關(guān)于檔案信息化建設(shè)與管理的探索

文/白逸云

隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，信息傳播的速度越來越快，檔案管理應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，開展檔案信息化建設(shè)與管理，本文結(jié)合檔案信息化建設(shè)管理的現(xiàn)狀及存在問題，提出了做好檔案信息化建設(shè)管理工作的見解，意在提高檔案信息化建設(shè)管理水平

檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行生成、管理、開發(fā)利用的過程，目的是為了提高檔案工作現(xiàn)代化水平，滿足和方便人們快捷利用檔案，更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的過程。

一、檔案信息化建設(shè)管理工作現(xiàn)狀

1.缺乏對檔案信息化建設(shè)管理的重視。有的部門和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理不是單位的主要業(yè)務(wù)，所以對檔案管理不夠重視，在人員配備和設(shè)施配備方面都差強(qiáng)人意。領(lǐng)導(dǎo)更不了解檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和發(fā)展水平，所以沒有開展檔案信息化的熱情和積極性。再則由于檔案管理人員思想上因循守舊，不喜歡接受新的檔案管理模式，缺乏開展檔案信息化的主動(dòng)性和積極性，使得檔案管理落后于時(shí)代的要求。

2.檔案信息化建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)要求不明確。雖然國家檔案局也制定了一些檔案信息化建設(shè)管理的標(biāo)準(zhǔn)指南和要求，這些僅僅是業(yè)務(wù)指導(dǎo)層面上的東西，缺乏行政層面上的強(qiáng)制執(zhí)行措施和要求。各單位在具體的檔案管理工作中依然是我行我素，堅(jiān)持自己原來的管理方式，所以檔案信息化建設(shè)管理還必須要求政策制度上的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)才行。

3.檔案管理人員的素質(zhì)比較低。各單位的檔案管理人員基本上都是非檔案專業(yè)的人員來兼任的，業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)普遍比較低。主要表現(xiàn)一是沒有專業(yè)知識和管理經(jīng)驗(yàn)，許多人員都是從別的崗位轉(zhuǎn)崗而來，且沒有系統(tǒng)地參加過檔案知識培訓(xùn)；二是對自身工作重要性認(rèn)識不足，覺得檔案管理工作在單位是不受重視的邊緣化工作，領(lǐng)導(dǎo)不重視，自己再努力也是白搭；三是工作責(zé)任心不強(qiáng)，單位大多安排年齡大的同志做檔案工作，許多人抱著混日子的想法，更沒有想進(jìn)步的要求，所以嚴(yán)重影響了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。

二、檔案信息化建設(shè)管理存在的問題

1.分散性。由于各個(gè)單位在檔案管理工作中的信息化水平不高，就是同一個(gè)單位各部門之間也不進(jìn)行交流溝通，相互消息閉塞，各干各的，這樣既加大了檔案管理的工作量，又造成了所保管檔案的大量重復(fù)。

2.異構(gòu)性。有一些單位在接收檔案信息的時(shí)候，在檔案信息轉(zhuǎn)存的過程中信息出現(xiàn)了異構(gòu)性，使很多檔案數(shù)據(jù)都發(fā)生了結(jié)構(gòu)變化，出現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)錯(cuò)誤無法解讀的現(xiàn)象，為了處理這種情況，就必須投入大量的人力資源，增加了檔案管理的負(fù)擔(dān)。

3.滯后性。目前檔案管理中對于檔案信息不及時(shí)的進(jìn)行歸檔整理，造成了大量檔案信息丟失，所以降低了人們對檔案信息化建設(shè)的興趣。開展檔案信息化建設(shè)可以改進(jìn)原來的檔案管理形式，也可以提高檔案信息的查找速度，檔案的信息化建設(shè)不只具有先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，還要靠完善的檔案管理制度和檔案管理人員的積極性來做保障。

4.混淆信息化和數(shù)字化的概念。很多人對檔案信息化缺乏正確理解，他們往往把對檔案進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)管理理解為檔案管理信息化。其實(shí)檔案管理信息化是一種檔案的管理目標(biāo)，而不是具體的操作手段。數(shù)字化的檔案管理是檔案管理的最終管理形式，所以要搞清楚檔案信息化管理的概念和具體工作模式的區(qū)別，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)中，要避免形式化的東西。

5.安全性。現(xiàn)在的檔案管理機(jī)構(gòu)對于檔案信息化建設(shè)和管理的安全防范意識不足，安全防范措施不到位，對于檔案信息的安全問題所產(chǎn)生的后果認(rèn)識不足，只知道安裝了防火墻就可以高枕無憂了，對網(wǎng)絡(luò)攻擊缺乏認(rèn)識。

三、檔案信息化建設(shè)管理的優(yōu)勢

1.節(jié)約成本。檔案信息化會有效的節(jié)約資源，避免重復(fù)造成的不必要的浪費(fèi)。在檔案信息化之前，檔案的管理是一種手工操作的管理模式，檔案的收藏保管都是一種比較原始的狀態(tài)，要花費(fèi)大量的人力物力。而且純手工的登記和查找方式，既浪費(fèi)時(shí)間又容易出現(xiàn)差錯(cuò)，所以在檔案管理中必須盡快建設(shè)信息化檔案管理模式，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)來管理檔案，既可以提高檔案利用的檢索速度，提升檔案管理的整體水平，也可以使大量的檔案數(shù)據(jù)存儲在服務(wù)器和云平臺，節(jié)省了空間，降低了成本。

2.提高工作效率。現(xiàn)代化的信息技術(shù)用數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)取代了過去的紙書，利用電腦的查詢系統(tǒng)可以快速的對目錄進(jìn)行檢索，極大地提高了檔案的查詢速度。過去為了查找一個(gè)檔案要翻遍一個(gè)庫房的現(xiàn)象一去不復(fù)返了，節(jié)約了大量人力物力資源，現(xiàn)代化的檢索技術(shù)分分鐘就可以完成過去耗時(shí)巨大的人力工程。

四、檔案信息化建設(shè)管理的方案

1.建設(shè)高水平的信息化檔案系統(tǒng)。首先要做好本單位檔案信息化建設(shè)管理的系統(tǒng)方案，在此基礎(chǔ)上建設(shè)一個(gè)數(shù)字化平臺，然后再建設(shè)好內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)、安全防范系統(tǒng)和公共服務(wù)平臺。要利用高科技互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，整合好檔案信息資源，利用好資源共享服務(wù)平臺，使檔案的自身價(jià)值得到真正的體現(xiàn)。

2.發(fā)揮多部門協(xié)作精神。在建立電子文檔的過程中，信息的原始檔案單位對信息比較熟悉，所以可以對信息進(jìn)行初步的歸納處理。對于轉(zhuǎn)換成功的電子文檔，要分門別類的進(jìn)行歸檔管理，這樣可以充分利用文檔中比較有價(jià)值的信息文件，讓檔案信息實(shí)現(xiàn)它的自身價(jià)值，從而體現(xiàn)出多部門協(xié)作的成果。

3.處理電子文檔。原始檔案轉(zhuǎn)化成電子文檔以后，檔案管理人員要對其進(jìn)行整理和歸檔工作，要對文檔進(jìn)行加密和水印處理，保證文檔不會被隨意更改，在下載的時(shí)候也要帶上水印避免重要的檔案資料流出造成企業(yè)的損失。

五、檔案信息化建設(shè)管理的措施

1.逐步完善檔案信息化建設(shè)管理設(shè)施。要想做好檔案信息化建設(shè)管理工作，就必須要有檔案信息化建設(shè)管理的設(shè)施設(shè)備，這是做好檔案信息化建設(shè)管理的基礎(chǔ)，沒有這些一切都是空的。不僅要有計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀這些設(shè)備把原始檔案轉(zhuǎn)化成電子數(shù)據(jù)進(jìn)行無紙化存檔，還有服務(wù)器、路由器等互聯(lián)網(wǎng)的設(shè)備為檔案的存儲和利用提供條件。有了這些高科技設(shè)施設(shè)備，就能在檔案管理工作中發(fā)揮出事半功倍的作用。

2.檔案信息化與傳統(tǒng)方式并舉。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，也不能完全丟棄傳統(tǒng)的檔案管理模式。因?yàn)樵谀承╊I(lǐng)域必須用原始的管理模式來保護(hù)比較珍貴的歷史文獻(xiàn)，雖然在目錄的制定上可以用檔案信息化的管理方式進(jìn)行管理，但是在檔案的借閱方面，還是要去利用原始的紙質(zhì)檔案，這就是兩種管理方式并舉的好處。

總之，檔案信息化建設(shè)管理是未來檔案管理的發(fā)展方向和主流模式，現(xiàn)在的檔案管理部門一定要提高對開展檔案信息化建設(shè)管理的認(rèn)識，加大檔案信息化建設(shè)力度，加快檔案信息化建設(shè)管理步伐，為快速提升國家檔案管理水平做出自己的努力。