基于微軟SharePoint2010門戶技術(shù)的企業(yè)信息資源管理的研究

馮姝雯 朱文娟 王云錦

摘要：企業(yè)的信息資源管理一直以來都是企業(yè)得以高效運(yùn)行的基礎(chǔ)支撐，如何實(shí)現(xiàn)信息資源的有效管理及合理利用，是企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)，基于企業(yè)在建立信息門戶方面的普遍需求，本文重點(diǎn)介紹了利用微軟SharePoint2010門戶技術(shù)平臺(tái)進(jìn)行企業(yè)信息資源管理的相關(guān)內(nèi)容，旨在通過對(duì)這一技術(shù)加以深入的探究，為公司信息門戶的科學(xué)部署提出一些建設(shè)性的意見。

關(guān)鍵詞：信息資源管理;企業(yè)信息門戶;SharePoint

中圖分類號(hào)：TP393? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2019）26-0006-02

開放科學(xué)（資源服務(wù)）標(biāo)識(shí)碼（OSID）：

開發(fā)和利用信息資源對(duì)于公司成功應(yīng)對(duì)變幻莫測(cè)的市場(chǎng)環(huán)境、保障生產(chǎn)質(zhì)量、簡化運(yùn)作過程、減少投資以及提高收益等方面發(fā)揮著重要的影響力。當(dāng)今社會(huì)，信息資源逐漸成為公司的戰(zhàn)略支柱，公司在信息資源的管理和應(yīng)用研究方面也不斷地加大投入力度?；谖④汼harePoint2010構(gòu)建的企業(yè)信息門戶（ EIP） ，為公司信息資源的科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)信息資源的歸類分布、集中授權(quán)、搜索與利用等搭建了完善的信息平臺(tái)[1]。

1企業(yè)信息資源管理需求分析

企業(yè)信息資源根據(jù)性質(zhì)不同，信息主要可以分為多種文字信息、數(shù)據(jù)流信息、網(wǎng)頁信息、Image信息以及視頻信息等。公司信息資源管理的主要工作即依據(jù)公司的戰(zhàn)略核心，全面的搜集、歸納以及整合公司的內(nèi)部和外界的訊息，盡可能保障公司信息資源的利用度、時(shí)效性以及可信度，同時(shí)實(shí)現(xiàn)信息在公司各個(gè)部門及各個(gè)平臺(tái)中的共享[2]。根據(jù)公司信息資源管理的實(shí)際需要，為了打造公司全方位的信息資源管理平臺(tái)，企業(yè)信息門戶必須擁有如下的機(jī)能：

（1） 能夠建立一個(gè)實(shí)現(xiàn)公司相關(guān)信息資源歸納及整理的完善體系。公司可以在各個(gè)層面（ 展示面、運(yùn)用面、數(shù)據(jù)面）將多種多樣的、比較離散的信息資源庫加以歸納、整理，構(gòu)建成為全新的、更加有序、功能齊全的信息資源系統(tǒng)，使得信息資源能夠最大限度地被獲取和使用，同時(shí)還可以做到公司內(nèi)不同系統(tǒng)之間的跨部門搜索。

（2） 發(fā)揮傳遞、溝通企業(yè)不同部門的信息中樞的作用。可以整合每個(gè)部門的相應(yīng)訊息，同時(shí)針對(duì)每個(gè)部門的特定需要，站在公司經(jīng)營模式的宏觀角度整理、分析并整體呈現(xiàn)公司內(nèi)外全部相關(guān)的信息;給公司每個(gè)部門提高全面合作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)公司的發(fā)展規(guī)劃營造一個(gè)完善的運(yùn)作條件。

（3） 具備內(nèi)部網(wǎng)站集中安排、集中賬號(hào)管理、信息資源集中授權(quán)與信息傳遞的附加功能?？梢约胁渴鸺肮芾砉舅鶎匍T戶、每個(gè)部門旗下的網(wǎng)站分支和團(tuán)隊(duì)站點(diǎn);對(duì)企業(yè)涵蓋的全部用戶進(jìn)行集中授權(quán)、集中監(jiān)管和內(nèi)部系統(tǒng)的點(diǎn)擊登錄服務(wù) ;將門戶信息進(jìn)行明確的劃區(qū)域管理，這樣可以針對(duì)性地為不同的群體提供相應(yīng)的訊息;實(shí)施服務(wù)與信息資源歸類策略， 使用戶能夠根據(jù)信息類型直接的鎖定需要的服務(wù)與資源;通過使用人群的配置訊息來提供個(gè)性化的服務(wù)與資源，對(duì)門戶以及數(shù)據(jù)資源庫實(shí)施明確的歸類與傳送等[3]。

2 微軟SharePointPortalServer2010 概述

SharePoint 2010基于方蝶工作流平臺(tái)上給公司用戶創(chuàng)建相應(yīng)的工作流擴(kuò)展。用戶不需要依靠任何代碼就能夠直接建立業(yè)務(wù)內(nèi)容以及任務(wù)列表，可以使公司用戶開拓SharePoint平臺(tái)的信息管理，公司業(yè)務(wù)的實(shí)現(xiàn)效率以及與外界的信息同步化，還能夠把SharePoint平臺(tái)與公司的服務(wù)系統(tǒng)整合之后發(fā)揮作用[4]。SharePoint 2010能夠使公司用戶方便快捷的進(jìn)行管理工作，包括審查文本、權(quán)限申請(qǐng)等業(yè)務(wù)內(nèi)容，還可以通過多個(gè)終端整合多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)。該平臺(tái)主要用于實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)容的管理和業(yè)務(wù)流程的管理。

3 在SharePoint門戶中組織和管理信息資源

3.1 門戶信息資源的組織方式

公司信息門戶把該公司內(nèi)全部的信息資源搜集、歸納為一個(gè)整體，然后利用門戶集中呈現(xiàn)，所有信息資源的整理與歸類的過程就成為門戶實(shí)現(xiàn)集中部署的重要環(huán)節(jié)。若是門戶內(nèi)很多的資源沒有進(jìn)行整合及歸類，直接提供給用戶，就會(huì)難以避免地出現(xiàn)決策上的失誤及執(zhí)行效力的折扣。SharePoint2010門戶覆蓋了各類內(nèi)容控件及組織控件。內(nèi)容控件作為信息裝載的媒介，主要包括文檔、庫、列表以及列表項(xiàng);組織控件一般用來實(shí)現(xiàn)信息的組織以及用戶進(jìn)行資源的搜索，包括題目、核心詞和站點(diǎn)列表等。以上信息組件的存在，使公司可以根據(jù)特定的業(yè)務(wù)方向來呈現(xiàn)內(nèi)容，根據(jù)用戶的具體需要進(jìn)行信息框架的構(gòu)建，把公司門戶下的所有信息資源構(gòu)建成不同的視圖，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享及快速搜索[5]。

3.1.1 網(wǎng)站架構(gòu)

SPS 門戶網(wǎng)站在信息的組織形式上與WSS 網(wǎng)站有著很大的差異。后者通過站點(diǎn)集、總網(wǎng)站、網(wǎng)站分支等梯度理念來呈現(xiàn)網(wǎng)站資源的組織形式。前者通過公司下屬全部的WSS 站點(diǎn)統(tǒng)一整合，產(chǎn)生核心的門戶網(wǎng)站，同時(shí)具備導(dǎo)向及索引的功能。并利用升級(jí)的WSS“門戶區(qū)域”來實(shí)現(xiàn)信息的構(gòu)建。

3.1.2 門戶區(qū)域

SPS門戶網(wǎng)站專用的信息裝載媒介及組織方式是門戶區(qū)域。其主要的功能如下：

（1）建立門戶網(wǎng)站以及相應(yīng)的導(dǎo)航系統(tǒng)與站點(diǎn)布局，通過增設(shè)、變更和減掉部分區(qū)域，能夠根據(jù)特定的使用者制定合適的門戶網(wǎng)站視圖;

（2）建立閱讀信息的統(tǒng)一框架，利用布局合理的主題層次框架，引導(dǎo)用戶進(jìn)入所需要的信息區(qū)域;

（3）構(gòu)建方便快捷的途徑來確定以及搜索文檔。管理人員有權(quán)接受或不接受區(qū)域資源的訪問，調(diào)整區(qū)域設(shè)置，還可以設(shè)定管轄區(qū)域的使用人群。能夠使區(qū)域內(nèi)容有針對(duì)性的面向一個(gè)甚至多個(gè)用戶群體。

在多種門戶區(qū)域內(nèi)，主題區(qū)域以及站點(diǎn)目錄區(qū)域統(tǒng)一展示門戶信息資源的梯度框架。前者使公司內(nèi)的所有信息資源根據(jù)相應(yīng)的主題分類，形成一個(gè)具備梯度分支的系統(tǒng)樹結(jié)構(gòu)。后者主要通過搜集、歸納及管理公司信息門戶下的各個(gè)子門戶與網(wǎng)站分支，展現(xiàn)門戶網(wǎng)站中現(xiàn)存的、且和其相關(guān)的站點(diǎn)在總的門戶梯度框架中所在的位置[6]。

3.1.3 企業(yè)級(jí)分類法

為了體現(xiàn)詞語和某些專業(yè)詞匯的所屬關(guān)系以及類別，利用這些聯(lián)系把公司所有信息資源整合到各種存在邏輯關(guān)系的上下層結(jié)構(gòu)當(dāng)中，使相對(duì)獨(dú)立的信息資源實(shí)現(xiàn)有規(guī)律的呈現(xiàn)，公司要開發(fā)和應(yīng)用符合自身需求的企業(yè)級(jí)分類方式，實(shí)現(xiàn)信息資源的歸納和重構(gòu)。可以根據(jù)信息的內(nèi)容、層次等級(jí)、受用人群、發(fā)布者、機(jī)構(gòu)等各種有代表性的方面創(chuàng)建分類方法，從不同的視角呈現(xiàn)和重構(gòu)信息資源。SPS門戶網(wǎng)站的區(qū)域、站點(diǎn)布局、核心詞、從屬結(jié)構(gòu)等信息部件很好地發(fā)揮了這種分類法的實(shí)際運(yùn)用。

3.2 統(tǒng)一用戶管理與信息授權(quán)

3.2.1 統(tǒng)一的用戶管理

SharePoint門戶主要以活動(dòng)目錄作為基礎(chǔ)支撐。目錄服務(wù)一般呈樹狀結(jié)構(gòu)，把公司旗下的全部信息資源以及機(jī)構(gòu)、用戶、工作團(tuán)隊(duì)的信息根據(jù)既定的層次關(guān)系加以組織。幫助公司進(jìn)行用戶集中監(jiān)管，每個(gè)登陸系統(tǒng)的單點(diǎn)進(jìn)入，為形成驗(yàn)證、接受請(qǐng)求以及允許訪問的整體框架構(gòu)建運(yùn)行的平臺(tái)。活動(dòng)目錄所包含的內(nèi)容以特定的層次關(guān)系進(jìn)行組織。在職稱、用戶群以及個(gè)體等組織單元之間形成明確的邏輯聯(lián)系，并根據(jù)這些映射關(guān)系的變動(dòng)來及時(shí)地更改公司員工的職稱以及權(quán)限設(shè)定。比如，當(dāng)部署了AD域的SharePoint門戶后，若想設(shè)定使用者特定的權(quán)限，只要在活動(dòng)目錄中把該用戶群賦予職稱。無須對(duì)使用者授權(quán)，而是利用職稱進(jìn)行授權(quán)，由于公司的職稱設(shè)置以及職稱所對(duì)應(yīng)的權(quán)限往往是不發(fā)生變動(dòng)的 ，但每個(gè)職稱所招募的員工經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)變動(dòng)。如果某一個(gè)體的職位出現(xiàn)了調(diào)動(dòng)，只要在活動(dòng)目錄里把該個(gè)體改換到相應(yīng)的新職稱，不用再更新該個(gè)體的使用權(quán)限，從而顯著地簡化了工作人員的操作流程。若某一個(gè)體不再任職，只要在活動(dòng)目錄中移出這個(gè)用戶就行[7]。

SharePoint門戶能夠在活動(dòng)目錄里添加使用者的配置信息，還可以根據(jù)LDAP查詢腳本所具備的原則去添加滿足特定篩選要求的用戶，然后確定訪問對(duì)象的范圍，從而將門戶信息資源有針對(duì)性地傳遞給特定的訪問對(duì)象。

3.2.2 門戶信息權(quán)限設(shè)置

SharePoint的安全性是雙層級(jí)別的結(jié)合體， 分為門戶級(jí)別（SPS）以及站點(diǎn)級(jí)別（ W SS） 。這兩個(gè)級(jí)別在權(quán)限設(shè)定方面的差別在于：權(quán)限根據(jù)層級(jí)框架從高到低依次繼承;無法逐個(gè)的為內(nèi)容項(xiàng)目設(shè)定安全性[8]。具體的區(qū)別如下：

（1） 在SPS門戶網(wǎng)站中，信息的權(quán)限主要根據(jù)區(qū)域因素來設(shè)定，僅僅默認(rèn)職稱從高到低的繼承順序。SPS 門戶網(wǎng)站下的區(qū)域分支可以繼承其母區(qū)域的權(quán)限內(nèi)容，也可以利用設(shè)定功能來取消權(quán)限的順位繼承，進(jìn)而為這個(gè)區(qū)域分支設(shè)定特殊的權(quán)限，然而無法為該區(qū)域內(nèi)的某一列表設(shè)定特殊的權(quán)限。

（2） 對(duì)WSS站點(diǎn)而言，權(quán)限的設(shè)定相對(duì)較為自由、全面，能夠在站點(diǎn)群、虛擬服務(wù)器、總網(wǎng)站以及列表自上而下的系統(tǒng)框架的任意層次賦予職稱相應(yīng)的權(quán)限。

3.2.3 門戶區(qū)域的規(guī)劃

門戶級(jí)別與站點(diǎn)級(jí)別在權(quán)限設(shè)置方面的區(qū)別，決定了公司在做安全設(shè)置時(shí)必須在特定的區(qū)域進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)定。SharePoint里的權(quán)限設(shè)置通常比較煩瑣，在開發(fā)和創(chuàng)建門戶項(xiàng)目之前，必須對(duì)公司的整體信息框架進(jìn)行全面、深入的了解，于公司信息框架的最高層著手，確定各個(gè)層次的安全設(shè)定，依照公司信息層次以及授權(quán)標(biāo)準(zhǔn)在WSS 的目錄及文檔庫方面對(duì)權(quán)限進(jìn)行設(shè)定。

3.4 應(yīng)用系統(tǒng)整合模式

SharePoint門戶給公司信息資源的歸納創(chuàng)造了條件， 尤其是通過Web組件方法可以把各個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)同步的在一個(gè)整體的視圖里呈現(xiàn)。依照歸納層面及程度的差異，總共存在四個(gè)模式。Web組件的功能可以給信息資源的管理提供如下的便利：可以把不同的Web組件集中與一個(gè)頁面中，換而言之，就是能夠?qū)碓锤鳟惖男畔?nèi)容以及數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一呈現(xiàn);根據(jù)門戶的特征性服務(wù)， 能夠使一些Web組件隱匿或者呈現(xiàn)，使用者能夠自由的選取自己所需要的信息，可以最大限度地減少信息超負(fù)荷產(chǎn)生的負(fù)面作用;可以把Web組件有針對(duì)性地對(duì)部分使用者開放，使得運(yùn)作系統(tǒng)數(shù)據(jù)以及信息可以實(shí)現(xiàn)有目的性的傳輸[10]。

4 結(jié)論

基于微軟SharePoint 2010門戶技術(shù)的企業(yè)信息門戶解決方案，給公司的信息資源整合創(chuàng)建了完善的系統(tǒng)及服務(wù)。不但給企業(yè)全部信息的管理創(chuàng)建了應(yīng)用性的平臺(tái)，還可以協(xié)同企業(yè)不同部門之間的信息共享，是進(jìn)行信息資源管理的有效方法。

SharePoint門戶具備多種多樣的系統(tǒng)部件，幫助公司基于業(yè)務(wù)的目的來呈現(xiàn)內(nèi)容，根據(jù)用戶的特定需求進(jìn)行資源的組織，使各類信息資源整理成各類的視圖，用于信息的檢索與利用，使得公司的所屬用戶可以實(shí)現(xiàn)集中管理。就信息的安全而言，SharePoint的功能是可以實(shí)現(xiàn)權(quán)限設(shè)定從高到低的順次繼承。

除此之外，為了保障公司門戶的安全性，還要根據(jù)公司信息框架自高到低的進(jìn)行各個(gè)層面的設(shè)定。

相信隨著Share Point門戶技術(shù)的不斷升級(jí)和改進(jìn)，相應(yīng)功能的不斷豐富和加強(qiáng)，在企業(yè)信息資源管理方面將會(huì)發(fā)揮更加重要的作用。

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【通聯(lián)編輯：光文玲】