建設項目檔案精細化管理實踐探討

黃芹花

近年來我國經(jīng)濟發(fā)展迅猛，大量基礎設施和技術改造項目相繼進行新建、擴建，在項目施工過程中，勢必會產(chǎn)生大量資料和檔案，這些檔案可以很好的將項目過程反應出來，也具有較高的保存價值，因此做好建設項目檔案精細化管理十分重要。本文根據(jù)某項目為例進行探討，并提出了建設項目檔案精細化管理的重要性和管理對策。

建設項目檔案管理在項目建設當中十分重要，也是為日后的資料查詢提供可靠依據(jù)，但項目檔案仍存在諸多問題，檔案的收集整理不完善，管理方式落后等問題。因此要明確項目建設內(nèi)容，切實做好各項管理措施。

一、建設項目檔案精細化管理的必要性

關于建設項目檔案的精細化管理是一項必然舉措，在項目檔案的精細化管理下，可以不斷提高檔案管理的質(zhì)量，也可以發(fā)揮檔案的最大價值，同時也可以保證檔案應用的專業(yè)水準。

以傳統(tǒng)經(jīng)驗對建設項目檔案進行管理有著許多弊端：一是建設單位和參與單位眾多，對于單位的管理不能有效的執(zhí)行國家檔案行政主管部制定的管理規(guī)范：二是由于建設項目檔案實行粗放型管理，個別單位對于檔案管理沒有相應的管理人與和崗位，且管理制度不健全，從而導致檔案管理進入惡性循環(huán)。

如何改變建設項目檔案的管理，則需從根本上改變管理模式從粗放型轉(zhuǎn)變?yōu)榫毣?，并且樹立精細化管理理念。“精細化是一種意識，是一種觀念，是一種認真的態(tài)度，是一種精益求精的文化”。

二、開展建設項目精細化管理意義

所謂精細化管理則是堅持每一次把事情做對，以此保證建設項目檔案的質(zhì)量。精細化管理更注重的是每一個過程的準確和完美，而不是事后的返修和整改而達到管理要求。

建設項目檔案的文件來源廣泛、種類繁多、信息載體的形式多種多樣并且檔案收集整理的特點不一，從最初的文件到檔案，無論主觀還是客觀上都存在著很多影響因素。文件從生成到后期的收集、整理、移交、歸檔，檔案收集過程十分復雜，所以要求我們一次把事情做好，一次把事情做到位，避免后續(xù)的返工現(xiàn)象發(fā)生，一旦出錯返工則是巨大工程，所以更應避免這樣無意義勞動。

精細化管理是當前較為先進的管理理念，在普遍管理的基礎上進行了進一步細化，這種模式更加強調(diào)責任的落實，將責任細化落實到部門及個人，在執(zhí)行過程中管理者應盡職盡責，出現(xiàn)任何問題責任人第一時間進行解決，立刻糾正。這樣的管理方式將流程變得簡單，并且可以定性結(jié)合定量的方式評價工作。

建設項目檔案管理的主要目的是為準確的記錄項目設計、施工過程等明細，從而規(guī)范項目管理工作，為項目建設及經(jīng)營提供可靠的參考數(shù)據(jù)。項目細化管理結(jié)合檔案管理使工作更加規(guī)范化、流程化、制度化。對施工進行驗收前，結(jié)合施工過程中的現(xiàn)實因素，在確保檔案合格后再進行施工驗收。

檔案的精細化管理使檔案更加工整、規(guī)范從而提升倉案價值，也有利于項目工程的審核;從長遠角度來看，檔案反映整個施工過程為建設單位提供終身資料服務。

三、建設項目檔案精細化管理對策

建設項目檔案存在鮮明特點：成套性、專業(yè)性、現(xiàn)實性，這些特點可以將各個環(huán)節(jié)進行銜接，并形成完整體系，且在工程的各個環(huán)節(jié)投入使用，所以在管理方面更加優(yōu)化嚴謹。

（一）提高對建設項目檔案的重視程度

在項目竣工驗收時，應結(jié)合《重大建設項目檔案驗收辦法》的相關條例對項目檔案進行驗收，若在建設項目檔案驗收不合格則不能展開對項目的竣工驗收。因此，項目檔案對工程施工驗收持有強有力決定權(quán)，所以項目檔案在項目竣工驗收時尤為重要。

項目建設后的管理、使用、維護、擴建等過程中，項目檔案也發(fā)揮著重要作用，所以必須及時做好項目檔案的建設、收集及保管工作，才能保證項目的最大利益，所以應提高對項目建設檔案的重視程度，且在工作中安排專職人員對相關資料進行收集并進行統(tǒng)一管理。

通過對項目檔案的精細化管理，讓資源在施工過程中有效流通，提高項目檔案價值，從而提升檔案的完整性，以至于滿足管理的各項需求，提升管理效果。

（二）結(jié)合實際情況完善管理制度

為做好建設項目檔案管理的領導工作，需結(jié)合建設項目的實際規(guī)模，特色與要求，安排專業(yè)的檔案管理員對檔案進行建設以及日常管理工作。除人員的管理外，對于管理制度也應不斷完善，結(jié)合實際情況不斷健全建設項目檔案管理規(guī)章制度，并對工作流程進行優(yōu)化。對個人崗位職責進行明確，加大考核力度，實行有效的獎懲制度。

建設項目一般規(guī)模較大、工期較長且施工過程中會產(chǎn)生大量文件，同時涉及的公司及人員過多，所以提高建設項目檔案的管理，可以更好地實現(xiàn)規(guī)范化及標準化，從而使各部門協(xié)助檔案的建設，提高工作效率。

工作過程中應實現(xiàn)四同步，保持項目計劃的下達與產(chǎn)生的文件資料同時歸檔;保證項目檢查計劃進度與檢查資料結(jié)果同步;保持項目驗收與檔案驗收同步進行;保證項目總結(jié)和項目文件材料歸檔保持同步，四個同步的實現(xiàn)可以減少項目出現(xiàn)紕漏。

（三）合理收集建設項目檔案

對項目檔案進行科學、規(guī)范的收集整理，才能促進工程建設水平，在檔案收集過程中，為保持檔案的完整性需堅持全程跟蹤管理原則。因此在設計、勘察、施工等有關的施工單位應簽訂相關合同，或在工程招標條款中明確相關款項，使后面相關工作增加便利。

檔案人員要對提交檔案進行審核預驗收，滿足條件的信息才能進行歸檔，工程建設期間的開工儀式、竣工儀式、施工圖紙等紙質(zhì)錄像資料也應統(tǒng)一進行歸檔。強化信息收集工作，是基礎工作的保障也是項目檔案管理的重要管理環(huán)節(jié)。

（四）嚴格控制驗收環(huán)節(jié)

在保證項目檔案的完整性及準確性的請胯下結(jié)合《重大建設項目檔案驗收辦法》對工程進行驗收。項目驗收時首先有項目管理方自查，對項目內(nèi)容進行審閱，審核完成后由專業(yè)部門進行二次審核，若發(fā)現(xiàn)問題及時向相關部門提出，需高要求高標準進行驗收。

（五）結(jié)合計算機技術實現(xiàn)建設項目檔案的精細化管理

建設項目檔案的精細化管理是一個漫長的過程，資料的收集、積累都是人為進行，從而導致效率低、錯誤率高。當應用計算機技術開發(fā)檔案管理系統(tǒng)時，可以實現(xiàn)對建設項目檔案的全面管理。

1.對工程建設進行全面監(jiān)控。對于建設項目的設計、施工、初步驗收、后期的工程試運行、結(jié)算、初步?jīng)Q算以及工程最后的驗收、工程轉(zhuǎn)固都將實現(xiàn)全程監(jiān)控，從而實現(xiàn)對于單項工程建設過程中的所有項目檔案信息的精細記錄及管理，包括施工過程中責任人的工作日志及項目各階段出現(xiàn)的問題，從而實現(xiàn)檔案資料的集成化管理。

2.對建設項目各階段信息進行自動集成。計算機不斷的對建設項目不同階段的信息、結(jié)構(gòu)、背景進行及時、全面的收集和整理，并且以電子文件的形式與相關檔案形成整體結(jié)構(gòu)，從而保證電子檔案的完整性。項目檔案管理充分利用現(xiàn)代化技術，不斷改進項目檔案管理的工作流程，建立建設項目檔案信息資源的與施工勘察、監(jiān)理等公祖單位相連接實現(xiàn)共享體系，實現(xiàn)對于各環(huán)節(jié)管理自動化整合檔案信息資源共享的電子化。

四、結(jié)語

隨著時代的進步、管理的創(chuàng)新、流程的規(guī)范，建設項目檔案管理工作會逐漸規(guī)范化、科學化，但在這個過程中仍然存在很多問題需要我們?nèi)ソ鉀Q。但在工作中我們要保證項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、高效性及安全性，這是檔案管理的責任和義務。同時我們還要在項目檔案管理過程中主動查找問題所在，積極借鑒其他單位優(yōu)秀成功的做法，并結(jié)合自身情況進行完善，這樣建設項目管理精細化管理才具有科學、合理性。（作者單位：福建福能紅炭山置業(yè)有限公司）