基層文物單位藏品檔案管理現(xiàn)狀及問題
——以扁鵲紀念館為例

文/王 幸

基層文物單位藏品檔案管理在促進基層文博單位事業(yè)發(fā)展中具有重要的地位和不容忽視的作用。本文通過分析目前基層文物單位藏品檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題，就如何做好基層文物單位藏品檔案管理工作提出了自己的建議，相信會對做好基層文物單位藏品檔案管理工作起到良好的借鑒與促進作用

文物藏品檔案承載了兩種價值，其一是文物及藏品本身的歷史價值、藝術價值，其二是檔案的科學價值。文物藏品檔案通常是以實物、圖表、照片、錄像等形式來反映文物的年代、保存狀態(tài)、文物價值的信息，具有重要的歷史價值和科學價值。研究和做好文物藏品檔案管理工作，對完善文物藏品檔案信息，推動文博事業(yè)發(fā)展具有積極的推動作用。

扁鵲紀念館里的扁鵲墓，于1992年被認定為省級文物保護單位。在扁鵲紀念館的擴建中，從2005年開始以接受捐贈的形式，收藏了上百件藏品。從扁鵲紀念館目前文物藏品檔案現(xiàn)狀可以看出，就是在2013年陜西省開展第一次全國可移動文物普查工作以前，仍然存在著重文物、輕檔案的現(xiàn)象，館藏藏品僅是以實物形式保存，沒有具體、權威的文物鑒定檔案信息，文物藏品混雜保存、極不方便了解和掌握文物藏品的檔案信息，更談不上科學合理地管理文物藏品檔案了。

一、基層文物藏品檔案管理存在的問題

1.缺乏科學的檔案管理制度和辦法。首先在實際工作中，2013年以來，扁鵲紀念館在可移動文物普查中，認定了373件文物，并完成了鑒定、拍照、登記等基礎工作，而文物位置卡等沒有建設，無法進行編目、建檔工作，沒有建立完整的數(shù)據(jù)庫，所以文字資料與實物獨立存在，沒有建立一一對應的關聯(lián)，不符合《博物館藏品管理辦法》中提到的“制度健全、賬目清楚、鑒定確切、編目詳明、保管妥善、查用方便”的保管要求。其次單位沒有專設的檔案管理科室和專業(yè)管理人員，而是由辦公室人員兼任，這種人員配備不合理及崗位職責不明確的做法，導致了檔案管理制度的不健全，使檔案工作的開展帶有很大的隨意性。

2.缺乏檔案管理的軟硬件設備。首先基層單位受認識、實際條件及經(jīng)費的限制，很少設立專門的檔案室，而在其他辦公場所設置的檔案保管設施，又與檔案保管的“十防”要求相差甚遠。其次是各種軟硬件設施設備的配備也不齊全，很難適應檔案管理信息化的要求，離建設和運行數(shù)字檔案室的要求更是差距很大。

3.檔案管理人員缺乏教育培訓，業(yè)務能力不強。在2011年以前，單位原有的編制體制里，沒有設立檔案管理專業(yè)技術人員的崗位。單位的檔案管理工作都由非專業(yè)人員兼任，檔案管理僅停留在文書檔案及資料留存的層面，缺乏專業(yè)檔案管理的制度和辦法。特別是單位與當?shù)貦n案管理部門的業(yè)務來往不多，導致檔案教育培訓不能及時參加，行業(yè)信息了解少，這不僅使檔案人員對業(yè)務知識的學習和管理技能的提高受到了影響，而且也嚴重影響了單位檔案管理工作的發(fā)展。

4.檔案的保存和利用形式亟待改善。信息技術的發(fā)展，對檔案管理工作提出了新的要求。在新形勢下，基層文物單位的檔案管理采取傳統(tǒng)的紙質版保存方式已經(jīng)不能滿足文物管理部門、考古及文物保護工作者對文物信息的要求，嚴重制約著文物保護工作的進步與發(fā)展。因此，改變這種原始、陳舊的保存和利用形式，建立檔案管理信息系統(tǒng)是滿足時代發(fā)展需求的大勢所趨。

二、存在問題的原因剖析

1.區(qū)（縣）文保部門與當?shù)貦n案管理機構沒有建立共同合作的意識。基層文物保護單位一是對檔案法律法規(guī)認識比較模糊。不重視檔案人員配備和業(yè)務經(jīng)費投入，難以保證檔案工作的科學規(guī)范開展。二是對上級部門的依賴性強。只局限于按照上級部門要求做好各項工作，沒有上級的督促和監(jiān)管就不主動抓好檔案管理工作。三是只重視自身的經(jīng)濟效益。把管好實物檔案看得很重，只要實物在即可，不愿意花費大量的時間和精力對文物藏品檔案信息進行規(guī)范化管理。四是缺少主動與當?shù)貦n案管理部門進行工作聯(lián)系的積極性。由于聯(lián)系少，致使基層文保單位既對檔案管理工作缺乏足夠的認識，沒有引起重視，又對檔案管理領域專業(yè)知識不熟悉，存在誤區(qū)，所以造成對管理人員的素質沒有過多要求，上崗前也沒有進行專業(yè)培訓，最終導致檔案管理成果差、效率低，影響單位的整體發(fā)展。

2.受體制、條件的局限，檔案管理經(jīng)費投入不足。無論是檔案人員的知識能力的提升還是檔案保存軟硬件設施的改善，都需要經(jīng)費的支持。從國家文物局到省市區(qū)（縣）文物局多次下發(fā)的做好檔案工作的通知來看，都沒有提到檔案經(jīng)費的支持保障。像扁鵲紀念館這類不以營利為目的、接受國家全額撥款的事業(yè)單位，長期以來，人們受非營利觀念的影響，對檔案工作的重要作用認識不足，加上經(jīng)費短缺，致使文物藏品記錄檔案長期處于無人管理或者疏于管理的狀態(tài)。極大地限制了文物藏品檔案信息的有效開發(fā)和利用，不符合檔案的發(fā)展趨勢。

3.文物藏品記錄檔案信息公開程度不足。由于基層單位的檔案管理處于原始狀態(tài)，加上文物部門固守記錄檔案的保密要求，只能滿足靜態(tài)的數(shù)據(jù)采集、存儲、查閱、輸出等簡單功能，不僅影響了檔案在文物部門之間發(fā)揮信息互通的作用，更影響到全社會實現(xiàn)信息共享及文化遺產應有的社會效益的發(fā)揮。同時基層單位的文物檔案信息化系統(tǒng)的開發(fā)仍嚴重滯后，不能適應信息化時代的要求。

三、做好基層文物檔案管理的幾點建議

1.提高認識，加大重視力度。對于基層文物保護單位自身來說，文物藏品檔案管理是其整體工作中的重要組成部分。因此，要提高認識，要引起上級部門和單位領導思想和行動上的重視，加大對檔案管理軟硬件設備和專項經(jīng)費的投入，為檔案工作規(guī)范化管理奠定基礎。同時要重視檔案管理人員自身檔案業(yè)務知識和能力的培養(yǎng)，在做好日常檔案管理的同時，積極查找檔案管理和利用工作中的弊端，改進措施，提高效率。要在扎實開展文物藏品各類信息資源普查的基礎上，按照科學的檔案管理制度和辦法，增加日常管理中檔案收集、管理內容，建立完善的文物藏品數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

2.加強聯(lián)系，提升管理水平。區(qū)（縣）文物部門要同當?shù)氐臋n案管理部門聯(lián)系溝通，建立自上而下檔案管理溝通協(xié)調體制機制，共同做好基層文物單位檔案管理建設工作。檔案部門負責好檔案法律法規(guī)、標準規(guī)范、業(yè)務知識的宣傳培訓指導工作，督促基層單位建立起檔案管理機構和符合標準要求的檔案室。文物部門更要在指導做好文物工作的同時，加大對基層單位檔案工作的重視支持力度，既要積極與人事部門、編辦等部門聯(lián)手，引進人才，完善專業(yè)技術人員編制問題，確?；鶎訂挝痪溆袡n案專業(yè)技術人員。又要將檔案管理工作納入年度考核中來，建立獎罰分明的考核機制，及時監(jiān)督和檢查，真正使檔案工作的發(fā)展與文物事業(yè)的發(fā)展實現(xiàn)同步。

3.適應形勢，加快檔案信息化發(fā)展步伐?；鶎訂挝灰m應形勢發(fā)展的需要。積極做好管轄范圍內的文物資源的摸底及整合，以文物普查數(shù)據(jù)和現(xiàn)有文物資料為基礎，建立管理信息系統(tǒng)與地理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)文物資料圖文、多媒體和地理信息等數(shù)據(jù)的錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計和分析等基礎功能。最終實現(xiàn)文物精細化管理、資源共享和業(yè)務協(xié)同，在提高文物管理工作效率的同時，積極進行文化遺產產品開發(fā)、成果轉化，使文化遺產全民共享。

隨著社會的進步與時代的發(fā)展，加強基層文物單位藏品檔案管理工作非常重要，要通過制度的完善，人員能力素質的提升，以及檔案信息化管理水平的加快，來實現(xiàn)基層文物單位檔案管理工作整體水平的提升，為促進文物事業(yè)單位的更好發(fā)展發(fā)揮出檔案工作的作用。