大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的影響

文/王沛媛

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，使傳統(tǒng)的人事檔案管理模式受到了極大的沖擊，這就要求必須創(chuàng)新和完善傳統(tǒng)的管理模式。本文主要結(jié)合事業(yè)單位傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理中存在的問(wèn)題，講述了大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理的影響和作用，以及創(chuàng)新的方法和路徑

事業(yè)單位人事檔案管理在單位的行政管理及人才管理中占據(jù)了極其重要的地位和極大的比重，它是全面記述和反映個(gè)人的德才表現(xiàn)和自然狀況的原始資料，進(jìn)入信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理的方法和思路，已很難適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)人事檔案管理工作的需求，只有創(chuàng)新人事檔案管理的體制、方法和手段，才能適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展對(duì)人才需求的要求。

一、事業(yè)單位傳統(tǒng)人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.不注重人事檔案管理工作。事業(yè)單位一般情況下是政府建立的具有一定公益性的組織機(jī)構(gòu)，為社會(huì)提供文化、教育、衛(wèi)生、科技等方面的服務(wù)。事業(yè)單位人事檔案是個(gè)人德、能、勤、績(jī)、廉等情況的真實(shí)記錄，是正確合理用人選人的依據(jù)。然而，有些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員認(rèn)為人事檔案工作是一項(xiàng)繁瑣的工作，人事檔案是一種固態(tài)的資料，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)和社會(huì)價(jià)值，因此關(guān)注的程度不夠，重視和支持的力度不夠，從而使單位人事檔案管理工作比較死板和被動(dòng)，不能實(shí)現(xiàn)自我的創(chuàng)新。

2.人事檔案管理人員素質(zhì)偏低。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高素質(zhì)的檔案管理人員是順利開展事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新的前提，但就目前情況看來(lái)，大部分事業(yè)單位的檔案管理人員還不具有全面的技術(shù)應(yīng)用技巧和管理能力，不能把大數(shù)據(jù)技術(shù)和檔案管理有機(jī)結(jié)合起來(lái)。所以，通過(guò)培訓(xùn)來(lái)提升檔案專業(yè)技術(shù)人員綜合素質(zhì)已成為擺在事業(yè)單位面前的一項(xiàng)任務(wù)。

3.硬件設(shè)施及保管利用方式相對(duì)陳舊。在一些事業(yè)單位，人事檔案管理硬件設(shè)施幾乎沒(méi)有，檔案室的保管條件也達(dá)不到“十防”要求，特別是檔案利用的方式也比較落后，基本上是靠人工查閱的方式來(lái)進(jìn)行的，這樣不僅容易造成人事檔案的損壞，也不利于人事檔案長(zhǎng)久安全保管的要求。

4.信息更新滯后，人檔分離嚴(yán)重。事業(yè)單位人事檔案大多是用紙質(zhì)材料歸檔，且單位對(duì)這項(xiàng)工作本來(lái)就不重視，那么人事檔案信息的更新就肯定比較慢，比較滯后，難以滿足人員調(diào)動(dòng)時(shí)的需要。同時(shí)，在傳統(tǒng)的人事檔案管理背景下，對(duì)流動(dòng)人員的人事檔案管理是許多事業(yè)單位面臨的一個(gè)新問(wèn)題，很多人員因?yàn)闄n案的不及時(shí)更新，不能及時(shí)傳遞帶走，就出現(xiàn)了棄檔不要的現(xiàn)象，最終導(dǎo)致了人檔分離。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的影響

大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息化技術(shù)為事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理帶來(lái)了技術(shù)支撐。檔案人員可以利用計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案資源信息進(jìn)行統(tǒng)一的登記、整理，簡(jiǎn)化了事業(yè)單位在紙質(zhì)人事檔案管理中的繁瑣工作。同時(shí)，有了這些技術(shù)的支持，可以為人事檔案的信息化管理提供了一種全新的管理和利用模式，增強(qiáng)了人事檔案管理的保密性、規(guī)范性、科學(xué)性。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的作用

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息技術(shù)由于性能好、作用高，被廣泛應(yīng)用于各項(xiàng)管理工作之中。利用信息技術(shù)管理人事檔案，提高了人事檔案管理的質(zhì)量和效率，有效地避免了檔案造假和遺失的現(xiàn)象，從而確保了事業(yè)單位人事檔案的完整性和科學(xué)性。將大數(shù)據(jù)技術(shù)和人事檔案管理有機(jī)結(jié)合在一起，可以更好地研發(fā)和運(yùn)用人事檔案的信息，讓人事檔案的利用效率發(fā)揮到最大。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理路徑

1.加強(qiáng)對(duì)人事檔案創(chuàng)新管理的重視。事業(yè)單位在人事檔案管理中，要加強(qiáng)對(duì)創(chuàng)新管理的重視。首先，要建立一套涵蓋人事檔案管理各個(gè)過(guò)程的相關(guān)規(guī)章制度，使人事檔案管理工作達(dá)到收集整理規(guī)范、操作程序合規(guī)、利用權(quán)限清晰、符合保密要求；其次，還要?jiǎng)?chuàng)建統(tǒng)一、集中的數(shù)據(jù)庫(kù)管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)人事檔案電子和紙質(zhì)的同步管理，實(shí)現(xiàn)新背景下人事檔案管理的一體化和全程化要求。第三，在人事檔案管理上還必須注重人事檔案管理的實(shí)時(shí)性和動(dòng)態(tài)性要求，及時(shí)對(duì)人員信息變動(dòng)情況，進(jìn)行電子和紙質(zhì)的同步信息更新，確保信息的準(zhǔn)確完整。第四，為了保證這項(xiàng)工作的持續(xù)健康發(fā)展，要成立機(jī)構(gòu)配備好專業(yè)人員，并將它和工作人員的業(yè)績(jī)考核結(jié)合起來(lái)，用定性考核的方式來(lái)測(cè)評(píng)人事檔案管理人員的履行狀況，以此加強(qiáng)工作人員做好人事檔案工作的意識(shí)。

2.加強(qiáng)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

在人事檔案管理工作中，工作人員的政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)起著主導(dǎo)的作用。因此，選拔人事檔案管理人員是一項(xiàng)非常重要的工作。事業(yè)單位可以通過(guò)招錄、選調(diào)等不同的形式，選拔那些政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)本領(lǐng)強(qiáng)的人員來(lái)從事這項(xiàng)工作。為了使人事檔案管理人員更好地勝任工作，事業(yè)單位首先要做好對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)工作，既可以通過(guò)舉辦信息技術(shù)講座、計(jì)算機(jī)技術(shù)講座、人事檔案管理知識(shí)講座等形式學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，也可以通過(guò)走出去參加培訓(xùn)的形式來(lái)開闊視野提升能力，通過(guò)培訓(xùn)使管理人員的專業(yè)技術(shù)水平和管理技巧得到提升，使人事檔案管理水平得到很大程度的提高。其次要根據(jù)單位的實(shí)際狀況，把人事檔案管理和績(jī)效考核結(jié)合起來(lái)，即把人事檔案的管理效果和工資薪酬、獎(jiǎng)金福利以及內(nèi)部崗位提升等與員工自身利益息息相關(guān)的項(xiàng)目直接掛鉤，從而提高檔案管理的工作人員的重視程度。除此之外，在平時(shí)的管理中還要做到嚴(yán)要求、嚴(yán)管理、嚴(yán)監(jiān)督，真正使他們把精力用到工作之中。

3.加強(qiáng)觀念轉(zhuǎn)變和信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，事業(yè)單位的人事檔案管理人員首先要轉(zhuǎn)變觀念，積極主動(dòng)地適應(yīng)新形勢(shì)的要求，要變被動(dòng)為主動(dòng)，認(rèn)真做好人事檔案管理的各項(xiàng)工作，為單位選人用人提供好服務(wù)。人事檔案要實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展，離不開軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的配備和高科技人才的使用。因此，要想提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率，事業(yè)單位就必須適應(yīng)新形勢(shì)的需要，加大基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的配備，即在單位內(nèi)部配置電腦等網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為大數(shù)據(jù)技術(shù)和人事檔案管理工作很好的結(jié)合，打下牢固的設(shè)備基礎(chǔ)。同時(shí)，事業(yè)單位的人事檔案保管條件也必須得到改善，例如，通風(fēng)設(shè)備、滅火設(shè)備等，人事檔案管理人員要做好防盜、防火等工作，以確保人事檔案紙質(zhì)資料、電子資料的完全存放和基礎(chǔ)設(shè)施的完好運(yùn)行。

4.創(chuàng)新和完善人事檔案管理制度。在人事檔案創(chuàng)新管理的過(guò)程中，首先要制訂完整的人事檔案管理制度，使之遵循有章，規(guī)避“棄檔不用”等不良現(xiàn)象的發(fā)生。為人才選拔和職務(wù)晉升上提供比較客觀、公平的參考。其次要把信息化管理人事檔案的制度制定好落實(shí)好，把好資料采集、建檔、轉(zhuǎn)入及轉(zhuǎn)出上關(guān)口。要對(duì)調(diào)出或調(diào)入的檔案資料進(jìn)行仔細(xì)的核對(duì)檢查，遵守保密規(guī)定，防止人事檔案的遺失和泄露，保證人事檔案信息的真實(shí)、完好。另外，在人事檔案資料的歸檔管理中，也要重視人員考察、黨團(tuán)資料、職務(wù)調(diào)整等信息的及時(shí)歸檔。

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，給事業(yè)單位的人事檔案創(chuàng)新管理帶來(lái)了發(fā)展機(jī)會(huì)，人事檔案管理改變?cè)瓉?lái)的被動(dòng)方式，完成了把人事檔案信息進(jìn)行高效的傳送和共享，把人事檔案信息的利用價(jià)值發(fā)揮到最大，同時(shí)較好地完成了人事檔案的長(zhǎng)遠(yuǎn)安全保存和個(gè)性化服務(wù)。