辦公室文件資料信息化管理研究

葛軍

中圖分類號：C931.4 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）9-101-02

摘 要 計算機信息技術(shù)的發(fā)展，為各行各業(yè)的發(fā)展帶來了新的動力，并為其工作為效率及工作質(zhì)量的提升提供了新的途徑，同時也從根本上改變了各個行業(yè)的工作模式。在計算機信息技術(shù)的支持下，企事業(yè)單位的辦公室在處理各類文件時，逐漸從傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲，手工檢索、錄入資料信息的管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)槔糜嬎銠C信息技術(shù)自動編目，檢索，處理各類信息的現(xiàn)代化管理模式。在這樣的背景下，企事業(yè)單位的辦公室文件資料信息化管理程度不斷提高，管理水平也有了飛躍性的提升。本論文，主要結(jié)合當前我國信息技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀，及企事業(yè)單位辦公室文件資料管理的實際需求，對辦公室文件資料信息化管理的策略進行了探討，希望為企事業(yè)單位文件資料信息化管理水平的提升，以及辦公室文件資料管理工作的進一步發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞 文件資料 信息化 管理

在企事業(yè)單位管理中，辦公室文件資料管理是一項非常重要的內(nèi)容。企事業(yè)單位在生產(chǎn)、運行過程中，需要生成各種各樣的資料，對生產(chǎn)、管理活動進行記錄、分析和處理。這些資料對于企事單位的發(fā)展，以及日常工作的開展有著非常重要的意義，可以為其當前的運營活動提供指導，也可以為其未來發(fā)展提供參考和借鑒。因此，企事業(yè)單位要加強對辦公室文件資料管理活動的重視，并借助于快速發(fā)展的計算機信息技術(shù)，對傳統(tǒng)的文件資料管理模式，及管理方法進行改革，通過建立系統(tǒng)化、科學化的檔案管理制度，以及規(guī)范化、標準化的文件資料管理體系，提高辦公室文件資料管理水平，為企事業(yè)單位的發(fā)展提供更準確、全面的信息，數(shù)據(jù)支持，充分滿足我國企事業(yè)單位現(xiàn)代化發(fā)展的需求。

一、文件資料信息化管理的內(nèi)涵及特點

（一）文件資料信息化管理內(nèi)涵

所謂的信息化管理，指的是運用先進的科學技術(shù)，如計算機技術(shù)等，構(gòu)建起一個多功能的信息管理平臺，以此滿足不同企業(yè)，不同部門及個人的需求，通過建立多樣化、個性化的信息管理體系，提高辦公室文件資料管理水平，推動企事業(yè)單位辦公室工作及整體工作的高效開展。結(jié)合當前我國信息化管理發(fā)展狀況，及信息化管理在企事業(yè)單位辦公室的應(yīng)用情況，我們可以將辦公室文件資料信息化管理模式分為兩類：一類是利用電子文檔，對資料信息進行標準化處理。一直以來，紙質(zhì)文件資料都是我國企事業(yè)單位保存各類數(shù)據(jù)信息的主要方式。但是在使用紙質(zhì)資料時，通常需要相關(guān)人員用手工的方式錄入到計算機，進行處理和保存。尤其是一些大型企業(yè)，每天各部門需要處理的數(shù)據(jù)信息量非常龐大，如果單靠員工手工錄入，會給他們帶來沉重的工作負擔，同時在錄入過程中，還很容易出錯，導致數(shù)據(jù)信息的真實性，可靠性下降，進而影響企業(yè)的相關(guān)決策。而利用計算機信息技術(shù)的掃描技術(shù)可以很好地解決這個問題，紙質(zhì)資料經(jīng)過掃描，會清晰，準確地在計算機中顯示，很好地避免了手工錄入出錯的問題。然后再將其轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的格式，保存在計算機系統(tǒng)中即可，簡單，快速，可靠。

隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展，以及辦公室文件資料信息管理體系的構(gòu)建，對工作人員的要求也在不斷提升。尤其在自動編目工作中，工作人員需要結(jié)合編目技術(shù)，以及本單位的文件資料編目要求，積極對已有編目管理模式進行改革和創(chuàng)新，有效解決編目工作中存在的問題，提高編目技術(shù)水平及工作效率，促進編目體系的不斷完善，為后續(xù)文件資料的儲存及使用提供便利，同時還要全面了解編目系統(tǒng)中可能存在的隱患，并進行及時的防范，充分發(fā)揮計算機的自動編目功能，提高辦公室文件資料信息化管理工作的成效。

在對辦公室文件資料進行查找時，利用檢索工具進行檢索是一項很有效的手段，同時這種工具也是目前查尋文件資料的主要手段，能夠有效提高文件資料的使用效率，更好地發(fā)揮文件資料的價值，提高辦公室文件資料管理水平。檢索工具也是文件資料處理人員建立目錄中心，為相關(guān)人員查找資料提供指導的前提條件，同時也是為本部門與其他部門進行信息交互的重要方法。目前，企事業(yè)單位辦公室在電子文件資料檢索方面，可以使用的工具有很多，例如操作系統(tǒng)自帶的搜索功能等。但是這類檢索工具也存在一定的弊端，那就是只能根據(jù)關(guān)鍵詞搜索到部分相關(guān)內(nèi)容，不具備全文檢索功能。在具體使用時，要受到很多條件的限制，阻礙了企事業(yè)單位辦公室文件資料信息化管理水平的提升。因此，企事業(yè)單位可以將數(shù)據(jù)庫與檢索工具有機結(jié)合起來，提高檢索效率，和檢索能力。如，可以以電子表格的形式，對各種文件資料進行分類管理，并以此為基礎(chǔ)構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，為企業(yè)員工的信息資料檢索提供便利。但是這種檢索方法比較簡單，不適用復(fù)雜，海量的信息檢索，只能滿足小型企業(yè)的信息處理，檢索需要。對于一些大中型企業(yè)來說，可以通過升級計算機軟硬件標準的方式，構(gòu)建起完善的大型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以此提高自身的文件資料管理能力，對文件資料進行更加科學，合理地保管和使用，提高信息資料的利用效率，更好地為各部門工作提供支持。

（二）資料信息化管理特點

計算機信息技術(shù)的發(fā)展，為企事業(yè)單位辦公室文件資料管理的發(fā)展提供了很多支持，與現(xiàn)代辦公相適應(yīng)的新型自動化辦公系統(tǒng)不斷被研發(fā)出來，并在辦公室文件資料管理工作中進行了廣泛的應(yīng)用，促使企事業(yè)單位辦公室文件資料管理模式發(fā)生了巨大的變革，極大提高了企事業(yè)單位辦公室文件資料管理的效率及質(zhì)量，提升了辦公室整體工作的成效，并為企事業(yè)單位各項工作的發(fā)展提供了新的動力。在現(xiàn)代化辦公室文件資料管理工作中，信息化管理已經(jīng)成為了主要的管理手段，借助于先進的技術(shù)手段及現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，辦公室人員可以利用計算機系統(tǒng)快速處理各類文件的整理，歸檔、檢索工作，大大減少了工作量及人力的投入，有效節(jié)約了紙質(zhì)用品成，本及人力成本，為辦公室工作提供了極大的便利。同時，借助于信息化管理系統(tǒng)，相關(guān)人員還可以通過科學、合理的篩選，去除虛假、無用信息，在最大程度上確保信息的真實性，準確性，有效性、規(guī)范性，為辦公室及其他相關(guān)部門各項工作的開展提供有力指導。與傳統(tǒng)的辦公室文件資料管理系統(tǒng)相比，文件資料信息化管理體系更加高效，且具有一定的開放性，能夠?qū)Ω鞑块T生成的文件資料信息進行有效整合，最大限度發(fā)揮這些信息的價值，提高各類資料信息在相關(guān)部門之間的運轉(zhuǎn)效率，為各部門管理活動的實施提供更有力的支持。

二、企事業(yè)單位辦公室文件資料信息化管理的路徑

（一）加強設(shè)備、技術(shù)的投入

辦公室文件資料信息化管理，是在現(xiàn)代化設(shè)備及先進信息技術(shù)的基礎(chǔ)上建立起來的，其水平高低與現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的完善程度，以及先進信息技術(shù)的應(yīng)用程度密切相關(guān)，同時與辦公人員的技術(shù)水平也有很大關(guān)聯(lián)。企事業(yè)單位辦公室在日常工作中，要想建立起完善的文件資料信息化管理體系，提高辦公室文件資料管理水平，首先需要制定合理的資金投入計劃，每年分配一定的資金用于購買新型的計算機信息技術(shù)設(shè)備，如現(xiàn)代化的打印復(fù)印設(shè)備，網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備等，為辦公室文件資料信息管理水平的提升創(chuàng)造有利條件。同時，還要結(jié)合自身的辦公室文件資料管理需求，購買相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，如先進的文件處理系統(tǒng)等，通過硬件與軟件的有機結(jié)合，促進辦公室文件資料管理效率的提升，促進辦公室各項工作的高效開展。此外，企事業(yè)單位還要重視相關(guān)人員技術(shù)水平及文件資料管理能力的發(fā)展，通過構(gòu)建完善的培訓計劃，提升整體辦公室人員及相關(guān)人員的文件資料管理水平，提高其各種軟件系統(tǒng)的應(yīng)用能力，及文件資料的處理速度，以此確保辦公室資料信息化管理成效。

（二）建立完善的辦公室信息化管理制度

在進行辦公室文件資料信息化管理時，其核心內(nèi)容是對各類資料進行收集和管理。企事業(yè)單位可以通過構(gòu)建完善、適用的辦公室信息化管理制度，將每一項信息化管理工作規(guī)范化、標準化，并通過建立相應(yīng)的監(jiān)督機制，促使每一項制度落實到位。在辦公室信息化管理監(jiān)督方面，相關(guān)人員需要對所收集的辦公室文件資料進行認真的分析，確保每份資料信息的準確性，有效性，同時還要對所有信息進行全面、細致的處理，并按照信息的類別、表現(xiàn)形式，如紙質(zhì)資料、圖片信息、視頻信息等，對其進行歸類，整合，為相應(yīng)項目的開展提供全方位，多視角的資料支持。同時，還要通過嚴格，科學的編目，對不同格式的文件資料進行存儲和備份，為各類文件資料的查閱和調(diào)用提供方便。

（三）提高辦公室文件資料信息化管理人員的綜合能力

辦公室文件資料信息化管理的實質(zhì)，是對各部門工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息進行管理。在管理這些數(shù)據(jù)信息時，相關(guān)管理人員必須要具備一定的專業(yè)知識，對各類信息進行收集，并通過分析不同信息的來源，用途及作用，對其進行分類，整理，儲存。只有這樣，才能為各類辦公室文件資料的正確使用奠定基礎(chǔ)，充分發(fā)揮各類信息資料的價值，提高辦公室各項工作的成效，促進辦公室文件資料管理工作的有效開展。同時，辦公室在實施資料信息化管理時，需要借助于先進的軟硬件系統(tǒng)來實現(xiàn)，在這個過程中，相關(guān)人員需要對軟硬件系統(tǒng)進行合理的操作和使用，這些也需要一定的專業(yè)能力。因此，企事業(yè)單位在辦公室文件資料管理中，需要根據(jù)不同的工作崗位及工作內(nèi)容，配備不同的專業(yè)人員，并通過培訓，不斷提高他們的專業(yè)水平，為辦公室文件信息化管理工作的有序開展提供保障。

辦公室文件資料信息化管理工作很瑣碎，但是又很重要，關(guān)系到辦公室及相關(guān)部門各項工作的實施效果。因此，辦公室文件資料信息化管理人員在處理每一項工作時，都要具備足夠的耐心及強烈的責任感，認真對待每一個文件，每一項信息，并對不同形式，不同內(nèi)容，不同格式的資料進行恰當處理，為資料信息的準確，有效使用提供保障。同時，還要對這些資料進行妥善保管，防止其泄露，丟失，做好文件加密，黑客攔截等保密工作，確保辦公室文件資料的安全性。

三、結(jié)語

辦公室文件資料是企事業(yè)單位的重要資產(chǎn)，關(guān)系到相關(guān)部門各項工作的實施與開展。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，企事業(yè)單位要通過配備先進的硬件設(shè)備、信息處理系統(tǒng)，采取有效的文件資料管理手段，構(gòu)建起完善、適用的文件資料管理體系及監(jiān)督機制，提高辦公室文件資料管理成效。同時，還要加強相關(guān)人員專業(yè)能力及綜合素質(zhì)的提升，提高他們的軟硬件應(yīng)用水平，及信息資料處理能力，推動辦公室文件資料管理工作的不斷發(fā)展。

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