存和收集提供了很多的便利條件，從而使檔案管理的辦公效率有了明顯的提高。

（二）實(shí)現(xiàn)了資源的共享。檔案的傳統(tǒng)人工手動(dòng)操作管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享，這樣不僅會(huì)讓檔案資源的利用率大大降低，還會(huì)降低檔案資源的利用價(jià)值。而且由于檔案資源的無(wú)法共享，也會(huì)給信息和文件的查找?guī)?lái)很大的障礙。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件的信息化管理技術(shù)，則是將每個(gè)單獨(dú)的信息檔案目錄和內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)匯總，使之成為一個(gè)體系，這樣會(huì)大大提升檔案管理的效率和質(zhì)量。利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將檔案信息網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、智能化，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享與利用。

（三）提高了信息傳遞的速度和安全性。在日常的工作生活中，總會(huì)出現(xiàn)信息傳遞的過(guò)程中文件丟失或者損壞的現(xiàn)象，這給檔案管理人員的工作開(kāi)展帶來(lái)了不便。而檔案管理的信息化，則能夠使文件在傳輸?shù)倪^(guò)程中更加安全，并且傳遞速度更加快速。

二、實(shí)施檔案信息化的措施

（一）完善檔案信息資源管理制度。根據(jù)如今檔案信息化的現(xiàn)狀和對(duì)未來(lái)發(fā)展方向的定位，把握時(shí)間制定合適的標(biāo)準(zhǔn)，建立一個(gè)具有發(fā)展空間的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)是十分重要且必要的。在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過(guò)程當(dāng)中，構(gòu)建檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系規(guī)范準(zhǔn)則時(shí)要遵循以下幾個(gè)原則：兼容性原則、開(kāi)放性原則以及系統(tǒng)性原則。兼容性和開(kāi)放性是指檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)和信息技術(shù)行業(yè)與檔案管理行業(yè)相互匹配的同時(shí)，對(duì)各項(xiàng)開(kāi)放性標(biāo)準(zhǔn)有所控制，避免重復(fù)工作。系統(tǒng)性原則是在充分發(fā)揮各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范作用的條件下，加強(qiáng)各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)之間的聯(lián)系和補(bǔ)充，使整個(gè)制度成為一個(gè)完整的體系。我們要注意的是，在完成檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的同時(shí)，也要完善檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系、檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)體系和檔案信息管理應(yīng)用體系。在構(gòu)建檔案信息資源管理制度的同時(shí)，要不斷去拓展電子檔案的功能，優(yōu)化資源庫(kù)和軟件系統(tǒng)。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案是否能夠充分利用、是否合理管理是非常重要的，而一個(gè)企業(yè)如果管理機(jī)制不健全，也會(huì)對(duì)檔案的管理帶來(lái)很大的不便之處與麻煩。檔案工作在整個(gè)企業(yè)運(yùn)營(yíng)中承擔(dān)著“后勤”角色，雖不在前“沖鋒陷陣”，但它固有的特性使企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮了重要作用，是企業(yè)發(fā)展的有力支撐。因此各個(gè)企業(yè)都應(yīng)該盡量建立相應(yīng)的管理機(jī)制，建立起條理清晰的管理體系，使檔案得到有效的利用和科學(xué)的管理，從而讓企業(yè)檔案可以充分發(fā)揮作用，能夠更好地為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)出力量。

（二）提供信息支撐在構(gòu)建。軟、硬件相互支持是做好檔案信息化管理的一個(gè)先決條件，使用性能優(yōu)良、質(zhì)量可靠的配套設(shè)備和硬件設(shè)備的同時(shí)，自行開(kāi)發(fā)或引進(jìn)設(shè)計(jì)通用的信息管理軟件，把辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案信息化管理結(jié)合起來(lái)，同時(shí)還要增加信息的儲(chǔ)存量和檔案的儲(chǔ)存量，提高綜合的開(kāi)發(fā)能力，實(shí)現(xiàn)一體化，形成信息管理網(wǎng)絡(luò)，以此來(lái)保證信息的完整性。

（三）落實(shí)檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障。在檔案的信息化過(guò)程當(dāng)中，隨著電子技術(shù)的參與，越來(lái)越多的工作可以在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，因此注重檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全性是十分必要的。企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)安全措施，檔案管理人員也應(yīng)該提高警惕，采取防范措施包括數(shù)據(jù)備份、身份認(rèn)證等，避免和減少黑客對(duì)信息系統(tǒng)的危害。落實(shí)檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障可以防止病毒和黑客的惡性攻擊，提高了檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率。為了保證硬件設(shè)備的安全，要定期檢查檔案信息化中用到的硬件設(shè)備，檢查服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行狀態(tài)。完善數(shù)據(jù)備份，避免由于外界條件的變化而造成的數(shù)據(jù)的損失或者丟失。重視網(wǎng)絡(luò)安全，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上可以設(shè)置在線報(bào)警系統(tǒng)，并且及時(shí)處理網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，強(qiáng)化防火墻等措施來(lái)確保檔案信息應(yīng)用的安全性。相關(guān)的技術(shù)人員要設(shè)置用戶使用權(quán)限，避免用戶越權(quán)限的操作行為，落實(shí)身份認(rèn)證工作。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理信息化對(duì)每個(gè)企業(yè)或是對(duì)國(guó)家來(lái)說(shuō)都有非常重要的意義，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)今的社會(huì)需求。當(dāng)今時(shí)代是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代、是信息化時(shí)代，在以迅雷不及掩耳的速度快速發(fā)展，企業(yè)檔案管理要想與時(shí)俱進(jìn)，必須要與先進(jìn)的信息化技術(shù)相結(jié)合，使之得到快速、有效、合理、科學(xué)的管理，從而保護(hù)信息資源的有效性、科學(xué)性和完整性，確保企業(yè)檔案朝著數(shù)字化管理方向健康發(fā)展。