新時期高校涉密檔案開發(fā)與利用

文/郭志鵬

高校涉密檔案身份特殊，其中包含中央、省、市密級文件及涉密科研項(xiàng)目資料等，本文作者結(jié)合實(shí)際工作中存在的問題加以分析，就做好新時期高校涉密檔案開發(fā)與利用工作提出幾點(diǎn)建議，以促進(jìn)新時期高校涉密檔案管理工作不斷完善

高校檔案工作是高校重要的基礎(chǔ)性工作。高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。在高校檔案中還有一部分身份特殊需要特殊對待的檔案，即高校涉密檔案。高校涉密檔案一般由兩部分構(gòu)成，一是高校在日常管理過程中接收的中央、省、市國家機(jī)關(guān)密級文件，其中包含有國家政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、教育等涉密信息；二是高校自身產(chǎn)生的涉密文件，包含有較高學(xué)術(shù)價(jià)值的論文、期刊、項(xiàng)目以及涉密科研課題和項(xiàng)目信息，這些涉密文件資料歸檔后形成了特有的高校涉密檔案。涉密檔案由于自身的特殊性，在開發(fā)與利用的過程中是存在界限范圍的，無限制地利用會對黨、國家及高校的安全利益造成危害，因此對涉密檔案的管理工作中，要清醒地認(rèn)識和正確處理利用與保密的關(guān)系。一是要嚴(yán)格做好保密工作，確保涉密檔案在使用過程中的安全，避免造成泄密；二是在要求的范圍內(nèi)有效利用檔案資源，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，更好地為高校各項(xiàng)工作服務(wù)。一味“保而不用”只會失去檔案管理工作的本質(zhì)意義，因此如何做好高校涉密檔案的開發(fā)與利用，對高校檔案管理工作意義重大。

一、高校涉密檔案開發(fā)與利用的現(xiàn)狀

近年來，高校不斷加大保密宣傳教育力度，充分利用各種平臺進(jìn)行普法宣傳，保密“兩識”教育不斷深入人心。在高校涉密檔案管理中，從事涉密保管人員擔(dān)心泄密，對涉密檔案普遍存在過度保管，存在重保密，輕利用或“只保不用”的現(xiàn)象。加之高校檔案管理人員長期受傳統(tǒng)思想影響，一直認(rèn)為高校檔案館應(yīng)當(dāng)為高?；驀曳?wù)，不應(yīng)該對社會開放，認(rèn)為檔案開放可能會影響安全，涉密檔案已過保密時間也未能及時解密，造成檔案鑒定開放工作相對滯后。因此，高校涉密檔案的保密和利用嚴(yán)重脫節(jié)。一是對待這類身份特殊的涉密檔案更為謹(jǐn)慎，將它們束之高閣，以至于涉密檔案難以被開發(fā)和利用，難以發(fā)揮其自身價(jià)值。二是高校檔案在收集整理歸檔過程中，沒有進(jìn)行細(xì)致分類，后續(xù)工作難以進(jìn)行，未能按國家和上級機(jī)關(guān)要求對相關(guān)涉密文件進(jìn)行審查，適時解密公開，造成涉密檔案難以被開發(fā)與利用。

二、高校涉密檔案開發(fā)與利用中存在的問題

1.高校涉密檔案開發(fā)利用中的管理問題

一是高校涉密檔案管理資源配置投入不夠。高校檔案管理工作并非學(xué)校中心工作，長久以來被人們所忽視，未能引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視，在人才引進(jìn)、資源分配、管理人員晉升渠道等方面有所欠缺。長此以往，管理人員出現(xiàn)消極對待工作的情緒，工作沒有積極性，責(zé)任心缺失，工作得過且過，難以高質(zhì)量完成，且放松了檔案安全保密隱患的警惕，對出現(xiàn)的新問題、新挑戰(zhàn)毫無應(yīng)對準(zhǔn)備，更難以保證涉密檔案安全萬無一失。二是高校涉密檔案管理應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)不足。隨著改革開放步伐不斷加快，各種高科技技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作，對檔案管理工作既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。新時代背景下，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)和自媒體時代對保密工作提出了更高的要求，而檔案管理人員在工作中還停留在原來的老傳統(tǒng)老辦法，難以提高工作效率，涉密文件與非涉密文件混合存檔管理問題突出，造成涉密檔案失泄密風(fēng)險(xiǎn)加大。

2.高校涉密檔案開發(fā)利用中的隊(duì)伍建設(shè)問題

一是高校涉密檔案管理人員對保密工作認(rèn)識不足。檔案管理人員沒有正確認(rèn)識到當(dāng)前保密工作面臨的形勢發(fā)生了深刻變化，泄密竊密的手段和科技含量越來越高，且隱蔽性越來越強(qiáng)，防范的難度越來越大。保密主體越來越呈現(xiàn)出多元性、流動性，涉密載體逐漸呈現(xiàn)出多樣性、復(fù)雜性。檔案管理人員思想上沒有引起足夠的重視，認(rèn)為涉密檔案和自己關(guān)系不大，保密工作和他們距離遙遠(yuǎn)。二是高校涉密檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理。據(jù)了解，大多數(shù)高校檔案管理人員所學(xué)專業(yè)與檔案管理不相關(guān)，檔案管理部門未設(shè)置專職涉密檔案管理崗位，在實(shí)際工作中缺乏對涉密檔案管理和保密教育相關(guān)培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平欠缺。

3.高校涉密檔案開發(fā)利用中的制度建設(shè)問題

一是高校涉密檔案收集整理工作相關(guān)制度不完善。實(shí)際工作中，缺乏相關(guān)制度保障和精細(xì)化操作規(guī)范，在收集整理檔案過程中，對涉密文件審查分類不嚴(yán)，未標(biāo)注密級年限，造成到期解密文件與未解密文件混合存檔，不利于檔案開發(fā)與利用。二是高校涉密檔案利用相關(guān)制度不完善。檔案工作的根本目的就在于利用。檔案利用是檔案工作存在和發(fā)展的動力和源泉，離開了檔案利用，檔案工作就失去了存在的意義。高校涉密檔案涉及內(nèi)容廣泛，身體特殊，對于它的利用離不開相關(guān)制度的約束與規(guī)范，目前高校對涉密檔案利用具有針對性的規(guī)章制度還不完善。

三、新時期如何做好高校涉密檔案開發(fā)與利用

1.強(qiáng)化思想意識，高度重視涉密檔案管理工作

在新常態(tài)下，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化涉密檔案管理意識，在工作中主動作為，不斷增強(qiáng)服務(wù)意識，注重工作實(shí)效，用工作成績積極爭取主管領(lǐng)導(dǎo)重視，進(jìn)一步加大對檔案管理支持力度，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，設(shè)置獨(dú)立庫房保存管理涉密檔案，由專人負(fù)責(zé)，禁止無關(guān)人員入內(nèi)。將辦公室、閱覽室和庫房分開，對存放涉密檔案的庫房門窗加固并安裝紅外感應(yīng)器、視頻監(jiān)控、煙感以及滅火器等設(shè)備，室內(nèi)配備密碼柜，利用先進(jìn)的技防設(shè)施，使涉密檔案管理措施到位，安全可靠。

2.強(qiáng)化培訓(xùn)考核，保障涉密檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

涉密檔案管理人員復(fù)雜而多變，要確保涉密檔案安全，一是要加強(qiáng)管理人員專業(yè)培訓(xùn)和經(jīng)常性地開展保密宣傳教育活動，使他們能接觸前沿信息，更新思想觀念，認(rèn)清當(dāng)前形勢，學(xué)習(xí)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，更好地完成好涉密檔案管理工作。二是要加強(qiáng)對檔案人員的考核，讓優(yōu)秀的人才脫穎而出，培育和支持那些想干事的同志，幫助他們干成事，把那些業(yè)務(wù)知識欠缺，不思進(jìn)取，缺乏責(zé)任感和敬業(yè)精神的人員及時調(diào)離檔案部門，消除泄密隱患，確保涉密檔案的安全。

3.規(guī)范管理機(jī)制，提高涉密檔案的管理質(zhì)量

一是要結(jié)合檔案管理規(guī)定和保密法律法規(guī)制定出一系列符合本單位實(shí)際情況且具有可操作性的涉密檔案保密管理制度。涉密檔案保密管理工作中涉密文件資料的立卷、歸檔、保管、使用、解密、保密期限變更等各個環(huán)節(jié)都必須有相應(yīng)的管理制度加以約束。二是高校檔案管理人員要按照《檔案法》和《保密法》的相關(guān)規(guī)定，定期對涉密檔案進(jìn)行審查鑒定，定期解密，科學(xué)準(zhǔn)確地區(qū)分和判定涉密檔案的開放與控制使用范圍，對不同的密級文件采取不同的管理措施。做到不能解密的決不能擅自解密，避免發(fā)生泄密事件，給國家及高校的安全利益帶來重大損失。對保密期限已滿的，做好解密標(biāo)識；經(jīng)審查鑒定，已失去保密價(jià)值的涉密檔案要根據(jù)解密制度進(jìn)行解密，解密后的文件應(yīng)該按照非密檔案進(jìn)行歸檔管理，最大限度地提供利用檔案。三是要結(jié)合辦公自動化與互聯(lián)網(wǎng)+的應(yīng)用，努力提高管理技術(shù)和管理水平，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。對涉密檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查，適時解密公開，在確保安全的前提下，不斷提高使用率和利用率，讓它們發(fā)揮出應(yīng)有的作用，實(shí)現(xiàn)它們的價(jià)值。